Kis cég kis káosz, nagy cég nagy káosz? Nem a méret a lényeg!

Cégvezető vagyok. Mi lesz, ha kilép egy szakemberem? Ha babát vár a titkárnőm? Ha változik egy jogszabály? Ki hagyta jóvá az utalást? Létezik olyan megoldás, ami mindezekre azonnali, pontos választ ad, ami már nem csupán a nagyvállalatok kiváltsága: a folyamatkezelés, vagyis a workflow. A terület szakértői – az xFLOWer fejlesztői – kiemeltek 5+1 tippet, amelyek rámutatnak, hogy a kkv-k elérhetnek jelentős (akár 30%) költségcsökkenést és magasabb profitot. Felhő alapon, havidíjas konstrukcióban is elérhető egy ilyen rendszer, „életmentő” funkciói révén pedig nincs több felesleges munkafázis vagy elvesztett ügy.



A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre. Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95-99%-a e-maileket, Excel táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!

 

5+1 hasznos tipp egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!

  1. 1.    Nagytakarítás kell! Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet?). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat... Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!
  2. 2.    A titkárnő nem automata! A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők?! Célszerű és hatékony, ha – mondjuk a repetitív – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.
  3. 3.    Delegáljon! Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egyszemélyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – pl. papírtologatásra – költik.
  4. 4.    Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, kérjen fel olyan szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.
  5. 5.    Szereltessen be riasztókat! A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire – pl. alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt, az illetékes kollégáknak! Májusban a nemzetközi sajtó hírt adott egy szélhámos által, a Facebook-tól és a Google-től kicsalt összesen 100 millió dollárról. Az eset arra is rávilágít: nem cégmérettől függ, kit, mikor és hogyan érhet komoly veszteség. Egy jól kialakított workflow rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.

+1.         Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép!

Ne munkaerőben (mint itthon a legtöbb vállalkozó), hanem (ahogy pl. Németországban a cégvezetők többsége) munkafolyamatokban gondolkodjon! Ennek kezeléséhez szüksége lesz valamilyen eszközre. Egy jól megválasztott workflow rendszer akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében. A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomonkövetéssel: időben jelez a rendszer, annak akinek dolga van az üggyel.

 

Aki a fenti tippek valamelyikén kicsit is elgondolkodott, annak nincs igazán rend a cégében. De akkor már azt is tudja, hogy a gyors reakció versenyelőnyt jelent, a felesleges költségek megszűnhetnek és a növekedéssel járó csapdák is elkerülhetők. Bár ez a komfortzónából való kilépés érzését keltheti, de egy biztos: minden félreértést kizár. Az xFLOWer rendszer például 1-től 1 millió felhasználóig rugalmasan, pár hét alatt, alacsony havidíjért bevezethető, és – fejlesztői tapasztalatok szerint – már az első évben kitermelheti a befektetést.


Kalkulátor ajánlónk:

Fix számokkal lottózol? Akkor ez neked való kalkulátor

Összeilletek-e a pároddal? Párkapcsolati kalkulátor

Mekkora az agyam a magyar átlaghoz képest?

Hozzászólások

Országszerte tartanak az útfelújítások

Több mint 1200 kilométeren újulnak meg utak az országban, ez az utóbbi évek egyik legnagyobb útfejlesztése, felújítása - hangzott el az M1 aktuális csatorna Híradójában szombaton.
2018. 07. 15. 21:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A következő napokban változékony lesz az időjárás

A következő napokban is változékony lesz az időjárás: a sok napsütés mellett többször várható zápor, zivatar, a szél erős, akár viharos is lehet. Komolyabb lehűlés nem várható, néhol csak 25 fok körül alakulnak a maximumok, a hétvégén viszont akár 33 Celsius-fok is lehet - derül ki az Országos Meteorológiai Szolgálat országos, középtávú előrejelzéséből, amelyet vasárnap juttattak el az MTI-hez.
2018. 07. 15. 18:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Így nyerhettél a hatos lottón

A Szerencsejáték Zrt. tájékoztatása szerint a 28. héten megtartott hatos lottó számsorsoláson a következő számokat húzták ki:
2018. 07. 15. 17:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A 2019-es költségvetésről szavaznak a jövő héten

Háromnapos üléssel zárja le nyári munkáját a májusban alakult Országgyűlés. A képviselők hétfőn, kedden és pénteken is hoznak döntéseket a 2019-es költségvetéssel összefüggésben, továbbá határoznak például a gyülekezési jogról és a magánélet védelméről szóló törvényjavaslatokról, valamint elfogadhatják az életvitelszerű közterületi tartózkodás tiltásával összefüggő szabálysértési törvénymódosítást.
2018. 07. 15. 15:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Felújítják a győri vásárcsarnokot

