Jogszabálysértő az alkalmazottak okmányainak általános jellegű másolása és a másolatok tárolása

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda. Kivételt kizárólag a kifejezett jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi célhoz kötöttség jelenthet.

Jogszabálysértő az alkalmazottak okmányainak általános jellegű másolása és a másolatok tárolása

Gyakori tapasztalat, hogy a munkáltatók általános jelleggel másolják az alkalmazottaik valamennyi személyazonosító okmányát és egyéb iratait, az elkészült fénymásolatokat pedig időkorlát nélkül tárolják. Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az EU általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók. Az okmánymásolások indokaként leggyakrabban elhangzó érvek, mint például: „az elírások utólagos javíthatósága céljából” vagy a „jobb, ha megvan”, biztosan nem lesznek megfelelőek adatvédelmi szempontból. Az ilyen fajta adatgyűjtés ún. készletező adatkezelést valósít meg, amely a hatóság értelmezésében jogellenesnek minősül.
 
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2018 szeptemberében kiadott állásfoglalásában[1] kifejtette, hogy az okmánymásolás során is figyelembe kell venni az adatkezelés általános elveit. Ennek értelmében a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatoknak a szükségesre kell korlátozódniuk (adattakarékosság elve). Állásfoglalásában a NAIH kiemelte, hogy a bemutatott érvényes okmányban  szereplő személyazonosító adatokat - a dokumentum közhiteles voltára  tekintettel - másolatkészítés nélkül is el  kell  fogadni. A személyazonosító okmányról készült egyszerű másolat ugyanakkor nem bizonyítja hitelesen az érvényes hatósági okmány tartalmát, illetve nem alkalmas arra sem, hogy a személyazonosságot megállapítsa, a másolat megőrzése tehát általánosságban nem lehet célhoz kötött. 

A helyes okmánykezelési gyakorlat

A NAIH által kifejtett érvelést igazolja a munka törvénykönyvének áprilisi módosítása is, amely szerint a munkáltató a személyazonosító okmányoknak a bemutatását kérheti, ugyanakkor a jogszabály nem hatalmazza fel a munkáltatót az okmányok lemásolására. Helyes gyakorlat lehet az, ha például az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló helybenhagyólag aláír.
 
Erre akár adatfelvételi formanyomtatványt is lehet alkalmazni. Mivel az okmányok puszta megtekintése is adatkezelésnek minősül, az alkalmazottak részére valamennyi szükséges információt (adatkezelés célja, jogalapja, időtartama stb.) a GDPR szerinti adatkezelési tájékoztató keretén belül kell megadni. 

Mikor jogszerű a másolás?

„Az alkalmazott okmányainak, vagy egyéb iratainak fénymásolását bizonyos esetekben jogszabály írja elő” – mutatott rá Dr. Simon Emese Júlia, a BDO Legal partnere és adatvédelmi szakértője. „Például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása céljából a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni, és azt megőrizni. Szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát.”
 
Egyedi – jogszerű – indok lehet fentiek mellett a másolatkészítésre olyan eset, mint például amikor banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatti vízumügyintézés céljából szükséges lefénymásolni stb. Természetesen minden esetben egyedileg kell meggyőződni arról, hogy a fénymásolásra megfelelő jogalapunk van-e, és tudunk-e megfelelő célt társítani az adatkezeléshez. A munkáltatóknak ugyanakkor fontos figyelembe venniük, hogy ezek a gyakorlatban igen speciális helyzetek, az okmányok fénymásolása vagy szkennelése általános jelleggel nem tekinthető jogszerűnek.
 
Bár az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt a NAIH mindezidáig nem szabott ki bírságot, de a munkáltatóknak mindenképpen érdemes figyelembe venniük a jogellenes adatkezelési gyakorlatuk kockázatait. A GDPR szerint egy-egy jogellenes adatkezelés esetén a kiszabható bírság akár 20 millió euró is lehet. Ugyanakkor a NAIH eddig ismert határozatai tükrében nem tűnik valószínűnek 20-30 millió forintnál nagyobb összegű bírság kiszabása jogellenes okmánymásolás miatt, ha az adatokkal egyébként visszaélés vagy más jellegű incidens nem történt.

Hozzászólások

A készpénzfizetés szabályai, avagy mennyit fizethetünk cashben partnereinknek?

Kevesen tudják, hogy 2019-ben egy pénzforgalmi számlanyitásra kötelezett adózó adóköteles tevékenysége keretében egy másik, szintén pénzforgalmi számlanyitásra kötelezett adózó számára nem fizethet többet készpénzben, mint bruttó 1,5 m Ft havonta. A szabály jól jelzi, hogy a hatóságok egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a készpénzfizetés visszaszorítására a gazdaság kifehérítése érdekében. – emelte ki Siklós Márta, a LeitnerLeitner vezető tanácsadója, partnere. A tranzakciók 1,5 m Ft-ot meghaladó része után 20% mulasztási bírságot kell fizetni.
2019. 08. 17. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Reklámadó: hogyan tovább?

A 2019-es nyári adócsomag példátlan fordulatot hozott a reklámadó szabályaiban. A jogalkotó határozott időre felfüggesztette a reklámadó rendelkezéseinek alkalmazását – méghozzá év közben –, ugyanakkor magát a szabályrendszert érintetlenül hagyta. Mi áll ennek a hátterében, és hogyan hat mindez a reklámok megrendelőire?
2019. 08. 15. 21:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A munkaerő legyen veled! – De milyen szerződéssel?

A régiót sújtó krónikus munkaerőhiány kezelésére gyakori megoldás manapság, hogy egy vállalkozás munkaerőt biztosít egy másik részére. Nem árt azonban résen lenni az ilyen megállapodásoknál: a körülményektől függően ugyanis a NAV átminősítheti ezeket a szerződéseket, ami komoly adózási kiadásokkal járhat.
2019. 08. 13. 21:00
Megosztás:
Hozzászólások:

100 millió forint bírságot szabott ki balatoni ellenőrzéssorozatán a NAV

Csaknem minden negyedik vállalkozásnál talált valami szabálytalanságot a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) balatoni ellenőrzéssorozatán, a kiszabott mulasztási bírság pedig megközelíti a 115 millió forintot.
2019. 08. 13. 16:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Nincs több türelem GDPR ügyekben

Egy évvel a GDPR türelmi idejének lejárta után nem lesz olyan be nem jelentett adatvédelmi incidenssel kapcsolatos ügy, amelyben nem szab ki bírságot a NAIH – mondta Péterfalvi Attila hatósági elnök a Deloitte MeetingRequest podcastjében. A 2018. május 25-én élesedett jogszabály miatt minden vállalatnak érdemes kiemelten figyelnie arra, hogy teljesítse a jogalkotók elvárásait.
2019. 08. 12. 18:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Kamion kartell ügy – magyar cégekre nézve kedvező, precedens értékű döntés született az Európai Bíróságon

Az Európai Bíróság ítélete 2019. július 29-én annak nyomán született, hogy a SCHMIDT Ügyvédi Iroda által képviselt Tibor Trans Kft. kereset terjesztett elő a Győri Törvényszéken szerződésen kívül okozott kárért való felelősség jogcímén, a DAF Trucks N.V. kamiongyártó cég ellen. A kár alapja az volt, hogy a kartell miatt a Tibor Trans drágábban tudott kamionokat vásárolni, mint a kartell nélkül tehette volna – ez a különbözet adta a bekövetkezett kárt.
2019. 08. 10. 07:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Nem várt kockázatokat hordozhat az elektronikus ügyintézés a cégek és a NAV között

Idén január elsejétől kizárólag elektronikusan, a cégkapu rendszeren keresztül intézhetik adóügyeiket a hazai vállalatok, ezért a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) is minden hivatalos iratot ezen a felületen keresztül juttat el a cégek számára. Hiába előzte meg egy éves tesztidőszak a rendszer bevezetését, több cég nem készült fel kellő körültekintéssel a használatára, ami jelentős kockázatot okozhat számukra – hívja fel a figyelmet a Vámosi-Nagy Ernst & Young Ügyvédi Iroda.
2019. 08. 09. 07:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Az áfarendszer semlegességét erősítheti a jövőre életbe lépő törvény

Az áfarendszer semlegességét erősítheti a jövőre életbe lépő törvény, amely alapján az eladónak már nem kell adóterhet viselnie a nem fizető vevő helyett; érdemes ugyanakkor körültekintően eljárni az ilyen esetekben, mert a visszafizetés nem automatikus - hívta fel a figyelmet a nemzetközi adótanácsadó és könyvvizsgáló Crowe FST.
2019. 08. 08. 08:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Fontos a felkészülés az online számla-adatszolgáltatás jövőre alkalmazandó szabályaira

Augusztus 1-jén kerültek fel az első hivatalos információk a NAV Online Számla oldalára a valós idejű számla-adatszolgáltatást érintő változtatások kapcsán.
2019. 08. 07. 15:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Mennyi adót kell fizetni a munkavállalók képzése után?

A munkáltatók többsége már felismerte az élethosszig történő tanulás jelentőségét, és a klasszikus szakmai tanfolyamok mellett kiegészítő képzéseket (soft-skill tréningek, vezetőképzések, nyelvtanfolyamok, stb.) is szervez dolgozóinak, azonban nem árt tisztában lenni azzal, hogy egyes munkavállalói képzések adókötelesek lehetnek.
2019. 08. 07. 07:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Fontos a felkészülés az online számla-adatszolgáltatás jövőre alkalmazandó szabályaira

Augusztus 1-jén kerültek fel az első hivatalos információk a NAV Online Számla oldalára a valós idejű számla-adatszolgáltatást érintő változtatások kapcsán.
2019. 08. 06. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Más cég helyett fizetett áfát? Jövőre már visszakérheti a pénzt az államtól!

