Kis cég kis káosz, nagy cég nagy káosz? Nem a méret a lényeg!

Cégvezető vagyok. Mi lesz, ha kilép egy szakemberem? Ha babát vár a titkárnőm? Ha változik egy jogszabály? Ki hagyta jóvá az utalást? Létezik olyan megoldás, ami mindezekre azonnali, pontos választ ad, ami már nem csupán a nagyvállalatok kiváltsága: a folyamatkezelés, vagyis a workflow. A terület szakértői – az xFLOWer fejlesztői – kiemeltek 5+1 tippet, amelyek rámutatnak, hogy a kkv-k elérhetnek jelentős (akár 30%) költségcsökkenést és magasabb profitot. Felhő alapon, havidíjas konstrukcióban is elérhető egy ilyen rendszer, „életmentő” funkciói révén pedig nincs több felesleges munkafázis vagy elvesztett ügy.



A hazai kis- és középvállalatok tipikus hibája az „Így szoktuk!” szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége kiváló szakember, aki valamiért – nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül – vállalkozást indított. De ettől még nem feltétlenül vállalatvezető. Mégis, általában ő maga keresi a válaszokat a fenti kérdésekre. Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, lemarad és levegő után kapkodva kidől, mert maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működ(tet)és. Magyarországon a kkv-k 95-99%-a e-maileket, Excel táblákat használ a legkritikusabb üzleti folyamatai nyilvántartásához, cége irányítására. Pedig az ügyvitelen fogható meg a legtöbb forint!

 

5+1 hasznos tipp egy olyan vállalkozó számára, aki szeretné jól szervezni a cégét, hogy a szakmai ötleteire koncentrálhasson, kisebb költségekkel üzemeljen és több profitot termeljen. Bármekkora a cég, a káosz megelőzhető vagy kiiktatható!

  1. 1.    Nagytakarítás kell! Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok” mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (pl. hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet?). Persze nem kell a teljes működési átalakítást egyszerre végrehajtani, apránként is hatásos ez a módszer. De komoly paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat... Vannak, akik úgy gondolkodnak: egyszer meg kellene csinálni. Csavarjunk rajta egyet: csak egyszer kell rendbe tenni!
  2. 2.    A titkárnő nem automata! A „Mancika hol van? Mit is kell ma leadnunk?” kérdésben illetékesek: Mancika (minden információ tudója), és a cég tulajdonosa (nem tudja, ki milyen feladatot végez éppen). Ha Mancika elmegy szülési vagy betegszabadságra, ki fogja látni és értelmezni a teendők nyilvántartását? És mi van a „kiskirályokkal”, akik így nem helyettesíthetők?! Célszerű és hatékony, ha – mondjuk a repetitív – feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata.
  3. 3.    Delegáljon! Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Ne akarjon egyszemélyben mindent irányítani, jelölje ki az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. Akkor arra tud koncentrálni, amivel nagyobb profitot termelhet. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér 10%-át a semmire – pl. papírtologatásra – költik.
  4. 4.    Hagyja jóvá vagy utasítsa el, de ne rekessze meg a folyamatot! Hagyja, hogy egy rugalmas rendszer navigáljon. Tehát, ha megvan az első pontban említett térkép – vagyis a munkafolyamatok lépései –, kérjen fel olyan szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket”.
  5. 5.    Szereltessen be riasztókat! A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Pedig ez az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben: ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Állítson be automatikus jelzőrendszert az érintett munkatársak, felelősök gépeire – pl. alakítson ki olyan iktatórendszert, ami a napi munka során jelez a határidő előtt, az illetékes kollégáknak! Májusban a nemzetközi sajtó hírt adott egy szélhámos által, a Facebook-tól és a Google-től kicsalt összesen 100 millió dollárról. Az eset arra is rávilágít: nem cégmérettől függ, kit, mikor és hogyan érhet komoly veszteség. Egy jól kialakított workflow rendszer biztonságot ad abban is, hogy kizárólag az ellenőrzött, jogos és jóváhagyott számlát fizesse ki.

+1.         Rakja ki a puzzle-t és összeáll a kép!

Ne munkaerőben (mint itthon a legtöbb vállalkozó), hanem (ahogy pl. Németországban a cégvezetők többsége) munkafolyamatokban gondolkodjon! Ennek kezeléséhez szüksége lesz valamilyen eszközre. Egy jól megválasztott workflow rendszer akár 30% költségmegtakarítást is eredményezhet az ügyvitelében. A kollégák pedig a monoton napi rutinmunka, adminisztráció helyett hasznos feladatokat végezhetnek. A túlterhelt dolgozók helyett alakítson ki egy rendszerbe foglalt, működő gépezetet. Így beosztottjai az elvárt munkafolyamatok mentén végzik feladataikat, teljesen átláthatóan és nyomonkövetéssel: időben jelez a rendszer, annak akinek dolga van az üggyel.

 

Aki a fenti tippek valamelyikén kicsit is elgondolkodott, annak nincs igazán rend a cégében. De akkor már azt is tudja, hogy a gyors reakció versenyelőnyt jelent, a felesleges költségek megszűnhetnek és a növekedéssel járó csapdák is elkerülhetők. Bár ez a komfortzónából való kilépés érzését keltheti, de egy biztos: minden félreértést kizár. Az xFLOWer rendszer például 1-től 1 millió felhasználóig rugalmasan, pár hét alatt, alacsony havidíjért bevezethető, és – fejlesztői tapasztalatok szerint – már az első évben kitermelheti a befektetést.


Kalkulátor ajánlónk:

Fix számokkal lottózol? Akkor ez neked való kalkulátor

Összeilletek-e a pároddal? Párkapcsolati kalkulátor

Mekkora az agyam a magyar átlaghoz képest?

Hozzászólások

13 milliárd forintot nyertek a kkv-k technológiai fejlesztésekre és termelésnövelésre

Technológiai és digitális fejlesztésekre, valamint eszközbeszerzésekkel termeléserősítésre 13 milliárd forint vissza nem térítendő támogatást nyert el 54 mikro-, kis- és középvállalkozás, az összeg 27 milliárd forintot meghaladó beruházásra biztosít forrást - jelentette be pénteken Rákossy Balázs, a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) európai uniós források felhasználásáért felelős államtitkára.
2017. 12. 15. 14:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Jobban teljesítettek a Csongrád megyei vállalkozások

A Csongrád megyei székhelyű vállalkozások nettó árbevétele 2016-ban több mint 300 milliárd forinttal, 15,8 százalékkal emelkedett az előző évhez képest - derül ki a száz legnagyobb helyi céget bemutató pénteken megjelent kiadványból.
2017. 12. 15. 11:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Szamos, Törley, Zwack márkamúzeumok jól zárják az évet

Egyre népszerűbb a turisták körében a magyar főváros, ebből pedig kiveszik részüket a legismertebb magyar fogyasztói márkák múzeumai is. A kortárs elvárásoknak megfelelően interaktív tárlatvezetéssel, kóstolással, kézműves programokkal bővült a programkínálat az elmúlt időkben. Az elsősorban a márkák marketingtevékenysége részeként üzemeltetett múzeumok a magyaroknak szánt céges csapatépítők és csoportos programok nyomán idővel önfenntartóvá is válhatnak.
2017. 12. 15. 10:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Csak pozitív változások lesznek a 2018-as cafeteriában

Az adómentes juttatások idén is meglévő elemei közé jövőre bekerül a diákhitel-törlesztés támogatása is. Jelentősen kedvezőbbé válnak a lakhatási támogatás feltételei, és az egészségügyi hozzájárulás 2,5 százalékos csökkentése miatt jövőre egy sor népszerű cafeteria-elem esetében nagyobb összegű támogatást kaphatnak majd a munkavállalók. A végleges feltételek ismeretében a munkáltatóknak még decemberben célszerű összeállítaniuk jövő évi cafeteria-rendszerüket, amelynek ismeretében az alkalmazottak január közepéig nyilatkozhatnak, milyen juttatásokban kívánnak részesülni 2018 folyamán
2017. 12. 15. 10:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Mi várható a hazai tőzsdén?