Kétmilliárd forint támogatásból felújítják a győri Hermann Ottó utcai vásárcsarnokot, valamint az ahhoz csatlakozó parkolót és zöldterületet; a parkoló munkaterületét hétfőn adják át a kivitelezőknek - tájékoztatta a város önkormányzata az MTI-t.
2018. 07. 15. 11:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Így alakulnak a mezőgazdasági árak

a mezőgazdasági termelői árak alakulása Magyarországon; növényi és kertészeti termékek; élő állat és állati termékek; összesen
2018. 07. 15. 10:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Közeledik az online számlaadat-szolgáltatásra adott türelmi időszak vége

Közeledik az online számlaadat-szolgáltatásra adott türelmi időszak vége - hívja fel a figyelmet a Deloitte.
2018. 07. 15. 09:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Növekvő forgalomban gyengült a BUX a héten

Növekvő forgalomban csökkent a Budapesti Értőktőzsde (BÉT) részvényindexe a héten. A BUX 35 641,76 ponton fejezte be a kereskedést pénteken, az előző heti záróértékénél 133,97 ponttal, 0,37 százalékkal alacsonyabban.
2018. 07. 15. 05:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Megnyitották a göcseji aratónapokat a Zala megyei Nován

Megnyitották a XXX. Göcseji Aratónapokat szombaton a Zala megyei Nován, és kezdetét vette III. Göcseji Dombérozó elnevezésű, helyi értékeket és hagyományokat bemutató tíznapos rendezvénysorozat,
2018. 07. 15. 04:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A halfogyasztás növelését szorgalmazta az agrárminiszter

Hivatalosan is megkezdődött a Bajai Halfőző Fesztivál szombaton kora este, amikor mintegy ezerötszáz bogrács alatt gyújtották meg a tüzet a Bács-Kiskun megyei városban. Nagy István agrárminiszter az eseményen célként jelölte meg, hogy emelkedjen az országos halfogyasztás átlaga.
2018. 07. 15. 03:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A szövés és a fonás lesz idén a Mesterségek Ünnepe kiemelt témája

A szövés és a fonás lesz idén a Mesterségek Ünnepe kiemelt témája, a kézműves munkákat és népi mesterségeket bemutató fesztivált augusztus 17. és 20. között rendezik a budai Várban.
2018. 07. 15. 01:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Az oroszok 31 góllal nyertek a magyar csoportban

Oroszország válogatottja 35-4-re legyőzte Törökország csapatát a Barcelonában zajló vízilabda Európa-bajnokság női versenyének magyar érdekeltségű csoportjában, szombaton.
2018. 07. 15. 00:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Így nyerhettél az ötös lottón

A Szerencsejáték Zrt. tájékoztatása szerint a 28. héten megtartott ötös lottó és Joker számsorsoláson a következő számokat húzták ki:
2018. 07. 14. 23:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Így nyerhettél az ötös lottón

A Szerencsejáték Zrt. tájékoztatása szerint a 28. héten megtartott ötös lottó és Joker számsorsoláson a következő számokat húzták ki:
2018. 07. 14. 22:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A halfogyasztás növelését szorgalmazta az agrárminiszter

Hivatalosan is megkezdődött a Bajai Halfőző Fesztivál szombaton kora este, amikor mintegy ezerötszáz bogrács alatt gyújtották meg a tüzet a Bács-Kiskun megyei városban. Nagy István agrárminiszter az eseményen célként jelölte meg, hogy emelkedjen az országos halfogyasztás átlaga.
2018. 07. 14. 21:00
Megosztás:
Hozzászólások:

7500 lehet az idei Balaton-átúszás résztvevőinek száma

Az utolsó csapat is elindult az idei Balaton-átúszáson; a szervezők szerint mintegy 7500 lehet a résztvevők létszáma - hangzott el az M1 aktuális csatorna szombat déli Híradójában.
2018. 07. 14. 19:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Huszonnégy filmet vetítenek a Vertigo Filmhéten

Huszonnégy filmet tűz műsorra az V. Vertigo Filmhét vetítéssorozata július 25. és augusztus 1. között a fővárosi Puskin moziban, valamint az idén először három vidéki helyszínen is.
2018. 07. 14. 18:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Nemzetközi kerékpártúra a méhnyakrák ellen

A méhnyakrák veszélyeire és megelőzésének fontosságára hívja fel a figyelmet a Ride for Women (R4W) elnevezésű nemzetközi kerékpártúra, amelynek résztvevői szombaton indultak el Budapestről, az Országos Onkológiai Intézet udvarából az utolsó szakasz megtételére.
2018. 07. 14. 17:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Állatállomány Magyarországon - egy ábrán

szarvasmarha-, sertés- és juhállomány; Magyarország; 2017. június/2018. június; ezer darab
2018. 07. 14. 15:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Összeolvadt két Pallas Athéné alapítvány

Összeolvadt a Magyar Nemzeti Bank által alapított alapítványok közül a Pallas Athéné Domus Animae (PADA) és a Pallas Athéné Domus Mentis Alapítvány (PADMA), feladataikat az újonnan létrejött Pallas Athéné Domus Sapientiae Alapítvány (PADS) fogja ellátni - közölték az alapítványok az MTI-vel szombaton.
2018. 07. 14. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Árfolyamok

BÉT Ár % Változás