Minél több az e-szám, annál jobb a számvitel

A számos vállalat és vállalkozó számára a mai napig mumusnak számító számlázás,  adatszolgáltatás, adóhivatallal történő információcsere gyakorlata hosszú távon alapjaiban  fog megváltozni: az Európai Bizottság bő egy hónapja terjesztette elő az „Áfa a digitális  korban” elnevezésű intézkedéscsomag tervezetét, amely gyökeresen átalakítja a  tagállomok számlázással és áfabevallással kapcsolatban alkalmazott digitális eszközeit,  megoldásait és elvárásait is, és megkezdődik az egyes tagország számviteli gyakorlatának  uniós szintű harmonizálása. Megváltoztatja például Magyarországon azt is, ahogyan  jelenleg az elektronikus számlákról gondolkodtunk: „Attól, hogy valaki elektronikusan,  PDF-ben állít ki számlát és emailen elküldi a partnernek, még nem lesz megbízhatóan  automatizálható a számlázás és könyvelés folyamata” – hívja fel a figyelmet Kóczé Péter,  a Grant Thornton üzleti- és adótanácsadó cég Digitális üzletágának vezetője.  

Búcsú a PDF-től?

A szakember szerint a vállalatok számviteli folyamatainak digitalizációja valójában a  meglévő adatvagyonnal történő hatékony gazdálkodást jelenti: az elektronikus átállás nem  merül ki az e-számlák digitális formában való előállításában és befogadásában.  

Az ún. HÉA (hozzáadottérték-adó) irányelv meghatározza az adóalanyokra és bizonyos nem adóalanyokra  vonatkozó kötelezettségeket. A HÉA általában véve valamennyi adóztatandó termékértékesítést vagy  szolgáltatásnyújtást végző adóalany által fizetendő. Ebből az irányelvből vezeti le minden ország a saját ÁFA  törvényét is.

A módosult HÉA irányelvekben többek között az elektronikus számla fogalmát is leszűkítik  azzal, hogy a jövőben csak a strukturált adatokat tartalmazó e-számlákat lehet  elektronikus számlának tekinteni (tehát amelyek feldolgozását közvetlenül automatizálni  lehet). Amennyiben ezek a javaslatok a jelenlegi formájukban kerülnek elfogadásra, akkor  nagyon sok PDF számla automatikusan ki fog esni ebből a körből, mivel hiába  elektronikusak, nem tartalmaznak elektronikusan feldolgozható, strukturált adatokat. Ez  pedig azt jelenti, hogy az új rendelkezések szerint a papíralapú számlákra vonatkozó  szabályok szerint kell azokat kezelni. Kóczé Péter hozzáfűzte, hogy „a koronavírus-járvány  nagymértékben hozzájárult a PDF formátumú számlák széleskörű alkalmazásához, hiszen lehetővé tette a fizikai érintés nélküli számlázást, amellett, hogy költséget és időt is  megtakarítottak a cégek. És nem utolsósorban az adóhatóság is elfogadta. Azonban az  uniós változás a tervek szerint a jövő évben életbe lép, amely értelmében ez a PDF-es  gyakorlat már nem minden esetben lesz elfogadható. Tapasztalataink szerint a gazdasági  élet szereplői erre még nincsenek felkészülve.”

A számlák új generációja

Az e-számlázás következő generációját az adatalapú, strukturált adatokból álló e-számlák  jelenthetik, amelyek abban különböznek a hagyományos e-számláktól, hogy nemcsak a  feldolgozásuk, de az előállításuk is automatizálható. A tanácsadó cég szakemberei úgy  látják, hogy a 2024-ben életbe lépő uniós szabályozás azoknak lesz jó, akik az adójogi-,  számviteli- és technológiai területek működését is összehangolják.

E-számvitel, mint versenyelőny  

A Grant Thornton úgy látja, hogy a közelgő változások vélhetően kihívásokat fognak  jelenteni a vállalatoknak, ugyanis a tanácsadó cég tapasztalatai alapján a meglévő,  hatályos számlakiállítási-számviteli szabályoknak történő megfelelés is problémákat okoz  számos esetben. Ezt támasztja alá a tanácsadó cég tavalyi évre vonatkozó, saját  ügyfélkörében végzett kutatása is, amely során a következő ügyekben jártak el:  

- 110 ezer lekért számla
- 45 ezer megvizsgált számla
- 19 ezer megtalált hiba/eltérés
- 16 ezer lekért NAV hibaüzenet
- 3 ezer technikai érvénytelenítés
- 22 ezer utólag beküldött számla.

A Grant Thornton úgy látja, hogy a jövőben várható (és 5 éves távlatban kötelezően  alkalmazandó) vállalati számviteli modernizáció és digitalizáció inkább versenyelőnyt jelent  a vállalatoknak. A változás része az is, hogy fokozódik a kétirányú információ-áramlás és a vállalatok gazdálkodásában/pénzügyi folyamataiban még több segítséget kaphatnak az  adóhivataltól, hiszen már most is a hatékony partneri együttműködés kialakítása a cél.  

Czöndör Szabolcs, a NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatóságának főosztályvezetője elmondta, hogy várhatóan 2024. január 1-jétől életbe lép az az uniós szabályozás első  csomagja, csak az e-számlára vonatkozóan. Az uniós tervek szerint 2028-ig pedig minden  tagállamban kötelező, egységes adatalapú e-számlázás kerül bevezetésre. A jövőt jelentő  e-számlázással kapcsolatban érdemes tudni, hogy az új megoldások között egy figyelemre  méltó alternatívát jelenthet Magyarországon a mindenki számára elérhető és gyakorlatilag  ingyenes NAV e-számla szolgáltatás, ami egy adatalapú e-számla.

Mindemellett az adózóknak lehetőséget biztosítanak az e-áfa bevallásra is (tehát ez nem  lesz kötelező), amely jelentős adminisztrációs könnyítést is jelent, tehát például az  számlánkénti összesítő jelentés kitöltését is elfelejthetjük.  

A NAV főosztályvezetője kiemelte, hogy az e-áfa bevezetése is elég egyértelmű célok  mentén történik, azaz, hogy megakadályozzák, hogy hibás bevallás kerüljön beküldésre és  ezáltal segítsék a jogkövetést.

Kóczé Péter megjegyezte, hogy a NAV nem teljeskörű megoldásokat fejleszt a vállalati  pénzügyi-számviteli folyamatok digitalizációjához és automatizációjához, hanem  adatkapcsolati lehetőséget biztosít a célszoftverekhez. Mindez azt eredményezi, hogy a  jogszabályi megfeleléshez a vállalatoknak olyan megoldásban célszerű gondolkodniuk,  amely biztosítja az automatizációt a feldolgozás és archiválás terén is. Ez valódi  költségcsökkentést eredményez, rövidebb átfutási időt jelent, megbízható adatokat nyújt  és mindezeken felül a vállalati adatvagyon biztonságát is garantálja.  

Kóczé Péter tapasztalatai alapján „ez az adójogi-, számviteli- és technológiai területek  összehangolásán, testreszabásán keresztül érhető el, hogy a jogszabályi megfelelés mellett  valóban versenyelőnnyé és értékké váljon az adó- és számviteli automatizáció” – véli a  szakember.

A szakértőnek az e-számlázásra történő felkészüléshez a következőkre hívja fel a  figyelmet:

1) NAV válaszüzenetek rendszeres kiértékelése: fontos visszajelzéseket tartalmaz arra  vonatkozóan, hogy miben kell fejlődnie a vállalatnak  
2) Adatszolgáltatási megoldás auditálása: értékes visszajelzéseket kaphatunk, akár  szakember bevonásával, hogy kielemezze, hogy hol a hiba a folyamatokban  3) Üzemzavarokat követően fokozott figyelem: az üzemzavar minden vállalkozás  rémálma, kiváltképp az adózási folyamatokban, ezért kritikus fontosságú ennek  vizsgálata  
4) Adatharmonizáció, ellenőrzések (automatizálva): a NAV és adott cég  számlázóprogramjában lévő adatok egyeztetése
5) Adatszolgáltató modul lecserélése  

A Grant Thornton szakembere úgy látja, hogy mint az általában az uniós jogszabályok és  intézkedéscsomagok bevezetésénél szokott történni, az elképzelt koncepció gyakorlatba  ültetése számos kihívást tartogat a vállalatok számára: a leghétköznapibb példa erre az  informatikai architektúra működése az előadó-vevő-adóhivatal között. A tanácsadó cég  saját fejlesztésű InvoiceProxy fejlesztése erre is megoldást kínál, tehát már a nulladik  lépésben gördülékeny tud lenni az átállás.