Kis cég kis káosz, nagy cég nagy káosz? Nem a méret a lényeg!

Cégvezető vagyok. Mi lesz, ha kilép egy szakemberem? Ha babát vár a titkárnőm? Ha változik egy jogszabály? Ki hagyta jóvá az utalást? Létezik olyan megoldás, ami mindezekre azonnali, pontos választ ad, ami már nem csupán a nagyvállalatok kiváltsága: a folyamatkezelés, vagyis a workflow. A terület szakértői – az xFLOWer fejlesztői – kiemeltek 5+1 tippet, amelyek rámutatnak, hogy a kkv-k elérhetnek jelentős (akár 30%) költségcsökkenést és magasabb profitot. Felhő alapon, havidíjas konstrukcióban is elérhető egy ilyen rendszer, „életmentő” funkciói révén pedig nincs több felesleges munkafázis vagy elvesztett ügy.



A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre. Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95-99%-a e-maileket, Excel táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!

 

5+1 hasznos tipp egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!

  1. 1.    Nagytakarítás kell! Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet?). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat... Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!
  2. 2.    A titkárnő nem automata! A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők?! Célszerű és hatékony, ha – mondjuk a repetitív – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.
  3. 3.    Delegáljon! Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egyszemélyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – pl. papírtologatásra – költik.
  4. 4.    Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, kérjen fel olyan szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.
  5. 5.    Szereltessen be riasztókat! A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire – pl. alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt, az illetékes kollégáknak! Májusban a nemzetközi sajtó hírt adott egy szélhámos által, a Facebook-tól és a Google-től kicsalt összesen 100 millió dollárról. Az eset arra is rávilágít: nem cégmérettől függ, kit, mikor és hogyan érhet komoly veszteség. Egy jól kialakított workflow rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.

+1.         Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép!

Ne munkaerőben (mint itthon a legtöbb vállalkozó), hanem (ahogy pl. Németországban a cégvezetők többsége) munkafolyamatokban gondolkodjon! Ennek kezeléséhez szüksége lesz valamilyen eszközre. Egy jól megválasztott workflow rendszer akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében. A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomonkövetéssel: időben jelez a rendszer, annak akinek dolga van az üggyel.

 

Aki a fenti tippek valamelyikén kicsit is elgondolkodott, annak nincs igazán rend a cégében. De akkor már azt is tudja, hogy a gyors reakció versenyelőnyt jelent, a felesleges költségek megszűnhetnek és a növekedéssel járó csapdák is elkerülhetők. Bár ez a komfortzónából való kilépés érzését keltheti, de egy biztos: minden félreértést kizár. Az xFLOWer rendszer például 1-től 1 millió felhasználóig rugalmasan, pár hét alatt, alacsony havidíjért bevezethető, és – fejlesztői tapasztalatok szerint – már az első évben kitermelheti a befektetést.


Kalkulátor ajánlónk:

Fix számokkal lottózol? Akkor ez neked való kalkulátor

Összeilletek-e a pároddal? Párkapcsolati kalkulátor

Mekkora az agyam a magyar átlaghoz képest?

Hozzászólások

Jövő év májusától működik az országos jégkár-mérséklő rendszer

Jövő év májusától működik majd az országos jégkár-mérséklő rendszer, amelynek következtében több tízmilliárd forint megtakarítás érhető el évente csak a mezőgazdaságban - közölte a Miniszterelnökség agrár-vidékfejlesztésért felelős államtitkára pénteken Karcagon.
2017. 10. 22. 23:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Kiadós esőzéssel kezdődik a hét

A hétfői ünnepnapon országszerte kiadós esőzésre figyelmeztet az Országos Meteorológiai Szolgálat. Több megyére másodfokú, két megyére és a fővárosra a legmagasabb, harmadfokú figyelmeztetést adták ki a sok eső miatt.
2017. 10. 22. 19:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Így nyerhettél a hatos lottón

A Szerencsejáték Zrt. tájékoztatása szerint a 42. héten megtartott hatos lottó számsorsoláson a következő számokat húzták ki:
2017. 10. 22. 18:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Így változnak az átlagkeresetek

teljes munkaidőben foglalkoztatottak; havi nettó átlagkereset; költségvetés és a versenyszféra; forint/hó
2017. 10. 22. 15:00
Megosztás:
Hozzászólások:

17 százalékkal nőtt a fizikai munkát végző dolgozók átlagos bruttó órabére

A harmadik negyedévben 859 forint volt a fizikai munkát végző szak- és betanított munkások átlagos bruttó órabére közel 7 ezer dolgozó béradatainak elemzése alapján, ez 17 százalékos növekedés a tavalyi év hasonló időszakában elért 734 forinthoz képest - közölte a Trenkwalder Személyzeti Szolgáltató Kft. az MTI-vel.
2017. 10. 22. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Javult a levegő minősége Nyíregyházán

