Kis cég kis káosz, nagy cég nagy káosz? Nem a méret a lényeg!

Cégvezető vagyok. Mi lesz, ha kilép egy szakemberem? Ha babát vár a titkárnőm? Ha változik egy jogszabály? Ki hagyta jóvá az utalást? Létezik olyan megoldás, ami mindezekre azonnali, pontos választ ad, ami már nem csupán a nagyvállalatok kiváltsága: a folyamatkezelés, vagyis a workflow. A terület szakértői – az xFLOWer fejlesztői – kiemeltek 5+1 tippet, amelyek rámutatnak, hogy a kkv-k elérhetnek jelentős (akár 30%) költségcsökkenést és magasabb profitot. Felhő alapon, havidíjas konstrukcióban is elérhető egy ilyen rendszer, „életmentő” funkciói révén pedig nincs több felesleges munkafázis vagy elvesztett ügy.



A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre. Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95-99%-a e-maileket, Excel táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!

 

5+1 hasznos tipp egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!

  1. 1.    Nagytakarítás kell! Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet?). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat... Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!
  2. 2.    A titkárnő nem automata! A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők?! Célszerű és hatékony, ha – mondjuk a repetitív – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.
  3. 3.    Delegáljon! Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egyszemélyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – pl. papírtologatásra – költik.
  4. 4.    Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, kérjen fel olyan szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.
  5. 5.    Szereltessen be riasztókat! A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire – pl. alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt, az illetékes kollégáknak! Májusban a nemzetközi sajtó hírt adott egy szélhámos által, a Facebook-tól és a Google-től kicsalt összesen 100 millió dollárról. Az eset arra is rávilágít: nem cégmérettől függ, kit, mikor és hogyan érhet komoly veszteség. Egy jól kialakított workflow rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.

+1.         Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép!

Ne munkaerőben (mint itthon a legtöbb vállalkozó), hanem (ahogy pl. Németországban a cégvezetők többsége) munkafolyamatokban gondolkodjon! Ennek kezeléséhez szüksége lesz valamilyen eszközre. Egy jól megválasztott workflow rendszer akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében. A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomonkövetéssel: időben jelez a rendszer, annak akinek dolga van az üggyel.

 

Aki a fenti tippek valamelyikén kicsit is elgondolkodott, annak nincs igazán rend a cégében. De akkor már azt is tudja, hogy a gyors reakció versenyelőnyt jelent, a felesleges költségek megszűnhetnek és a növekedéssel járó csapdák is elkerülhetők. Bár ez a komfortzónából való kilépés érzését keltheti, de egy biztos: minden félreértést kizár. Az xFLOWer rendszer például 1-től 1 millió felhasználóig rugalmasan, pár hét alatt, alacsony havidíjért bevezethető, és – fejlesztői tapasztalatok szerint – már az első évben kitermelheti a befektetést.


Kalkulátor ajánlónk:

Fix számokkal lottózol? Akkor ez neked való kalkulátor

Összeilletek-e a pároddal? Párkapcsolati kalkulátor

Mekkora az agyam a magyar átlaghoz képest?

Jelentősen nőtt a Duna House adózott eredménye és árbevétele is

Az ingatlanközvetítéssel és -fejlesztéssel foglalkozó Duna House-csoport konszolidált adózott eredménye 32 százalékkal, 270 millió forintra nőtt a második negyedévben éves összevetésben, ugyanebben az időszakban a csoport nettó árbevétele 3,4 milliárd forintra emelkedett, ez 2020 második negyedévéhez képest 78 százalékos növekedés - közölte a társaság pénteken az MTI-vel.
2021. 08. 29. 20:00
Megosztás:

Közel 4 százalékos volt a munkanélküliség júliusban

A munkanélküliek száma 189 ezer volt júliusban, a 3,9 százalékos munkanélküliségi ráta 0,1 százalékponttal csökkent az előző hónaphoz és 0,6 százalékponttal az egy évvel korábbihoz mérve - közölte pénteken a Központi Statisztikai Hivatal (KSH).
2021. 08. 29. 18:00
Megosztás:

