Felhasználatlan adatok a cégeknél

Még mindig hatalmas mennyiségű vállalati információ található szöveges dokumentumokban és prezentációkban, grafikákon, e-mailekben, hangfájlokban, videókban, weboldalakon, valamint különféle irodai szoftverekben. Az adatok strukturálatlannak minősítése nem jelenti azt, hogy azok híján vannak bármiféle rendezettségnek, inkább arról van szó, hogy nem illeszkednek adatbázisba vagy nem részei a vállalat relációs adatmodelljének.
 
Az adatbázison kívül tárolt adatok az oroszlánrészét képezik az összes vállalati információnak. A rengeteg strukturálatlan adat és tartalom miatt a tudásmunkások el vannak zárva azoktól az információktól, amelyekre szükségük lenne a produktív működéshez. Ilyen strukturálatlan dokumentumok lehetnek például a hitelkérelmek, a biztosítási kárigények, a hallgatói tesztek vagy az álláspályázati űrlapok. Ezeket a papír alapú információkat be kell vinni az üzleti rendszerekbe, gyakran azonban strukturálatlanok maradnak.

A kihívás
 
Nem csupán sok strukturálatlan adat található a szervezeteknél, az új adatok létrejötte soha nem volt még ilyen megosztott, és egyre gyorsabb ennek az információnak a mozgása a hálózatok és tárolóeszközök között.
 
A strukturálatlan adatok felügyelete kivételesen fontos, ha egy vállalat növelni akarja a hatékonyságot – valamint csökkenteni a tárolási és a megfelelési költségeket. Ez a feladat fájdalmasan nehéz volt eddig azon jelentős idő-, erőforrás- és költségigény miatt, amely a hatalmas mennyiségű adat manuális beviteléhez, feldolgozásához és rendszerezéséhez szükséges. Ráadásul ez a folyamat nem csak időt rabló, hanem hibázásra hajlamos is.
 
Ez a munka magától nem lesz könnyebb. A strukturálatlan vadállat ketrecbe zárására tett legjobb erőfeszítések ellenére is ennek a fajta adatnak a mennyisége egyre csak növekszik. A Gartner elemzőinek becslése szerint a strukturálatlan adatok hatalmas mértékben, 800 százalékkal nőnek majd az elkövetkező öt évben.
 
Ez valódi kihívást jelent azon szervezetek számára, amelyek automatizálásra és üzletmenetük jobb megértésére törekszenek, fel akarják kutatni, hogy mit hoz a jövő, valamint gyorsan kívánnak reagálni a kockázatokra és lehetőségekre. Ha a vállalatok nem rendelkeznek a megfelelő szoftverrel az ezekre a tartalomkezelési problémákra való felkészüléshez, itt az ideje, hogy elkezdjenek csinálni valamit ezzel kapcsolatban.
 
A „Digitalizálni mindent” megközelítés
 
Súlyosbítja a helyzetet, hogy a vállalati folyamatok nagy része strukturálatlan információként az alkalmazottak fejében található, és nincs szisztematikus megközelítés a bevitelre, felügyeletre, kommunikációra, mérésre és fejlesztésre vonatkozólag. Amikor maguk a munkafolyamatok strukturálatlanok, a munkavállalók napról-napra történő viselkedéséből hiányzik az összetartás és a hatékonyság.
 
Sok vállalat számára a reflexszerű reakció erre a helyzetre megpróbálni minden információt digitalizálni, és megőrzésre eltárolni. Ez azonban nem oldja meg a strukturálatlan adatok problémáját, sőt, még ronthat is a helyzeten. Ha ugyanis ezt az információt nem címkézik meg és katalogizálják megfelelően, a bevitt tartalmakat manuálisan kell átböngészni, valahányszor valaki meg akar találni valamit.
 
Napjaink információ által vezérelt környezetében annak a módja, ahogyan feldolgozzuk a kritikus adatokat, felépítheti, de le is rombolhatja vállalkozásunkat. Ha jól csináljuk, aranyra lelünk. Egyetlen rossz adatbevitel, és időt, pénzt, vásárlókat veszíthetünk. Ezért kritikus fontosságú megszerezni a megfelelő információt, és eljuttatni azt a megfelelő embereknek, a megfelelő időben, a megfelelő formátumban.

A strukturálatlan adatok felszámolása
 
A létfontosságú elem az intelligencia és az automatizálás bevezetése az adatbeviteli folyamatba. Ekkor ahelyett, hogy tovább növelnék a strukturálatlan adatok halmazát, a dokumentumok tartalmuk alapján rendeződnek, a kritikus információ pedig szövegösszefüggése alapján kiemelődik, érvényesítődik és hézagmentesen bekerül az alapvető üzleti alkalmazásokba és munkafolyamatokba.
 
A nagy pontosságú, intelligens adatbevitel egy csapásra strukturálttá változtatja a strukturálatlan adatokat. Mint ilyen, részévé válik egy adatmodellnek, amely indexelhető és integrálható.

Ráadásul ez a folyamat az adatbeviteli pontnál elvégezhető, még elosztott környezetekben is. Lehetővé válik egy végponttól végpontig terjedő információ-beviteli, -feldolgozó, -elosztó, -tároló és -visszakereső megoldás létrehozása. Ez pontos, automatizált és intelligens módon oldja meg a strukturálatlan adatok problémáját.

Következtetés
 
Ha ezt a megközelítést megfelelően és zökkenőmentesen valósítják meg, lehetővé válik a költséges, hibázásra hajlamos folyamatok átalakítása karcsúsított, bevételtermelő és értéknövelő műveletekké. Ezeknek a folyamatoknak az automatizálása révén a személyzetnek több ideje marad azokra a tevékenységekre, amelyek igazán számítanak – a vállalkozás bevételének és a vásárlói elégedettségnek a növelésére.
 
Hasonlóképpen a vállalaton belüli strukturálatlan információ mennyiségének csökkentésével könnyebbé válik hozzáadott értéket kivonni a tartalomból. Nem csupán az eljárások és munkafolyamatok lesznek jobban automatizáltak, hanem ugyancsak lehetővé válik a vállalati silókban lévő tartalom felkutatása, megtekintése és elemzése.