Advertisement

Jogszabálysértő az alkalmazottak okmányainak általános jellegű másolása és a másolatok tárolása

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda. Kivételt kizárólag a kifejezett jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi célhoz kötöttség jelenthet.

Jogszabálysértő az alkalmazottak okmányainak általános jellegű másolása és a másolatok tárolása

Gyakori tapasztalat, hogy a munkáltatók általános jelleggel másolják az alkalmazottaik valamennyi személyazonosító okmányát és egyéb iratait, az elkészült fénymásolatokat pedig időkorlát nélkül tárolják. Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók. Az okmánymásolások indokaként leggyakrabban elhangzó érvek, mint például: „az elírások utólagos javíthatósága céljából” vagy a „jobb, ha megvan”, biztosan nem lesznek megfelelőek adatvédelmi szempontból. Az ilyen fajta adatgyűjtés ún. készletező adatkezelést valósít meg, amely a hatóság értelmezésében jogellenesnek minősül.
 
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2018 szeptemberében kiadott állásfoglalásában[1] kifejtette, hogy az okmánymásolás során is figyelembe kell venni az adatkezelés általános elveit. Ennek értelmében a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk (adattakarékosság elve). Állásfoglalásában a NAIH kiemelte, hogy a bemutatott érvényes okmányban  szereplő személyazonosító adatokat - a dokumentum közhiteles voltára  tekintettel - másolatkészítés nélkül is el  kell  fogadni. A személyazonosító okmányról készült egyszerű másolat ugyanakkor nem bizonyítja hitelesen az érvényes hatósági okmány tartalmát, illetve nem alkalmas arra sem, hogy a személyazonosságot megállapítsa, a másolat megőrzése tehát általánosságban nem lehet célhoz kötött. 

A helyes okmánykezelési gyakorlat

A NAIH által kifejtett érvelést igazolja a munka törvénykönyvének áprilisi módosítása is, amely szerint a munkáltató a személyazonosító okmányoknak a bemutatását kérheti, ugyanakkor a jogszabály nem hatalmazza fel a munkáltatót az okmányok lemásolására. Helyes gyakorlat lehet az, ha például az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló helybenhagyólag aláír.
 
Erre akár adatfelvételi formanyomtatványt is lehet alkalmazni. Mivel az okmányok puszta megtekintése is adatkezelésnek minősül, az alkalmazottak részére valamennyi szükséges információt (adatkezelés célja, jogalapja, időtartama stb.) a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató keretén belül kell megadni. 

Mikor jogszerű a másolás?

„Az alkalmazott okmányainak, vagy egyéb iratainak fénymásolását bizonyos esetekben jogszabály írja elő” – mutatott rá Dr. Simon Emese Júlia, a BDO Legal partnere és adatvédelmi szakértője. „Például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása céljából a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni, és azt megőrizni. Szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát.”
 
Egyedi – jogszerű – indok lehet fentiek mellett a másolatkészítésre olyan eset, mint például amikor banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatti vízumügyintézés céljából szükséges lefénymásolni stb. Természetesen minden esetben egyedileg kell meggyőződni arról, hogy a fénymásolásra megfelelő jogalapunk van-e, és tudunk-e megfelelő célt társítani az adatkezeléshez. A munkáltatóknak ugyanakkor fontos figyelembe venniük, hogy ezek a gyakorlatban igen speciális helyzetek, az okmányok fénymásolása vagy szkennelése általános jelleggel nem tekinthető jogszerűnek.
 
Bár az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt a NAIH mindezidáig nem szabott ki bírságot, de a munkáltatóknak mindenképpen érdemes figyelembe venniük a jogellenes adatkezelési gyakorlatuk kockázatait. A GDPR szerint egy-egy jogellenes adatkezelés esetén a kiszabható bírság akár 20 millió euró is lehet. Ugyanakkor a NAIH eddig ismert határozatai tükrében nem tűnik valószínűnek 20-30 millió forintnál nagyobb összegű bírság kiszabása jogellenes okmánymásolás miatt, ha az adatokkal egyébként visszaélés vagy más jellegű incidens nem történt.

Hozzászólások

Eltörölték az üzemanyag többletadóját és a részmunkaidős dolgozók többlet tb-járulékát Romániában

A román parlament szerdán módosította az adótörvénykönyvet és eltörölte január 1-jei hatállyal az üzemanyagra kivetett többletadót, valamint a részmunkaidős dolgozókra kivetett többlet társadalombiztosítási járulékot.
2019. 12. 05. 08:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Európai Uniós áfareform – változnak a vevői készlet egyszerűsítés szabályai

Fontos és jelentős változások jönnek európai uniós szinten a vevői készletekkel kapcsolatban. Több egyszerűsítés is lesz, ezeknek azonban szigorúbb adminisztráció a velejárója.
2019. 12. 04. 13:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Megszavazta az Országgyűlés a jövő évi adóváltozásokról szóló törvényjavaslatot

Megszavazta az Országgyűlés a vállalkozások és az ország versenyképességét még tovább javító, jövő évi adóváltozásokról szóló törvényjavaslatot, amely hozzájárul a magyar gazdaság további védelméhez és a versenyképesség javításához - mondta Izer Norbert, a Pénzügyminisztérium (PM) államtitkára kedden az MTI-nek.
2019. 12. 04. 05:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Adócsomag - mindent lát a NAV

A mai napon elfogadott adócsomagban nem voltak jelentős változások a már beterjesztett törvényjavaslathoz képest; a parlamenti vita során csupán kisebb pontosításokra került sor – véli Bagdi Lajos, a Niveus Consulting Group adópartnere.
2019. 12. 03. 16:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Életbe lépett a tényleges életfogytiglani börtönbüntetés Szerbiában

December elsejétől már tényleges életfogytiglani szabadságvesztésre ítélhetik Szerbiában a nemi erőszakot elkövetőket, valamint a gyermekgyilkosokat, illetve a várandós nők és a magatehetetlenek gyilkosait.
2019. 12. 01. 18:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Jövőre is folytatódnak az adócsökkentések

Az adócsökkentések jövőre is folytatódnak, a kormány minden dolgozó nyugdíjast mentesít a járulékfizetés alól, a kis- és középvállalkozások (kkv-k) esetében jövőre a kisvállalati adó mértéke 13-ról 12 százalékra mérséklődik - mondta a Pénzügyminisztérium (PM) államtitkára a Nemzeti adókonzultáció című rendezvényen, amelyet a Nemzeti Adó- és Vámhivatal tartott pénteken Budapesten.
2019. 12. 01. 11:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Tovább korlátozhatják Németországban a külföldiek tulajdonszerzését a hazai vállalatokban

Tovább korlátozhatják Németországban az Európai Unión (EU) kívüli befektetők tulajdonszerzését a stratégiai fontosságúnak ítélt hazai vállalatokban a szövetségi kormány formálódó tervei szerint, amelyekről csütörtökön szivárogtak ki részletek.
2019. 11. 29. 13:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Cégcsoport-terápia: mikor és miért alakítsuk vállalkozásunkat cégcsoporttá?

Míg egy tipikus családi kis- vagy középvállalkozást jellemzően egyetlen cég testesít meg, addig a nagyvállalatok rendszerint számos cégből álló cégcsoport formájában működnek. Hogyan jönnek létre a cégcsoportok, mi indokolja a létrehozatalukat? Mikor érdemes cégcsoport létrehozatalába kezdeni? Ezekre a kérdésekre ad választ a Jalsovszky Ügyvédi Iroda szakértője.
2019. 11. 29. 07:00
Megosztás:
Hozzászólások:

KATÁS vállalkozásod van? Vigyázz az ÁFA-csapdára!

Hiába 12 millió forint a kata és az áfamentesség éves határa, számos olyan apró részletszabály van, ami miatt nem várt meglepetések érhetik a katát választó egyéni vállalkozókat és bt.-ket. De nemcsak nekik okozhat kellemetlenséget a figyelmetlenség, hanem a rosszul kiállított számlájukat befogadó cégeknek is többletmunkát jelenthet a későn felfedezett hiba.
2019. 11. 28. 04:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Fontos tudnivalók a beragadt áfa visszaigényléséről

Akár több millió forint értékű áfa-visszaigényléssel is élhetnek a NAV felé azok a szolgáltatók, eladók, akiknek behajtatlan követelésük van. Az Európai Bíróság néhány hete hozott ugyanis olyan végzést, amely kimondja: ha egy követelés véglegesen behajthatatlanná vált, akkor nem dönthet úgy a tagállam, hogy nem adja vissza az áfát. Már régóta vártak erre a döntésre a hazai gazdasági társaságok. Különösen a KKV szektorban és az építőiparban lehet kedvező hozadéka az uniós döntésnek. Fontos azonban, hogy a jogosultak még időben jelezzék a Hivatal felé igényüket, különösen a 2014 év vége előtti ügyletek tekintetében, hiszen utóbbiak áfa-visszaigényelhetősége – az elévülési szabályok miatt – idén év végével zárul - figyelmeztet Sarinay Dávid, a DBH Finance szakértője.
2019. 11. 28. 03:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Csaló gabonakereskedők ellen emeltek vádat

Kétszázmilliós áfacsalással vádol a Komárom-Esztergom Megyei Főügyészség egy komáromi gabonakereskedőt, aki céghálózatot épített fiktív számlák kibocsátására, így csökkentette adókötelezettségét - tájékoztatta a vádhatóság szerdán az MTI-t.
2019. 11. 27. 23:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A transzferár dokumentáció hiányosságai, ellentmondásai az adózó ellen fordulhatnak