Javult a levegő minősége Nyíregyházán, a szálló por koncentrációja szombaton a szmogriadó tájékoztatási küszöbértéke alá csökkent - közölte a városháza sajtószolgálata vasárnap az MTI-vel.
2017. 10. 22. 13:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Több megyére és a fővárosra is figyelmeztetéseket adtak ki sok eső miatt

A várható sok eső miatt két megyére és a fővárosra elsőfokú, hat megyére pedig másodfokú figyelmeztetést adott ki vasárnapra az Országos Meteorológiai Szolgálat.
2017. 10. 22. 12:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Négymilliárd forintból épül tudásközpont Szekszárdon

Több mint négymilliárd forintos beruházással tudásközpont épül Szekszárdon a Modern városok program keretében. A létesítmény, amelyben könyvtár és levéltár is lesz, a tervek szerint 2019-ben készül el.
2017. 10. 22. 07:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Egyesült Államok Nagydíja - Hamilton indul az élről, Vettel a második helyről

A negyedik világbajnoki címéért hajtó Lewis Hamilton, a Mercedes brit pilótája nyerte a Forma-1-es Egyesült Államok Nagydíjának szombati időmérő edzését, így a vasárnapi futamon ő rajtolhat majd az első helyről.
2017. 10. 22. 03:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Novemberben mutatják be a Luxemburg grófját az Operettszínházban

Az évad első bemutatójaként a Luxemburg grófját láthatja november 4-én a Budapesti Operettszínházban a közönség. A premierhez kapcsolódva különleges jótékonysági árverést is tartanak.
2017. 10. 22. 02:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Rétvári: akkor tud erősödni egy ország, ha a kistelepülési iskoláit is fejleszti

Akkor tud egy ország erősödni, ha a kistelepülési iskoláit is tudja fejleszteni, és 2013 óta végre erre is van pénz - mondta az Emberi Erőforrások Minisztériumának parlamenti államtitkára szombaton a Pest megyei Szokolyán.
2017. 10. 22. 01:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Így nyerhettél a lottón

Az ötös lottó televízióban közvetített számsorsolásán az alábbi nyerőszámokat húzták ki:
2017. 10. 22. 00:05
Megosztás:
Hozzászólások:

Közel 500 hátrányos helyzetű településre terjesztik ki az idősügyi infokommunikációs programot

Közel 500 hátrányos helyzetű településre terjesztik ki az idősügyi infokommunikációs programot, amely 2018 augusztus végéig 1,2 milliárd forint állami támogatásból valósul meg - mondta a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (NFM) infokommunikációért felelős helyettes államtitkára pénteken Budapesten, sajtótájékoztatón.
2017. 10. 21. 20:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Ilyen időre számíthatunk

Az Országos Meteorológiai Szolgálat jelenti:
2017. 10. 21. 17:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Nyíregyházán a szmogriadó tájékoztatási fokozata van érvényben

Megnövekedett a szálló por koncentrációja az elmúlt két napban Nyíregyházán, a mért értékek meghaladták a szmogriadó tájékoztatási küszöbértékét - közölte az önkormányzat sajtószolgálata szombaton az MTI-vel.
2017. 10. 21. 16:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Informatikusok képzéséhez indít programot az NGM

Négy év alatt legalább 4 ezer informatikai fejlesztő állhat munkába a most induló Informatikai fejlesztői karrier start programnak köszönhetően - jelentette be Varga Mihály az MTI-nek adott nyilatkozatában. A nemzetgazdasági miniszter szerint a projekt során kiképzett szakemberek munkába állítása már rövid távon csökkentheti az IT területen fennálló munkaerőhiányt, és középtávon is megoldást nyújthat az iparág munkaerő-keresletének kielégítésére.
2017. 10. 21. 15:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A befektetők láthatóan bíznak a magyar gazdaságban

A befektetők láthatóan bíznak a magyar gazdaságban - mondta Csath Magdolna közgazdász szombat reggel az M1 aktuális csatornán.
2017. 10. 21. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Ennyit költöttünk zöldségre és gyümölcsre a múlt évben

Több mint 330 milliárd forintot költöttek a magyar háztartások zöldségre és gyümölcsre tavaly, mintegy 12 százalékkal többet az azt megelőző évhez képest, ez a napi fogyasztási cikkek éves forgalmának valamivel több mint a tizede - derült ki a GfK Hungária reprezentatív felméréséből, amelyet a Budapesti Nagybani Piac Zrt. megbízásából végzett.
2017. 10. 21. 10:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Hárommilliárd forintból fejlesztenek Szolnokon

Összesen hárommilliárd forintos fejlesztés kezdődik Szolnokon a Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) keretében támogatott nyertes pályázatoknak köszönhetően. A beruházások során egyebek mellett egy közösségi térként is funkcionáló őspark is létesül - közölte a szolnoki polgármesteri hivatal sajtóreferense az MTI-vel.
2017. 10. 21. 09:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Mennyi bort termel Magyarország?

egyszer fejtett bor, millió liter
2017. 10. 21. 06:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Árfolyamok

BÉT Ár % Változás