Ekkora volt foglalkoztatottak száma az előző hónapban

Júliusban 4 millió 704 ezer volt a 15-74 éves foglalkoztatottak átlagos havi létszáma - közölte pénteken a Központi Statisztikai Hivatal (KSH).
2021. 08. 29. 16:00
Megosztás:

Javult a magyarok egészségértése

Javult a magyarok egészségértése a legtöbb területen, és emelkedett azoknak a száma, akik könnyebben megtalálják és jobban értik az egészséggel kapcsolatos információkat az elmúlt hat évben - közölte reprezentatív felmérése alapján az Innovatív Gyógyszergyártók Egyesülete szerdán az MTI-vel.
2021. 08. 29. 12:00
Megosztás:

Még több ezer elektromos készüléknél hibádzik a címkecsere

A tavaly megújított energiahatékonysági címkéket március elejétől az üzletekben is ki kell helyezni. A fogyasztóvédelmi hatóság három hónapon keresztül ellenőrizte az előírás teljesülését a hagyományos és az online kereskedelemben is. Hatezer vizsgált termék több mint negyedénél volt probléma - közölte az Innovációs és Technológiai Minisztérium (ITM) pénteken az MTI-vel.
2021. 08. 28. 15:00
Megosztás:

Így spórolunk a telefonszámlán egy felmérés szerint

Elsősorban online hívásokkal és üzenetekkel igyekeznek csökkenteni a mobilhasználati költségeiket a magyarok, 47 százalékuk részesíti előnyben a csevegőapplikációkat a hagyományos mobilhívásokkal szemben, 38 százalékuk pedig inkább e-mail-eket küld SMS-helyett - derül ki a transzparens mobilcsomag-összehasonlítással foglalkozó BillKiller friss reprezentatív kutatásából.
2021. 08. 28. 09:00
Megosztás:

Vitatja a Pannónia Nyugdíjpénztár a jegybank határozatát

A Pannónia Nyugdíjpénztár nem ért egyet a Magyar Nemzeti Bank (MNB) határozatában foglaltakkal, azokat kifejezetten vitatja; a pénztár vezetése vizsgálja a jogorvoslat lehetőségét - tájékoztatta a nyugdíjpénztár az MTI-t.
2021. 08. 28. 07:00
Megosztás:

Sporttörténeti kiállítás nyílt Budapesten

Ünnepélyesen megnyitották csütörtök este a helyi sportműhelyek és sportlétesítmények történetét bemutató II. kerületi Sporthistóriák című kiállítást, amely szeptember 2-ig a Klebelsberg Kultúrkúriában, szeptember 3-tól három héten át pedig a Marczibányi téri Művelődési Központban lesz díjmentesen megtekinthető.
2021. 08. 28. 06:00
Megosztás:

A hazai halgazdálkodási ágazat profitálhat az EUROFISH tevékenységéből

Szentpéteri Sándor, az Agrárminisztérium (AM) erdőkért felelős helyettes államtitkára és az AM Halgazdálkodási főosztályának vezetői Marco Frederiksennel, az Európai Halászat- és Akvakultúrafejlesztési Nemzetközi Szervezet (EUROFISH) megbízott igazgatójával egyeztettek az EUROFISH és Magyarország együttműködési lehetőségeiről, Budapesten - közölte az AM csütörtökön az MTI-vel.
2021. 08. 28. 03:00
Megosztás:

Elkészült a szeghalmi belvízrendszer vízrendezési főműveinek rekonstrukciója

Közel 1,2 milliárd forint vissza nem térítendő támogatásból felújították a szeghalmi belvízrendszer vízrendezési főműveit - közölte a Körös-vidéki Vízügyi Igazgatóság (KÖVIZIG) csütörtökön az MTI-vel.
2021. 08. 28. 01:00
Megosztás:

Megszűnik a bérkerékpáros rendszer Nagykanizsán

A létrehozása után öt évvel, a magas fenntartási költségek és az alacsony kihasználtság miatt megszűnik Nagykanizsán a közösségi bérkerékpáros rendszer - egyebek mellett erről is döntött csütörtökön Nagykanizsa közgyűlése.
2021. 08. 28. 00:00
Megosztás:

