Adatbomba az open space irodákban, ami bármikor robbanhat. Védje adatait!
Úgy tűnik, az egyterű, ún. open space irodákat senki nem érzi igazán magáénak, legalábbis erről árulkodik az a tény, hogy a Szinapszis által végzett felmérésben megkérdezett takarítók szerint itt hagyják elöl a legtöbb bizalmas iratot.
Ezekben az irodákban a 40 %-uk talált már ilyet megsemmisítés nélkül. Negyedük szerint előfordul, hogy flipcharton, táblákon, faliújságon, ötödük szerint tárgyalók asztalain, kukáiban, vezetői irodában, szemétben, földön és a fénymásolók közelében is lehet fontos, titkos információkat tartalmazó papírokkal találkozni.
A vezetők gondosabban járnak el, általában külön irodában dolgoznak vagy az egyterű iroda számukra elkülönített fülkéjében. Talán a saját irodának, vagy a felelősségteljesebb pozíciónak köszönhető, hogy gondosabban bánnak az iratokkal, mint a beosztottak. Ám így is a takarítók 22 %-a talált már a vezetők íróasztalain is bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumokat.
Potenciális veszélyforrású helyek a tárgyalók. Megint csak a „gazdátlanság” lehet az oka annak, hogy értekezlet után gyakran fennmaradnak a fontos információkat tartalmazó, nemegyszer stratégiai tárgyalások anyagai a flipchartokon.
Ha a titkárnők a használt poharakat ki is viszik, általában nem tartozik bele a feladatkörükbe, hogy a teremben lévő, bizalmas információkat vagy adatokat tartalmazó papírokat és jegyzeteket is összeszedjék és szakszerűen megsemmisítsék. Ugyancsak sok visszaélésre alkalmas iratot hagyunk a fénymásolók és a nyomtatók környékén.
A rontott vagy még módosított anyagok megsemmisítésére nem fordítunk elég figyelmet, egyszerűen csak megsemmisítés nélkül otthagyjuk vagy ottfelejtjük. Gyakran előfordul az is, hogy gyermekeink iskolájában vagy óvodájában landolnak a kinyomtatott, de végül fel nem használt dokumentumok, hogy a másik oldalára még rajzolhassanak.
Nemrég egy gyermek-elhelyezési per anyaga, illetve céges bevételi adatok kerültek elő hátoldalukon kedves gyerekrajzzal egy másik kutatás során átvizsgált hulladékból. A takarítók negyede félreteszi a munkája közben talált, fontosnak tűnő papírokat, sőt esetleg még a kukából is kiveszi, hátha csak véletlen került a szemétbe megsemmisítés nélkül. Ők általában jelzik is ezt vagy saját felettesüknek, vagy az általuk takarított cégnél lévő kapcsolattartójuknak. Viszont – miután nem kötelessége – negyedük nem foglalkozik a problémával, és megsemmisítés nélkül dobja ki a többi hulladékkal a bizalmas dokumentumokat is.
Természetesen nem várható el, hogy a takarítóvállalatok alkalmazottai végezzék el a cégek helyett a szakszerű iratmegsemmisítést, ez az adott vállalat feladata. Sajnos a hazai kkv-k negyedénél nincs iratkezelési szabályozás – ahogy ez a szintén a Védje adatait! kampányhoz készült korábbi reprezentatív kutatásból kiderült. Ezt támasztja alá az is, hogy kb. ugyanilyen arányban kerülnek elő a hulladékból megsemmisítés nélkül visszaélésre is alkalmas, bizalmas dokumentumok.
„Különösebb beruházás nélkül is sokat tehetnek a vállalkozások a papíralapú bizalmas dokumentumaik védelméért” – mondta el Kreutz László, a Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója. – Már a néhány főt foglalkoztató cégeknek is érdemes létrehozniuk írásos adatkezelési szabályzatot. Nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy ha már elévültek az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumok, vagy nincs rájuk szükség, akkor gondoskodni kell a szakszerű megsemmisítésükről. A kisebb irodák igényeit már néhány tízezer forintos iratmegsemmisítőkkel ki lehet szolgálni.”
Míg a legalsó kategóriájú berendezéseket csak otthoni használatra ajánlja a szakember, addig egy nagyobb kapacitású, konfetti vágású, 3-as és 4-es biztonsági szintű iratmegsemmisítő általában már tökéletesen megfelel céges célokra is. A Szinapszis telefonos kutatásának (CATI) mintájába 50 takarító cég alkalmazottai kerültek be. Az adatvédelemmel kapcsolatos további információk:
