Hol tart most az e-számlázás?

Az e-számlázással kapcsolatos attitűd fontos versenyképességi tényező, mert időt és költséget takarít meg, ezenfelül jelentős mértékben megkönnyítheti a vállalatok közötti számlázási gyakorlatot is. A magyar vállalatok exporttevékenységének sikeressége, habár nem teljes mértékben a számlázás gyakorlatán múlik, az ezzel kapcsolatos digitalizáció és automatizáció ugyanolyan technológiai ugrás lesz, mint egykor volt a fax után az email. Ezért a Grant Thornton szakemberei szerint érdemes résen lenni, hogy mi várható a szabályozás tekintetében, hogy időben fel lehessen készülni a kihívásokra. A régió országainak ezzel kapcsolatos felmérését is ez motiválta, amely itt-ott meglepő eredményekkel szolgált.

2023: az e-számlázás éve lesz?

A magyarországi Grant Thornton Digitál üzletágának vezetője, Kóczé Péter a felmérés kapcsán elmondta, hogy arra voltak kíváncsiak, hogy az elektronikus számlázás kérdéskörében mennyire felkészülten és milyen új tervekkel vágnak a régió vállalkozásai a 2023-as évnek. Az ügyféloldali nézőpontok megismerésére egy kérdőíves felmérést végeztek a Grant Thornton hálózat közép-európai ügyfelei között. Hazánk mellett négy környező országban (Csehország, Horvátország, Lengyelország, Szlovákia), 19 különböző ágazatból, több száz céget kérdeztek meg. A válaszadó szervezetek együttesen több mint egymillió kimenő és bejövő számlát kezelnek évente. Az eredmények azt mutatják, hogy nemcsak Magyarországon, de a régió többi országában egyelőre még csak ismerkednek az e-számlázással.

Trendek: PDF nélkül nincs számlázás

Kóczé Péter úgy látja, hogy elindult a digitalizáció útján a régió, ám csak a pdf-ig jutott: a válaszadó cégek 83%-a elsősorban a pfd-számlát használja. Ugyancsak figyelmet érdemel a papíralapú számlázási gyakorlat, ami makacsul tartja magát, ugyanis a régiós cégek közel 40%-ánál még mindig előfordul a papíron kibocsátott számla.

Ehhez mérve az e-számlázás mondhatni gyerekcipőben jár, nem csak itthon, hanem a régióban is. Mindösszesen a megkérdezett vállalatok 11%-a használ valamilyen zárt rendszerben és sztenderd, strukturált, adatalapú elektronikus számlát. Ehhez képes magas azoknak a cégeknek az aránya (30%), akik a digitális formában kiállított számláikat feltöltik vagy feladják egy olyan rendszerbe, amely a számlák továbbításáért felel a vevő részére.

Az „ÁFA a digitális korban” elnevezésű uniós intézkedéscsomag egyik legnagyobb hatása várhatóan a struktúrált adatokat tartalmazó elektronikus számlák térhódítása lesz. Ez hosszabb távon a papír alapú számlák teljes megszűnéséhez és a nem PDF alapú elektronikus számlák szélesebb körű elterjedéséhez vezethet. A hagyományos PDF alapú e-számlák sem lesznek várhatóan változatlan formában használhatóak a következő évektől. A Grant Thornton kutatása alapján a társaságok jelentős részét érintik ezek a változások és számottevő kihívást fog nekik jelenteni az új szabályozásnak való megfelelés.

Érdekes részadat, hogy közel háromszor annyi magyar cég jelezte a papír alapú számlák használatát (52%), mint más régiós országban (például a lengyel cégek 18%-a).

Mit terveznek a vállalatok a következő 12 hónapban?