Egész napos eseménnyel fejeződik be a Zenélő Budapest

Egész napos eseménnyel fejeződik be a Zenélő Budapest ingyenes koncertsorozat hetedik évada augusztus 29-én a Millenáris Széllkapu Parkban.
2021. 08. 27. 23:00
Megosztás:

110 ezer rászoruló diák kap ingyenes tanszercsomagot

Több mint 110 ezer rászoruló diáknak osztanak ki ingyenes tanszercsomagot a tanévkezdésre - közölte a lebonyolító Klebelsberg Központ elnöke csütörtökön budapesti sajtótájékoztatón.
2021. 08. 27. 20:00
Megosztás:

Kiváló minőségű a magyar dinnye, de lesz belőle elég?

Kiváló minőségű a magyar dinnye, amelynek termőterülete valamivel csökkent a pandémia hatására, de a hozama emelkedett, így bőven jut a hazai piacra és exportra is - mondta az Agrárminisztérium agrárpiacért felelős helyettes államtitkára Balatonvilágoson, az Agrármarketing Centrum dinnyefogyasztást ösztönző kampányának sajtótájékoztatóján.
2021. 08. 27. 17:00
Megosztás:

Az MKB Bank adózás utáni eredménye elérte a 11,6 milliárd forintot

Az MKB Bank korrigált, konszolidált adózás utáni eredménye a második negyedévben 11,6 milliárd forintot tett ki, szemben az egy évvel korábbi 0,7 milliárdos veszteséggel, illetve az első negyedévi 28,9 milliárdos eredménnyel - tájékoztatta a pénzintézet a befektetőket a Budapesti Értéktőzsde honlapján közölt jelentésben.
2021. 08. 27. 07:00
Megosztás:

Erre kérte az iskolákat az Emmi

A tanév közeledtével a higiéniás és alapvető egészségvédelmi szabályok fokozott betartására kérte az iskolákat az Emberi Erőforrások Minisztériuma (Emmi) csütörtökön.
2021. 08. 27. 02:00
Megosztás:

Emelkedett az 5, 10 és 15 éves államkötvények aukciós átlaghozama

A meghirdetett mennyiségnél 20 milliárd forinttal kisebb összegben, 35 milliárd forintért értékesített 5, 10 és 15 éves lejáratú államkötvényeket csütörtöki aukcióján az Államadósság Kezelő Központ (ÁKK).
2021. 08. 27. 00:00
Megosztás:

Az E.ON Hungária Csoport marad a férfi és a női vízilabda ob I névadó főszponzora

A 2021/22-es szezonban is az E.ON Hungária Csoport lesz a női és a férfi vízilabda ob I névadó főszponzora.
2021. 08. 26. 23:00
Megosztás:

Tovább gyorsult a mezőgazdasági felvásárlási árak emelkedése

Júniusban 20,5 százalékkal magasabb volt a mezőgazdasági termékek átlagos felvásárlási ára az egy évvel korábbinál, ami 3,1 százalékponttal nagyobb emelkedés az egy hónappal korábbi 17,4 százaléknál. Az élénkülésben némi szerepet játszhatott a bázishatás, mert tavaly májusról júniusra 2,5 százalékponttal, 4,5 százalékosra mérséklődött a drágulás üteme. A legnagyobb drágulást a burgonya és a tojás mutatta.
2021. 08. 26. 22:00
Megosztás:

A Nébih problémákat talált a meggyes söröknél

Meggyes söröket vizsgált a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal (Nébih), laboratóriumi, élelmiszerbiztonsági és -minőségi szempontból mindent rendben találtak, ugyanakkor négy terméknél jelölési hibák miatt élelmiszer-ellenőrzési bírságot, hatnál pedig nem megfelelő nyomonkövetés miatt élelmiszerlánc-felügyeleti bírságot szabtak ki - közölte a hivatal csütörtökön az MTI-vel.
2021. 08. 26. 16:00
Megosztás: