MAZARS: Gondolt már arra, hogy ellenőrizze partnerét?
A partnerek ellenőrzése nem egy egyszeri folyamat, hiszen már az ajánlatadási, szerződéskötés előtti szakaszban is szükséges ugyanúgy, mint a számla befogadásakor, számla kiegyenlítésekor, illetve mindaddig, amíg az üzleti kapcsolat fennáll.
„Minél korábbi fázisban el kell kezdeni a partnerek ellenőrzését, ugyanis a leendő partner cég kiválasztásakor a vállalatnak is kiemelt érdeke, hogy olyat válasszon, aki megbízhatóan teljesíti majd a szolgáltatásokat vagy termékértékesítéseket. A kezdeti partnerátvilágítást követően javasolt bizonyos időszakonként (a vállalati szektortól, piactól függően) rendszeresen ellenőrzést tartani. Érdemes több platformon utánanézni az ügyfélnek, hiszen minél szélesebb körben, módon dokumentáljuk a folyamatot, annál nagyobb eséllyel tudjuk kiszűrni a megbízhatatlan, esetlegesen adókijátszásban résztvevő társaságokat.” - javasolta H. Nagy Dániel, a MAZARS adóigazgatója.
Az üzleti ellenőrzési eljárás fogalmát az általános forgalmi adóról szóló törvény is hangsúlyozza, mind a számla kibocsátása, mind a befogadása során. Ugyanis biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig. A számlán minden esetben ellenőrizni kell, hogy a feltüntetett szolgáltatás, termékértékesítés kapcsán megfelelő mennyiséget és minőséget jelöltek-e meg, továbbá számla befogadásakor, kiegyenlítés előtt a fizetési igényt és a bankszámlaszámot is érdemes ellenőrizni. A számla áfa szempontból való kezelésekor pedig ellenőrizni kell a számla tartalmi elemeit is.
Milyen főnök lennél? Megmutatjuk!
A partnerek átvilágításához elérhető, ingyenes adatbázisok is rendelkezésre állnak, amelyek segíthetnek az ellenőrzési folyamatok végrehajtásához, íme pár javaslat, hogy hol és mit érdemes ellenőrizni:
1. e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban a vállalkozás hivatalos létezéséről győződhetünk meg, főbb adatait ellenőrizhetjük;
2. az adóhatóság adatbázisaiban további lényegi információk, adatok ellenőrizhetők, néhány példa az adatbázisok közül:
-megbízható adózók nyilvántartása,
-adóalanyok lekérdezése,
-adóhiányosok, hátralékosok, végrehajtás alattiak,
-törölt adószámok,
-alkalmazottakat bejelentés nélkül foglalkoztatók,
-köztartozásmentes adózók,
-nyomdai sorszámintervallumok igénylése és lekérdezése,
-jövedéki engedéllyel rendelkezők,
reklámadó nyilvántartás stb.;
3. adószámok ellenőrzése, hogy valós, érvényes adószámot adott-e meg részünkre a partner, különösen közösségi ügyletek esetében az áfa szabályokban bekövetkezett változások kapcsán is létfontosságúak;
4. milyen tevékenységei vannak a vállalkozásnak, van-e elegendő létszámú alkalmazottja, képes-e a vállalt szolgáltatás, termékértékesítés teljesítésére;
5. az online számla rendszerben a számlák hitelességének ellenőrzése - az adatszolgáltatás azokra a számlákra kötelező jelenleg, amelyek áfa tartalma legalább 100 ezer forint (ez a kör hamarosan bővül), - a partner online adatszolgáltatási gyakorlatának, esetleges adatszolgáltatási hiányosságainak észlelése;
6. beszámolók közzététele, beszámolókban szereplő adatok ellenőrzése;
7. partner ellenőrző weboldalakon elérhetők a társaság kapcsán az esetleges negatív események listája is (különösen hasznos, hiszen itt látható, ha bármilyen eljárás, végrehajtás van esetleg folyamatban, vagy történt a múltban a céggel kapcsolatban).
A fentiekre tekintettel érdemes átgondolni, hogy a vállalat jelenleg rendelkezik-e partnerellenőrzési folyamatokkal, azok belső szabályzatban rögzítve vannak-e, a folyamatok dokumentálása megtörtént-e.
„Az elvárt körültekintés bizonyítása kulcsfontosságú lehet egy adóellenőrzésben, vagy akár egy nyilatkozattételre való felszólítás során. A partnerellenőrzés dokumentálása ilyen esetekben alátámaszthatja a társaságunk jóhiszemű magatartását.” - hívja fel a figyelmet H. Nagy Dániel, a MAZARS adóigazgatója.