Várhatóan emelkedik a Budapesti Értéktőzsde (BÉT) részvényindexe (BUX) pénteken az MTI-nek nyilatkozó elemzők szerint.
2017. 12. 15. 09:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Így változnak a fogyasztói árak

a fogyasztói árak változása az előző év azonos időszakához viszonyítva; százalék; élelmiszerek; szeszes italok, dohányáruk; ruházkodási cikkek; tartós fogyasztási cikkek; háztartási energia; egyéb cikkek, üzemanyagok; szolgáltatások; összesen
2017. 12. 15. 05:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Lezárult három egyetem utóellenőrzése

Az Állami Számvevőszék (ÁSZ) utóellenőrzése szerint a Kaposvári Egyetem és a Debreceni Egyetem javította működésének szabályozottságát, a Szegedi Tudományegyetemen azonban egyes szükséges intézkedések elmaradtak, emiatt továbbra is fennáll a vagyonvesztés veszélye.
2017. 12. 15. 05:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Vissza kell fognia kiadásait Békéscsabának

Az idei évre tervezett bevételi előirányzatok várhatóan nem teljesülnek, emelkedik az adósságszolgálat, ezért a jövő évi költségvetésben jelentősen vissza kell fogni a kiadásokat, csökkenteni kell az önként vállalt feladatok támogatását - hangzott el a békéscsabai közgyűlés csütörtöki ülésén a 2018-as költségvetési koncepció tárgyalásakor.
2017. 12. 15. 02:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A Háború és békét mutatja be a Vígszínház december 16-án

December 16-án, szombaton mutatja be a Vígszínház Lev Tolsztoj világhírű klasszikusát, a Háború és békét. Az előadás főbb szerepeit Király Dániel, Bach Kata, Wunderlich József, Hevér Gábor, Hegyi Barbara, Seress Zoltán és Szilágyi Csenge alakítja, a produkció rendezője Alekszandr Bargman.
2017. 12. 15. 01:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A cégvezetők többsége optimista, mégis stagnálhatnak az IT fejlesztések

A Rentasystem immár negyedik alkalommal tette közzé éves felmérését, melyben a hazai KKV-k és nagyvállalatok IT beruházásait és azok finanszírozási hátterét vizsgálta. A felmérés idén a termelőeszközökre és az autóflottákra is kiterjedt. Noha a cégvezetők 82%-a optimista vállalatuk kilátásait illetően, 60%-uk szerint nem nőnek majd az IT fejlesztéseik, csökken a szoftverek iránti kereslet, a finanszírozás pedig egyre inkább a bérlet felé mozdul el a vásárlás „kárára”.
2017. 12. 14. 23:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Nyugat-Magyarország: egyre több a beköltöző, egyre kevesebb a szabad lakás

Az utóbbi években felgyorsult a munkaerő vándorlása Magyarországon. Egyre többen költöznek olyan városokba, ahol válogathatnak a munkalehetőségek között. A legnépszerűbb célpontok: a Dunántúl, Nyugat-Magyarország és Budapest. Van azonban egy bökkenő, lakást találni olykor nehezebb, mint munkahelyet.
2017. 12. 14. 22:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Ami Önnek élelmiszer, az másnak ajándék: elindult az Adni öröm! kampány

