Mikor túlárazott egy szerződés? Így működik az átvilágítás

Nem ellenőrzés, és nem is audit

A vállalati gyakorlatban az átvilágítás nem azonos sem az ellenőrzéssel, sem az audittal. Az ellenőrzés alapvetően azt vizsgálja, hogy a működés megfelelt-e valamely előre meghatározott követelménynek, például jogszabálynak vagy belső szabályzatnak. Az audit meghatározott szakmai standardok és módszertan alapján nyújt bizonyosságot egy adott információ, rendszer vagy folyamat tekintetében.

Az átvilágítás ezzel szemben egy meghatározott cél érdekében végzett, strukturált tényfeltáró és értékelő folyamat, amely vezetői, tulajdonosi vagy üzleti döntésekhez tár fel és rendszerez információkat.

Lehet döntéstámogató, például vállalatfelvásárlás, finanszírozás vagy beruházás előtt, és lehet tényfeltáró, amikor a már megtörtént működést vizsgálják. A közbeszédben jelenleg elsősorban ez utóbbi került előtérbe.

„A professzionális átvilágítás célja nem a hibák felkutatása, hanem a társaság működésének objektív és tényszerű értékelése. Az adatok és dokumentumok elemzésével átfogó kép adható a vállalat helyzetéről, a releváns kockázatokról, valamint az ezekből fakadó üzleti, vezetői és tulajdonosi döntési szempontokról.” – mondja Siti Johanna, a BDO Business Advisory Services vezetője.

Mit vizsgálnak egy vállalatnál?

Nincs két teljesen azonos átvilágítás. A vizsgálat tárgyát és mélységét a társaság működése, az átvilágítás célja és az azonosított kockázatok határozzák meg.

A pénzügyi vizsgálat például nem egyszerűen a bevételek és költségek összegzését jelenti. A kérdés az, milyen gazdasági folyamatok állnak a számok mögött. Ha egy társaság külső szolgáltatásokra fordított költsége rövid idő alatt jelentősen nő, miközben tevékenysége lényegében változatlan, az indokolhat további vizsgálatot. A költségnövekedés ugyanakkor önmagában még nem jelent problémát: állhat mögötte piaci áremelkedés, új feladat vagy megváltozott szolgáltatási tartalom is.

„A szembetűnő változásoknak sokféle oka lehet. A pénzügyi átvilágítás éppen abban segít, hogy kiderüljön, dokumentálható üzleti ok, egyszeri hatás vagy tartós működési kockázat áll-e mögöttük” – teszi hozzá Burján Ákos (képünkön lent), a BDO Due Diligence Services vezetője.

Kiemelt terület lehet a beszerzés és a szerződésállomány vizsgálata is. Ilyenkor nemcsak azt érdemes megvizsgálni, hogy egy beszerzés formálisan szabályos volt-e, hanem azt is, hogyan választották ki a beszállítót, volt-e tényleges verseny, hogyan alakult ki az ár, és dokumentálták-e megfelelően a döntést.

Önmagában például nem probléma, ha egy társaság hosszú ideje ugyanattól a szolgáltatótól vásárol. Kockázatot jelezhet viszont, ha évek óta nem történt piaci összehasonlítás vagy versenyeztetés, és a társaság nem tudja alátámasztani, hogy az alkalmazott ár továbbra is megfelelt a piaci viszonyoknak.

Mikor „túlárazott” egy szerződés?

A közbeszédben gyakran előkerül a „túlárazott szerződés” fogalma, szakmai szempontból azonban egy magas ár önmagában még nem bizonyít túlárazást.

Ha például egy tanácsadási szolgáltatás díja jelentősen magasabb egy látszólag hasonló szolgáltatásénál, vizsgálni kell a pontos szolgáltatási tartalmat, a szükséges szakértelmet, a teljesítési határidőt és a szerződéskötés időpontjában fennálló piaci körülményeket is. Az átvilágítás feladata annak megállapítása, hogy a különbségre van-e gazdaságilag indokolható magyarázat.

Hasonlóan fontos a partnerkockázatok vizsgálata. Ha például egy termelő társaság valamely kulcsfontosságú alapanyagának 80 százalékát egyetlen beszállítótól szerzi be, és nincs alternatív beszállítója, attól még a szerződés lehet kifejezetten kedvező. A koncentráció azonban jelentős működési kockázatot jelenthet.

Nem minden probléma szabálytalanság

Az átvilágítás fontos része a vállalatirányítás és a döntéshozatal vizsgálata is. Sok esetben ugyanis nem egyetlen rossz döntés jelenti a problémát, hanem az a rendszer, amelyben a döntések megszületnek.

Ha például egy társaság rendszeresen nagy értékű beruházásokba kezd egységes megtérülési elemzés nélkül, akkor nem feltétlenül az egyes beruházások minősítése a legfontosabb eredmény. Lényegesebb felismerés lehet, hogy maga a beruházási döntéshozatal nem biztosított megfelelő információt a vezetés számára.

Ugyanez igaz a működésre is. Egy vállalat működhet teljesen jogszerűen úgy, hogy közben indokolatlanul drágán, lassan vagy bonyolultan végzi a feladatait. Párhuzamos munkafolyamatok, túlzott adminisztráció vagy kihasználatlan kapacitások esetén nem feltétlenül felelősségi kérdésről, hanem fejlesztési lehetőségről beszélünk.

A jogi, megfelelési, informatikai és adatoldali vizsgálat szintén része lehet egy komplex átvilágításnak. A belső szabályzatoktól és aláírási jogosultságoktól kezdve a szerződéses kockázatokon és pereken keresztül egészen az informatikai hozzáférésekig számos terület jelezhet olyan hiányosságot, amely később pénzügyi vagy működési problémává válhat.

Mi történik, ha az átvilágítás feltár valamit?

Tegyük fel, hogy a vizsgálat során kiderül: egyes beszerzések árai jelentősen meghaladták az összehasonlítható piaci árakat, és a különbségre a rendelkezésre álló dokumentáció alapján nem található megfelelő gazdasági magyarázat. Ez szakmai értelemben egy megállapítás. A következő kérdés azonban az, hogy mi ennek a jelentősége, és milyen intézkedés indokolt.

A feltárt probléma vezethet szerződések felülvizsgálatához, beszerzési folyamatok átalakításához, belső kontrollok megerősítéséhez, szervezeti vagy személyi döntéshez, további célzott vizsgálathoz, indokolt esetben pedig jogi vagy hatósági eljárás kezdeményezéséhez.

Fontos ugyanakkor elválasztani a tényfeltárást a felelősség megállapításától. Az átvilágítás tényeket és kockázatokat tár fel és értékel. A szükséges intézkedésekről a vezetés vagy a tulajdonos dönt, a jogi felelősséget pedig az arra hivatott eljárás keretében lehet megállapítani.

„Egy jó átvilágítás eredményét nem az mutatja, hány hibát sikerült felsorolni. Az a fontos, hogy megértsük, mi történt, miért történt, mekkora kockázatot jelent, és mit kell másként csinálni a jövőben” – teszi hozzá Siti Johanna.

Nem a leghosszabb hibalista a cél

Egy tényfeltáró átvilágítás akkor tölti be megfelelően a funkcióját, ha nem előzetes feltételezések igazolására, hanem objektív helyzetértékelésre törekszik.

Ehhez nem elegendő a problémák felsorolása. Meg kell érteni azok okait és összefüggéseit, különbséget kell tenni kritikus kockázat és kisebb hiányosság között, és az eredményeket a meghozandó döntések szempontjából kell értékelni. Egy komplex átvilágítás végső eredménye ezért nem a lehető leghosszabb hibalista, hanem a lehető legpontosabb kép arról, hogy mi történt a vállalatnál, annak mi a jelentősége, és milyen döntések következhetnek belőle.