A következő egy évben leginkább a jogszabályban elvárt jelentések és bevallások előkészítését, valamint a fizetési kötelezettségek kezelését és követését szeretnék a megkérdezett cégek automatizálni (28-28%). Ez azért fontos a Grant Thornton szakembere szerint, mert habár most még a messzi távolba vész a kötelező e-számlázás uniós szintű 2028. évi bevezetése, az arra történő felkészülés egy nagyobb méretű vállalat esetében éveket is jelenthet.

Kóczé Péter szerint „rossz stratégia a Pató Pál úr féle hozzáállás ebben a kérdésben, ugyanis komoly adminisztrációs és informatikai szervezést igényel egy nagy szervezet átállítása. Természetesen nem arról van szó, hogy már holnap ezen kellene dolgozni, lévén még van 5 év, de számos olyan hozzáadott értéke van az automatizált számlázásnak és e-számvitelnek, ami jogszabálytól függetlenül versenyelőnyt jelent”. A szakember szerint érdekes ebből a szempontból a kutatás azon eredménye, miszerint a megkérdezettek majdnem 2/3-a a vevőminősítést, az ellenőrzést és a kockázatelemzés automatizálását ellenzi, holott pont ezek jelentenének pluszokat egy elektronikus számviteli rendszer bevezetésében.

Az „ÁFA a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomag közösségi szintre emeli a valós idejű számla-adatszolgáltatásokat azáltal, hogy egyrészt egységesíti ezek szerkezetét, másrészt pedig a nemzeti adóhatóságokat is kötelező adatszolgáltatásra kötelezi. Ezáltal megnyílik a lehetőség a strukturált adatokat tartalmazó közösségi értékesítések elektronikus számláinak automatizált és teljes körű ellenőrzésére. Ebben a környezetben kulcsfontosságú lesz a vevők ellenőrzése még azelőtt, hogy a cég számukra számlát bocsátana ki. A vevőminősítés, ellenőrzés és kockázatelemzés lényegesen egyszerűbben és gyorsabban elvégezhető, ha azokat automatizmusok támogatják.

Jelenleg általánosságban elmondható, hogy a következő 1 évben a cégek harmada nem tervez semmiféle, a számvitel automatizációjával kapcsolatos fejlesztést.

Ezzel együtt bíztatónak tűnik, hogy a preferenciák pozitív trendeket vetítenek előre:

- általános vélekedés, hogy fontos, hogy a kibocsátott számlák minél kevesebb kézi közreműködéssel jussanak el a vevőikhez,
- a megkérdezettek 43%-a nyilatkozott úgy a régióból, hogy már rendelkeznek a valamilyen automatizációs támogatással,
- 30% azok aránya is, ahol ez még nem megoldott, de a következő 1 évben ezt fejleszteni szeretnék,
- A válaszadók 40%-a nyilatkozott úgy, hogy a bevallások előkészítése már automatizációval támogatott és 28%-a tervez fejlesztéseket a következő egy évben ezen a téren.

Mennyire is nehéz a papír?

Az eredmények alapján továbbra is súlyos terhet jelent a vállalatoknak: jelenleg az öt ország megkérdezett vállalatainak 70%-a befogad papír alapú számlát – gondolhatjuk, hogy ez egyfelöl kényszer is, hiszen, ha a partnerek ilyeneket küldenek, akkor nem küldhetik vissza. Ez az arány Magyarországon 84%. Ehhez kapcsolódóan jó hír, hogy a magyar válaszadók valamivel magasabb arányban (53%) használnak már most programozott megoldásokat bevallásaik előkészítésére.

Adatoktól függetlenül azonban fontos szempont a felkészülés: ma még messze van a 2028. év, amikor a jelenlegi szabályozási tervek szerint kötelező lesz az e-számlázás az uniós vállalatok számára, azonban érdemes előre tervezni: egyrészt költség oldalon, hiszen a több év múlva lehetséges, már drágább lesz ugyanaz a beruházás, másrészt az e-számlázásnak már most olyan kézzelfogható előnyei vannak, amelyek értéket képeznek a mindennapi működés során.