Ügyvédi törvény vs. GDPR: felkészültek-e a jogászok?
2018. 03. 08. 05:00
A tavaly életbelépett ügyvédi törvény számos változása előnyös lehetőségeket kínál például a papír alapú dokumentumok digitalizálására, azonban mindez új kötelezettségekkel is jár például az iratkezelés és az IT biztonság területén is.
A irat- és dokumentumkezelés szabályozásának szempontjából fontos, hogy a törvény alapvetően kétféle dokumentumot különböztet meg. A nem selejtezhető dokumentumok esetén a megőrzés korlátlan ideig szükséges, ekkor a hosszú távú elektronikus archiválás a legbiztosabb megoldás. Egyéb papíralapú dokumentumügyvéd vagy kamarai jogtanácsos általi digitalizálása esetén– az eredeti papírdokumentumot 5 évig, a digitálisan archivált dokumentumot 10 évig kell tárolni. [2] Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési idő lejárata, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében egyben a törlési kötelezettség időpontja is, és ha nincs ellenkező megállapodás, a megőrzés a GDPR alapján nem folytatható tovább, mert nincs rá jogalap. A papírdokumentumok esetén lényegesen körülményesebben tudnak majd az érintettek megfelelni mindennek. A digitális dokumentumok szabályszerű kezelése, titkosítása, megőrzése, megsemmisítése vagy a hozzáférők körének korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat, mint a papíron tároltaké. A elektronikus archiválás pedig sokat segíthet mindebben.
A NETLOCK tapasztalatai azt mutatják, hogy a jogi szektorban az elektronikus archiválást végzők száma elhanyagolható. “Ahhoz, hogy valaki maga végezze a digitalizálást és megőrzést, célszoftvert kell vásárolnia, és szüksége van időbélyeg-szolgáltatásra is. Másik megoldásként az egész probléma egyszerűen rábízható egy erre szakosodott szolgáltatóra az elektronikus archiválás szolgáltatásként történő igénybevételével. Úgy látjuk, a jogi szakma szűk elitje lépett csak a digitális evolúcióban, és terelte át a papíron zajló folyamait a digitális világba. Éppen ezért a következő időszakban erős növekedést várunk ezen a területen” – tette hozzá a szakember. A hitelesmásolat-készítéssel a papíralapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nem szükséges az irattárak fenntartása. Ez igaz a korábban készült dokumentumokra is. Mindezzel nem csupán jelentős költségcsökkenés érhető el a tárolási és nyomtatási költségek leszorításával, de gyorsulhat a munka is, hiszen minden dokumentum elérhető, visszakereshető lesz pár kattintással.
NETLOCK szakembere szerint a jogszabályokból kiolvasható, hogy az előírásoknak való megfeleléshez az IT biztonság terén is megéri most lépni. Bár egységes útmutató nem adható, de műszaki oldalról legalább a következőre érdemes lehet figyelni:
“Az ügyvédi törvény szerint szabályozottabb lesz a dokumentumok megőrzési kötelezettsége, amit ráadásul már a GDPR-nek megfelelően kell végeznie a jogászoknak. Kevésbé ismert, hogy amennyiben egy vállalat jogtanácsost alkalmaz, akkor a megbízó cégnek kell biztosítania a dokumentumok megfelelő módon történő kezelését, archiválását.[1] Azonban nem csupán a jogászoknak, hanem tulajdonképpen minden szervezetnek érdemes átgondolnia a dokumentumkezelés jövőbeni rendjét. Ha biztosra akarnak menni, érdemes megfontolni az e-archiválás bevezetését. ” – mondta el Varga Viktor az e-aláírás- és hitelesítési specialista a NETLOCK Kft. adatbiztonsággal foglalkozó szakember. A vállalat tapasztalatai azt mutatják, hogy a dokumentumok megőrzésével és digitálisan kezelt adatok biztonságával kapcsolatban komoly kihívásokkal néz szembe a jogi szakma.
Mennyi adójóváírás járna nekem éves szinten?
Mennyi adójóváírás járna nekem éves szinten?