Az áfarendszer semlegességét erősítheti a jövőre életbe lépő törvény, amelynek értelmében az eladónak már nem kell adóterhet viselnie a nem fizető vevő helyett. Érdemes ugyanakkor körültekintően eljárni az ilyen esetekben, mert a visszafizetés nem automatikus, hívta fel a figyelmet a nemzetközi adótanácsadó és könyvvizsgáló Crowe FST.
2019. 08. 06. 11:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Könnyítésekkel ösztönzik az adóhátralékok törlesztését Romániában

Különböző könnyítésekkel ösztönzi a román kormány az egymillió lejnél (69,1 millió forint) nagyobb adóhátralékok befizetését, az ennél kisebb hátralékoknál pedig elengedik a büntetőkamatokat, ha az adósságot november 30-ig törlesztik.
2019. 08. 01. 04:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Nem sodorja végveszélybe az automatizáció a könyvelő szakmát

Szalai András, a Process Solutions Kft. partnere és ügyvezető igazgatója foglalta össze szakmai meglátásait és tapasztalatait azzal kapcsolatban, hogy hogyan alakul a számviteli szakma jövője, milyen változások érik a könyvelő vállalatokat, és milyen hatást gyakorol az ágazatra az egyre nagyobb szerephez jutó technológiai fejlődés.
2019. 08. 01. 01:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Kopogtat a NAV, ha elfelejtettük bevallani a külföldi jövedelmeinket

A közelmúltban számos olyan hatósági eljárás indult Magyarországon, amelyek a külföldi jövedelmekről szóló, más államoktól megszerzett adatokon alapulnak. A NAV első körben támogatói eljárást kezdeményez. A szankciók elkerülhetők – feltéve, hogy az adózó együttműködik.
2019. 07. 29. 21:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Közeleg a határidő: Jelentse be automatáját a NAV-nak!

Július 31-éig szankció nélkül bejelenthetik az üzemeltetők az adóhivatalnak azokat az automata berendezéseket, amelyek olyan terméket vagy szolgáltatást kínálnak, amelyért helyben fizetnek a vásárlók, működésükhöz nincs szükség kezelőszemélyzetre - hívta fel a figyelmet a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) hétfőn az MTI-nek küldött közleményben.
2019. 07. 29. 14:00
Megosztás:
Hozzászólások:

A következő másfél évben 500 milliárd forintos adócsökkentés valósulhat meg

A következő másfél évben 500 milliárd forintos adócsökkentés valósul meg, ami jelentősen könnyíteni fogja a gazdálkodók és a magánszemélyek életét - mondta Izer Norbert, a Pénzügyminisztérium (PM) adóügyekért felelős államtitkára pénteken Budapesten, sajtótájékoztatón.
2019. 07. 27. 13:30
Megosztás:
Hozzászólások:

Szabálytalanságok és tévhitek lengik körül a munkaidőkeret alkalmazását

Tipikus hibának számít, ha a munkáltató elmulasztja tájékoztatni a munkavállalókat a munkaidőkeret kezdő és/vagy befejezési időpontjáról, vagy csak szóban hangzik el az információ. Azzal is gyakran lehet találkozni, hogy a munkaadó az utolsó pillanatban módosítja az adott napra vonatkozó munkaidő-beosztást. Homály fedi azt a jogszabályi lehetőséget, hogy a munkavállaló is kérheti a közölt munkaidő-beosztás módosítását. A tapasztalatok azt mutatják, hogy kevés munkavállaló tud csak arról, hogy egy családi eseményen való részvételi szándékát vagy a szabadság kiadására vonatkozó igényét – csípőből való elutasítás helyett - munkaadójának mérlegelni kell. Azt is jó tudni egy munkavállalónak, hogy alanya lehet egy bújtatott munkaerőkölcsönzésnek, de ez a kirendelés nem járhat számára aránytalan sérelemmel.
2019. 07. 24. 13:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Csoportos társasági adóalanyiság: figyelmen kívül hagyhatók a transzferár-szabályok?

A csoportos társasági adóalanyiságban résztvevő társaságok között végrehajtott ügyletek tekintetében főszabály szerint ugyan nem alkalmazandók a társasági adótörvény tételes transzferár-módosítási és dokumentációs szabályai, mégis felmerülhetnek továbbra is transzferárazást érintő kötelezettségek.
2019. 07. 24. 12:00
Megosztás:
Hozzászólások:

Csökkent az adóparadicsomokban bejegyzett cseh cégek száma

A Bisnode tanácsadó társaság legfrissebb adatai szerint mintegy 12 400 cseh cég van bejegyezve az adóparadicsomokban, ami 2011 óta a legalacsonyabb szám. Az idei első fél évben 405 cseh cég hagyta el az adóparadicsomokat, ami rekordot jelent - közölte a Bisnode pénteken Prágában.
2019. 07. 19. 11:00
Megosztás:
Hozzászólások: