Nagy változások jöhetnek a számlázási és áfabevallási gyakorlatban

Az uniós irányelv-tervezet célja a tagországok számviteli gyakorlatának uniós szintű harmonizálása. A javaslatcsomag egyelőre nem végleges, folynak még róla a tárgyalások. Ha tervezett időpontban, 2024-ben valóban életbe lépnek a változtatások, minden számlát kiállító céget és magánszemélyt érinteni fognak majd. A csomag hazai hatályba lépésével a vállalkozásoknak kötelező lesz mind az elektronikus számla kiállítói és befogadói oldalon strukturált adattal kiállítani az e-számlát.

Kell-e félni a 2024. január elsejétől?

Az egyik változás a beleegyező nyilatkozat eltörlése. Jelenleg az eladónak és a vevőnek az elektronikus számlázásban előzetesen meg kell állapodnia. Ha a beleegyező nyilatkozatot eltörlik, akkor az azt is jelenti, hogy minden vállalkozásnak fel kell készülnie az elektronikus számlák befogadására, tárolására. 

Bár sok magyar médiumban megjelent, hogy 2024 január elseje után csak strukturált adattal ellátott e-számla fogadható be, ezt semmilyen releváns forrás nem támasztja alá. Fontos tisztázni, hogy az Európai Unió „Áfa a digitális korban” javaslatcsomagját még nem fogadták el az unióban sem.

Az elfogadása után sem lesz automatikusan kötelező érvényű a tagállamok vállalkozásai felé, mivel a számlázási szabályokat a tagállamok továbbra is saját hatáskörben fogják alakítani. Tehát a magyar parlamentnek is döntést kell majd hoznia valamikor ősszel legkorábban, hogy mit és mikor valósít meg a ViDA javaslatcsomagból. 

Jelentős eltérések vannak az EU tagállamaiban a számlakiállítás és befogadás digitalizáltságában. Bizonyos országokban nincsen semmilyen állami platform és jelentési kötelezettség sem, más országokban pedig teljes adatjelentési kötelezettség van érvényben. 

Magyarországon - az EU tagállamai közül az elsők között - a ViDA által is megfogalmazott gazdaság fehérítő és digitalizációt erősítő számlajelentési kötelezettség már jóval korábban megfogalmazódott és bevezetésre került. 2018. július elsejétől több lépésben bevezetett online számla-adatszolgáltatás, azaz a NAV Online Számla rendszer megteremtette a strukturált számlaadat csere lehetőségét, valamint kiemelkedő hatékonysággal járult hozzá a gazdaság fehérítéséhez és az áfabevétel növeléséhez. Itthon is lesznek változások ellenben kifejezetten valószínűtlennek tartjuk, hogy olyan formai vagy technikai változások kerüljenek kommunikálásra, amelyek 2024 elejétől életbe lépnének” – foglalta össze Éger István, a Unifiedpost Hungary country managere. A szektor folyamatos dinamikus változásai állandó figyelmet kívánnak. Az adóügyi digitalizáció, nemzetközi e-számla megfelelés kihívást jelent minden külpiacon is tevékenykedő vállalkozás számára. 

Érdemes kiszervezni a feladatokat

Minden vállalkozásnak az új szabályozásnak megfelelő, hatékony elektronikus számlázási folyamatokat kell kialakítania. A legtöbb vállalkozás számára a számlakezelés szükséges rossz: frusztráló, költséges és időigényes folyamat. Ráadásul a jól ismert, kézi, hagyományos számlakezelés mellett a hibák elkerülhetetlenek, ami még több időt és költséget emészt fel.

Az egyik lehetőség a szektor változásainak és követelményeinek lekövetésére a belső fejlesztés, egy saját rendszer létrehozása. Ez akkora horderejű digitalizációs projekt, aminek a kimenetele mindenképpen bizonytalan. A másik lehetőség elektronikus számla szolgáltató igénybevétele, amit a legtöbb nagyvállalat, vállalkozás is választ. Az e-számlázás segíti a vállalkozások számlázási folyamatait, ennek automatizálását és a manuális adminisztrációs és pénzügyi feladatok csökkentését. Itt sem mindegy azonban, milyen szakértőhöz fordulunk.

„Termékünk, a Collect nagy mennyiségű elektronikus számla fogadásában segíti a vállalkozásokat. A megoldás nem csak villámgyors, garantáltan hibamentes is. A használata előtt nem szükséges fejlesztés, mivel kompatibilis az ERP és a könyvelési rendszerekkel. Mivel a teljes folyamatot automatizálja, néhány perc alatt teszi lehetővé a számlák fogadását, feldolgozását. Új, 2023-ban fejlesztett MI-alapú funkciója pedig a küldő és a fogadó hatékony összekötésére szolgál” – árulta el Éger István.

Mit tegyenek a nemzetközi piacon is aktív vállalkozások?

A nemzetközi e-számlázásra valamilyen formában mindenképp hatással lesz a most zajló szakpolitikai folyamat, de a változás mértéke és időbelisége a tagállamokon is múlik majd. Uniós szinten jelenleg nincs két egyforma ország, formátum, rendszer, digitális fejlesztési fok az e-számlázásban. A Bizottság célja a ViDA javaslatcsomaggal egységesíteni és átjárhatóvá tenni a rendszereket, felgyorsítani a digitális tranzakciós folyamatokat.

Bármit is hoz magával a javaslatcsomag, az e-számla és e-dokumentum automatizálással a vállalkozások nyernek. Automatikus és digitális számlakiállítással és feldolgozással a papíralapú dokumentumkezelés sérülékenységi pontjai kiküszöbölhetők, a jogosultság és hozzáférés szabályozhatók.