„Papíron” nehezebb lesz megfelelni
A irat- és dokumentumkezelés szabályozásának szempontjából fontos, hogy a törvény alapvetően kétféle dokumentumot különböztet meg. A nem selejtezhető dokumentumok esetén a megőrzés korlátlan ideig szükséges, ekkor a hosszú távú elektronikus archiválás a legbiztosabb megoldás. Egyéb papíralapú dokumentumügyvéd vagy kamarai jogtanácsos általi digitalizálása esetén– az eredeti papírdokumentumot 5 évig, a digitálisan archivált dokumentumot 10 évig kell tárolni. [2] Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési idő lejárata, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében egyben a törlési kötelezettség időpontja is, és ha nincs ellenkező megállapodás, a megőrzés a GDPR alapján nem folytatható tovább, mert nincs rá jogalap. A papírdokumentumok esetén lényegesen körülményesebben tudnak majd az érintettek megfelelni mindennek. A digitális dokumentumok szabályszerű kezelése, titkosítása, megőrzése, megsemmisítése vagy a hozzáférők körének korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat, mint a papíron tároltaké. A elektronikus archiválás pedig sokat segíthet mindebben.
Köszönjük megkeresését
Köszönjük megkeresését, kollégáink hamarosan felkeresik a megadott elérhetőségek egyikén.
Hosszú távon az e-archiválás lehet a legolcsóbb és legbiztosabb megoldás
A NETLOCK tapasztalatai azt mutatják, hogy a jogi szektorban az elektronikus archiválást végzők száma elhanyagolható. “Ahhoz, hogy valaki maga végezze a digitalizálást és megőrzést, célszoftvert kell vásárolnia, és szüksége van időbélyeg-szolgáltatásra is. Másik megoldásként az egész probléma egyszerűen rábízható egy erre szakosodott szolgáltatóra az elektronikus archiválás szolgáltatásként történő igénybevételével. Úgy látjuk, a jogi szakma szűk elitje lépett csak a digitális evolúcióban, és terelte át a papíron zajló folyamait a digitális világba. Éppen ezért a következő időszakban erős növekedést várunk ezen a területen” – tette hozzá a szakember. A hitelesmásolat-készítéssel a papíralapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nem szükséges az irattárak fenntartása. Ez igaz a korábban készült dokumentumokra is. Mindezzel nem csupán jelentős költségcsökkenés érhető el a tárolási és nyomtatási költségek leszorításával, de gyorsulhat a munka is, hiszen minden dokumentum elérhető, visszakereshető lesz pár kattintással.
5 GDPR-tipp az alapvető IT-védelem biztosítására
NETLOCK szakembere szerint a jogszabályokból kiolvasható, hogy az előírásoknak való megfeleléshez az IT biztonság terén is megéri most lépni. Bár egységes útmutató nem adható, de műszaki oldalról legalább a következőre érdemes lehet figyelni:
- Friss operációs rendszer: a Windows XP már nem frissül automatikusan, adatvédelmi szempontból használata már aggályos lehet, legalább Windows 7 vagy annál frissebb rendszer javasolt.
- Rendszeresen frissített víruskereső: ez biztosíthatja az alapvető adatvédelmet.
- Merevlemez titkosítása: az irodai gépeket, laptopokat is érdemes ellátni merevlemez titkosítással, így ha egy esetleges betöréskor ellopnák a számítógépeket, megelőzhető, de legalábbis az esélye jelentősen csökkenthető egy adatvédelmi incidensnek.
- PIN-kódos pendrive használata: a hordozható adattárolók esetén azok nyilvántartása és a titkosításuk is fontos. Ma már könnyen beszerezhetőek titkosított, jelszóval védett pendrive-ok is.
- Rendszeres adatmentés: fontos, hogy a kezelt adatokról rendszeresen másolat készüljön. Ezeket a mentéseket titkosított adathordozón kell tárolni, és az adathordozót elzárni. Az adatmentésre ma már számos kitűnő és biztonságos szolgáltatás létezik, amelyek segítségével akár automatikusan, távoli szerverek használatával készül mentés a céges adatokról.
Az MKB Bank adózás utáni eredménye elérte a 11,6 milliárd forintot
Az MKB Bank korrigált, konszolidált adózás utáni eredménye a második negyedévben 11,6 milliárd forintot tett ki, szemben az egy évvel korábbi 0,7 milliárdos veszteséggel, illetve az első negyedévi 28,9 milliárdos eredménnyel - tájékoztatta a pénzintézet a befektetőket a Budapesti Értéktőzsde honlapján közölt jelentésben.
5 millióan indulhatnak útnak Afganisztánból
Az afgán konfliktus miatt mintegy 5 millióan indulhatnak útnak Afganisztánból, hogy Nyugat-Európába vándoroljanak - mondta a miniszterelnök belbiztonsági főtanácsadója az M1 aktuális csatorna szombat esti műsorában.
Több százezer magyar vállalkozás adminisztrációs terheit csökkenti az adóhatóság az áfatervezet kiajánlásával
Az online számlaadat-szolgáltatás kiterjesztése és az erre épülő áfatervezet-kiajánlás az elmúlt évek legjelentősebb eredménye lehet az adózáshoz kapcsolódó digitalizáció területén. Ugyan az adóhatóság által kiajánlott tervezet nem válik automatikusan bevallássá az adózók közreműködése nélkül, mégis hatalmas segítség a vállalkozások számára – derül ki Dr. Bákonyi László adójogi szakjogász elemzéséből, amely arra is kitér, mikortól működhet élesben a rendszer és milyen adminisztratív kihívásokra kell megoldást találniuk a cégeknek.
Lakhatási támogatás adómentesen – a munkásszállás lehetőségei
A világjárvány gazdaságra gyakorolt hatását tekintve elmondható, hogy a munkáltatók számottevő része munkaerőhiánnyal és a munkaerő megtartás problémájával küzd. E probléma enyhítésében segíthetnek az olyan típusú juttatások, amelyek adómentesen vagy kedvezményesen nyújthatók a munkavállalók számára. Ilyen lehet többek között a munkásszállás biztosítása.
Mazars: itt a NAV útmutatója a transzferár adatbázisok használatához
Először adott ki konkrét ajánlásokat tartalmazó útmutatót Magyarországon a vállalati szintű adatokat tartalmazó transzferár adatbázisok használatához az Adóhatóság, hívja fel az érintett vállalkozások figyelmét a Mazars. A Mazars szakértői szerint előremutató, hogy a NAV – adóhatósági ellenőrzések során már több esetben kialakuló vitás helyzetek elkerülése érdekében – több évvel a szabályozás bevezetése után közreadja az általa követendő példának tartott hazai és nemzetközi adatbázis-kutatási lépéseket, ugyanakkor hangsúlyozzák, hogy ezeket továbbra is egyedileg kell mérlegelni és alkalmazni.
Hamisítványokat is árultak az Eb-n
A 2021-es labdarúgó-Európa-bajnokságon Budapest négy mérkőzésnek adott otthont, ahol a játékosok és a szurkolók mellett a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) pénzügyőrei sem tétlenkedtek. A meccsek alatt a Puskás Aréna és a hivatalos szurkolói zóna környékén a társhatóságok támogatásával foglaltak le hamis termékeket és adózatlan cigarettát.
Bővült az álláskeresőt alkalmazók adókedvezménye
2021. június 10-től bővült az álláskeresőt alkalmazók adókedvezménye. A szociális hozzájárulási adó kedvezmény a korábbi hat hónap helyett már három hónap munkanélküliség után is jár, az intézkedés 30 milliárd forintot hagy a vállalkozói szektorban - tájékoztatta az MTI-t Izer Norbert.
Így változik augusztustól a házhoz szállított ételek áfája
2021. július 31-ig érvényes az elvitelre vagy házhozszállítással értékesített étel- és alkoholmentesital-forgalomra vonatkozó kedvezményes 5%-os ÁFA-mérték. Mivel ez a tevékenység nem szolgáltatásnyújtásnak, hanem termékértékesítésnek minősül, augusztustól már újra az ÁFA-törvény szerinti 27%-os adómértéket kell rá alkalmazni. A BDO szakértői ismertették az ÁFA-kedvezmény gazdasági háttereit, illetve a kedvezmény megszűnését követő időszak kilátásait.
Mégsem lesz júliusra áfa bevallás tervezet
Úgy tűnik, hogy az e-áfa bevallásokra történő felkészülés nem csak az adózóknak, hanem az adóhatóságnak is a tervezettnél hosszabb időt igényel. Ehhez ugyanis nem csak az szükséges, hogy az adózók adatszolgáltatása legye megfelelő, hanem az adatok feldolgozásának is hibátlannak kell lennie – mondta Antretter Erzsébet, a Niveus Consulting Group adótanácsadási üzletágának igazgatója.
Mediterrán adórendszerek - nyár, tenger, adómentes osztalék
A nyári hónapokban sokan másra sem tudnak gondolni, mint a napfényes tengerpartra, az ínycsiklandó mediterrán konyhára, a portugál utcák színes épületeire, a kulturális feltöltődést nyújtó városokra. Kevesen tudják azonban, hogy a közkedvelt nyaralóhelyek a turistalátványosságokon túl az adórendszereik miatt is vonzó célpont lehetnek a fizetőképes, jómódú külföldiek számára. És nem csak egy nyári kaland erejéig, hanem akár hosszabb időre is.
Esküvő után - Mi lesz közös, és mi marad különvagyon házasságkötés után
Sok a tévhit a magyarok körében arról, hogy mi számít a házastársak közös vagyonának, és mi különvagyonnak. Az emberek 60 százaléka nem tudja például, hogy a házastárs vállalkozásából származó bevételek akkor is közösek lesznek, ha azt a másik a házasságkötés előtt alapította – derül ki a Magyar Országos Közjegyzői Kamara több mint 1500 választ összesítő online felméréséből. A válaszadók csaknem harmada tévesen azt gondolta, a házasság előtt szerzett vagyontárgyak minden esetben különvagyonnak számítanak, míg sokan hibásan abban a tudatban élnek, hogy 5 év együttélés után az élettársaknak élettársi vagyonjogi szerződés nélkül is keletkezhet a törvény alapján közös vagyona.
Igencsak rögös lehet az út, ha podcast adásban éri jogsérelem cégünket
Különösen nehéz helyzetben találhatja magát az a vállalat, amely egy podcast adásban hamis állítások miatt jogsérelmet szenved el. Ugyanis igencsak problémás lehet a helyreigazítás kérése, hiszen egy podcast nem minden esetben sajtótermék, így a tartalom közzététele sem minősül mindig médiaszolgáltatásnak – mutat rá az act Bán és Karika Ügyvédi Társulás.
Eltérés az e-áfa tervezet és a cég által számolt áfaegyenlegben: visszaélhetnek az adószámmal
A legkésőbb a nyár végéig egy régóta várt funkció lép működésbe a NAV online számla-adatszolgáltatás rendszerében (OSA): az online pénztárgép (OPG) adatai is bekerülnek a számlaadatok közé, sőt a felhasználók számára is elérhetőek, letölthetőek lesznek. A két forrás összeillesztése, az összes adat egy rendszerben való kezelése teszi lehetővé az „e-áfa” szolgáltatás megvalósítását is, ami nem más, mint a NAV által készített áfabevallási tervezet kiajánlása a cégek számára. „Ezzel a kör végleg bezárul” – emeli ki Poór Károly az adóinformatikai megoldásokat fejlesztő SDSYS Zrt. cégvezetője – „a manuális rögzítés teljesen megszűnhet, hisz elegendő csak a számla (blokk) képét beszkennelni, lefotózni, és összekapcsolni a NAV által rendelkezésre bocsátott XML adatokkal.”
Célegyenesben az áfabevallási tervezetek kiajánlása
Hamarosan indul az áfabevallási tervezetek kiajánlásának a tesztüzeme, a cél az, hogy 2022-ben már a lehető legprofesszionálisabb szolgáltatást nyújtsa az adóhivatal, olyat, amely a vállalkozásoknak az egyszerűsítés mellett érdemi költségmegtakarítást is hoz - tájékoztatta Izer Norbert az MTI-t.