Elindult ma a SPAR Magyarország és kiemelt stratégiai partnere, a Magyar Máltai Szeretetszolgálat – immár 21. alkalommal szervezett - Adni öröm! elnevezésű jótékonysági kezdeményezése. A december 19-ig tartó, nagysikerű karácsonyi adományozási akció indulását idén meglepetések is kísérték.
2017. 12. 14. 21:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Eladott az Appeninn

Az Appeninn Vagyonkezelő Holding Nyilvánosan Működő Részvénytársaság ezúton tájékoztatja a Tisztelt Befektetőket, hogy a Társaság 100 százalékos tulajdonában álló Appeninn E-Office Vagyonkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság mint eladó a mai napon adásvételi szerződést írt alá a CPI Retail One Korlátolt Felelősségű Társasággal, mint vevővel a 1051 Budapest, Mérleg utca 4. szám alatt található irodaház értékesítésére vonatkozóan - olvashatjuk a BÉT hivatalos oldalán.
2017. 12. 14. 19:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Ma felülteljesítő volt a magyar részvénypiac

A Budapesti Értéktőzsde részvényindexe, a BUX 388,03 pontos, 1,02 százalékos emelkedéssel, 38 616,19 ponton zárt csütörtökön.
2017. 12. 14. 19:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Ismét csapadékosra fordul az idő

A hétvégén ismét csapadékosra fordul az idő: ónos eső, eső, de havazás is lehet. Emellett lehűlés várható, a kezdetben még 10 Celsius-fok körüli maximumok után a hét végén néhol már csak 1 fokig melegszik a levegő - derül ki az Országos Meteorológiai Szolgálat csütörtökön az MTI-hez eljuttatott országos, középtávú előrejelzéséből.
2017. 12. 14. 18:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Új raktárat kap az Országos Széchényi Könyvtár

Több mint 950 millió forintot fordítanak annak a beruházásnak az előkészítésére, amelynek keretében létrejönnek az Országos Széchényi Könyvtár (OSZK) archívumainak elhelyezését szolgáló raktárak - mondta el az MTI-nek Hoppál Péter kultúráért felelős államtitkár csütörtökön.
2017. 12. 14. 16:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Valóban rémálom az évvége a munkahelyeken?

Év végi hajtás. Szinte minden dolgozó ember számára ismerős az az időszak, amikor az ünnepek közeledtével nemcsak a munka szaporodik meg, hanem a harc is elindul azért, hogy ki mikor vegyen ki szabadságot. A profession.hu ezúttal annak járt utána, hogy az év végi munkaszervezést illetően mi jellemző a hazai cégekre.
2017. 12. 14. 15:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Job hopping: így kovácsolhatsz előnyt a gyakori munkahelyváltásból

Néhány évtizeddel korábban teljesen megszokott volt, ha valaki az első munkahelyéről ment nyugdíjba, ez azonban mára szinte ritkaságszámba megy, sőt az is, ha akár csak tíz évnél többet egy helyen töltünk. Ma már egyre gyakoribb a job hopping, vagyis az 1-2 évenkénti munkahely- vagy akár szektorváltás is. Bár a munkáltatók nem rajonganak a job hopperekért, a Perfekt Zrt. szakértője szerint munkavállalóként, tudatosan felépített stratégiával könnyen előnyt kovácsolhatunk belőle.
2017. 12. 14. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

10 tonna rossz minőségű mézet találtak a Nébih szakemberei

Két vizsgálatkor több mint 10 tonna nem megfelelő minőségű mézet találtak a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal (Nébih) szakemberei - közölte a hatóság csütörtökön az MTI-vel.
2017. 12. 14. 13:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Ennyien pályáztak az Otthon melege programra

Mintegy 63 ezer pályázat érkezett az Otthon melege pályázatra - mondta Szabó Zsolt, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (NFM) fejlesztés- és klímapolitikáért, valamint kiemelt közszolgáltatásokért felelős államtitkára csütörtök reggel az M1 aktuális csatornán.
2017. 12. 14. 11:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Árfolyamok

BÉT Ár % Változás