Könyvelő: Milliós csapdák leselkednek a kisvállalkozókra
A magyar gazdasági környezetben a könyvelő szerepe messze túlmutat az adatrögzítésen. A cégvezetők többsége elvárja, hogy könyvelőjük egy személyben legyen jogász, adótanácsadó és adminisztrátor is – ennek a sokrétű elvárásnak próbálnak a könyvelők nap mint nap megfelelni.
„Bár a könyvelő a cégtől kapja a fizetését, a gyakorlatban az »államnak« dolgozik, betartatva a jogszabályokat és az adókörnyezetet” – fogalmazott az Energens Expert Könyvviteli és Tanácsadó Kft. ügyvezetője. Hozzátette: ez azonban csak akkor tűnik így, ha a könyvelőt kizárólag kötelező adminisztrációként kezelik. Ha a cégvezető a könyvelő által biztosított naprakész információkra támaszkodva hozza meg döntéseit, akkor a könyvelés valódi üzleti értéket jelenthet a vállalkozás számára.
Farkas Boglárka szerint a sikeres együttműködés kulcsa a proaktivitás.
„Azok a cégek tudnak leggyorsabban fejlődni, ahol a vezető nem utólag kérdez, hanem minden jelentős döntés, beruházás vagy létszámbővítés előtt konzultál a könyvelőjével.”
A foglalkoztatás rejtett csapdái
Jellemzően a bérszámfejtés és a munkaügy területén merülnek fel a legváratlanabb terhek a hazai mikro- és kisvállalkozásoknál. A szakértő egy gyakori példával szemléltette: a gyermekvállalás miatti távollét ideje alatt a munkavállaló szabadsága tovább halmozódik. Amikor a kismama visszatér, a munkáltatónak ezt a felgyülemlett szabadságot ki kell adnia vagy ki kell fizetnie, ami akár több hónapnyi bérköltséget is jelenthet úgy, hogy a munkavállaló ez idő alatt nem termel bevételt. Ha pedig a felek végül elválnak egymástól, a távollét időszaka a munkaviszony hosszába is beleszámít, ami a végkielégítés összegét is növelheti. Egy ilyen helyzet akár több millió forintos költséget is jelenthet a vállalkozás számára.
Kevésbé ismert szabály az is, hogy betegség esetén az első 15 nap úgynevezett betegszabadságnak számít, amelyre a munkavállaló a bére 70%-át kapja meg, és ezt teljes egészében a munkáltató fizeti. Ha a betegség ezen túl is fennáll, akkor a munkavállaló táppénzre kerül. Ilyenkor a kifizetés egy részét már az állam állja, de a táppénz egyharmadát továbbra is a munkáltatónak kell megfizetnie. A rendszer részletei ennél jóval összetettebbek, de már ez az alaphelyzet is jól mutatja, hogy egy hosszabb betegség – azon túl, hogy a kieső munkavállaló helyettesítését is meg kell oldani – milyen váratlan költségeket jelenthet egy vállalkozás számára.
A „céges pénz” nem magánvagyon
Farkas Boglárka tapasztalatai szerint a vállalkozások működésében gyakori probléma, hogy a cég és a tulajdonos személyes pénzügyei nem különülnek el kellően. Sok vállalkozó ezt meglehetősen lazán kezeli, és a céges számláról kivett pénzek mögött gyakran nincs egyértelműen dokumentált jogcím.
„A vállalkozás pénze nem a tulajdonos pénztárcája: minden kivett forint mögött jogcímnek és dokumentációnak kell állnia. Sok vállalkozó hajlamos a bankszámlára érkező bevételt azonnal saját pénzeként kezelni, miközben abból még adót, járulékokat és egyéb kötelezettségeket kell fizetni. Ha ezekre nincs előre félretett fedezet, az könnyen likviditási problémákhoz vezethet az adófizetési határidők közeledtével, és komoly kockázatot jelenthet egy ellenőrzés során is” – magyarázta a szakértő.
Egyéni könyvelő vagy könyvelőiroda?
Farkas Boglárka szerint a mikrovállalkozások egyik legnagyobb kockázata az egyszemélyes könyvelői szolgáltatás, illetve annak kiesése.
„Betegség vagy haláleset esetén akár a cég adataihoz való hozzáférés is megszűnhet, ami súlyos büntetéseket vonhat maga után, hiszen a felelősség minden esetben a céget terheli. Egy legalább ötfős csapattal dolgozó iroda ezzel szemben helyettesíthetőséget és adatbiztonságot garantál.” Hozzátette: ha valaki saját, belső munkatárssal szeretné elvégeztetni a könyvelési és munkaügyi feladatait, akkor legalább háromfős csapat kialakítását javasolja a kockázatok csökkentése érdekében.
Az ügyvezető kiemelte, hogy az adminisztrációt nem „szükséges rosszként”, hanem a növekedés támogatójaként kellene felfogni.
„A könyvelő ma már nem egyszerű adminisztratív szereplő, hanem a vállalkozás egyik legfontosabb szakmai partnere. Éppen ezért a cégvezetőknek érdemes tudatosan és felelősséggel megválasztaniuk, kire bízzák ezt a feladatot” – hangsúlyozta Farkas Boglárka.
A szakértő szerint a modern könyvelés már nem csupán a múlt eseményeit rögzíti: a rendszeres, naprakész adatfeldolgozás lehetővé teszi, hogy a vállalkozók aktuális információk alapján hozzanak döntéseket, és időben felkészüljenek a pénzügyi vagy jogszabályi változásokra.