Egyre több és egyre eredményesebb a transzferárak területének vizsgálata hazánkban és nemzetközi szinten is. A kapcsolt vállalatok ma már nem úszhatják meg az ellenőrzések próbáját kiálló transzferár nyilvántartás elkészítését. „Ha nem készítik el, akkor ügyletenként 2 millió forint bírságot is kiszabhatnak rájuk, ha azonban elkészítik, de nem dolgozzák ki eléggé, éppen e hiányosságokkal, ellenmondásokkal adják a fegyvert a hatóság kezébe.” – figyelmeztetett Fotiadi Ágnes, a LeitnerLeitner Transzferár Üzletágának vezetője a LeitnerLeitner workshopján.
2019. 11. 27. 13:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Eltemethetjük lassan a kézi számlatömböket

A 2020. július 1-től tervezett új jogszabályok várhatóan újabb döfést adnak az amúgy is letűnőben lévő kézi számlatömböknek, hiszen az adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése extra adminisztrációs teendőket ró a régimódi számlázáshoz ragaszkodókra. Vajon végleg eljött a kézi számlatömbök vége?
2019. 11. 26. 16:30
Megosztás:
Hozzászólások:

20 millió forinttal is büntetheti a NAV a kapcsolt vállalkozásokat!

A 2018-as üzleti évet érintően nyilatkozni kell a CbC (Country-by-Country) jelentésben érintett hazai vállalkozásoknak december 31-ig, ha el akarják kerülni a NAV által kiróható súlyos bírságot. A jelentéstételre nem kötelezett cégeknek is érdemes a tavaly óta történt esetleges változásokra figyelmet fordítaniuk, derül ki a nemzetközi adótanácsadó és könyvvizsgáló Crowe FST legfrissebb közleményéből.
2019. 11. 26. 16:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Magyarország az EU második legnagyobb adócsökkentője

Magyarország az adócsökkentés mintaállama. Az Európai Unióban Magyarországon volt a legnagyobb mértékű adóteher-csökkentés 2017-ben, a tavalyi mérsékléssel pedig ezüstérmes lett az ország - közölte Izer Norbert adóügyekért felelős államtitkár az MTI-vel.
2019. 11. 24. 11:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A bíróságok kötelesek lesznek a Kúria jogértelmezését követni

A bíróságok kötelesek lesznek a Kúria jogértelmezését követni az Igazságügyi Minisztérium törvényjavaslata értelmében, ugyanakkor ez nem sérti az ítélkező bírók, vagy az eljáró tanácsok személyes függetlenségét - mondta az igazságügy-miniszter szombaton Budapesten, a magyar ügyvédek napján tartott ünnepségen.
2019. 11. 23. 22:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Lehet egyéni vállalkozó akinek van cége?

Magyarországon jelenleg több, mint félmillió egyéni vállalkozót tart nyilván a KSH, vagyis jól látható, hogy rengeteg ember ilyen formában végez gazdasági tevékenységet. Az egyéni vállalkozók nagy számára és az „intézmény” népszerűségére tekintettel érdemes megvizsgálni, hogy ki lehet egyéni vállalkozó és ki az, akit a jogszabályok kizárnak ebből a körből.
2019. 11. 21. 22:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Oroszországban tilos lesz a szoftver nélküli elektronikai cikkek forgalmazása

Tilos lesz orosz szoftver nélküli okostelefont, számítógépet és okostévét forgalmazni Oroszországban 2020. július 1-től az orosz parlament alsóháza által csütörtökön harmadik - végső - olvasatban elfogadott törvénytervezet szerint.
2019. 11. 21. 17:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Közreműködőket keres az adóhatóság

Közreműködőket keres az adóhatóság: a vállalkozások és a kereskedők egy egyszerű regisztrációval bekerülhetnek abba a nyilvántartásba, ahonnan a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) kiválasztja a végrehajtási eljárásaiban közreműködő szervezeteket, kereskedőket - közölte a NAV az MTI-vel csütörtökön.
2019. 11. 21. 10:30
Megosztás:
Hozzászólások:

A kormány három részletben emeli a bírák és az ügyészek illetményét

A kormány három részletben emeli a bírák és az ügyészek illetményét: január 1-jétől a bírák átlagosan 32 százalékos, az ügyészek 21 százalékos illetményemelésben részesülnek, majd 2021-ben és 2022-ben 12, illetve 13 százalékos emelésben - jelentette be Varga Judit igazságügyi miniszter szerdán Budapesten, sajtótájékoztatón.
2019. 11. 21. 05:30
Megosztás:
Hozzászólások: