Van még mit javítani az ERP rendszereken
Közzétette éves jelentését az ERP rendszerek és a felhasználók kapcsolatáról a Prescott Csoport egyik tagja, a Panorama Consulting Solutions. A nem reprezentatív, de 64 ország 246 cégét összefoglaló felmérés törekedett eltérő vállalkozásokat megszólítani, így a válaszadók között vannak kis- és nagyvállalatok, termelő, szolgáltató vállalkozások egyaránt az ipar és a társadalom minden területéről − ismertette a kutatást Czermák András, az egyik legnagyobb hazai ERP szakértő cég vezetője. Az LLP Dynamics igazgatója hozzátette, nem csak a felmérés mintája, de a feltett kérdések is alátámasztják, hogy a készítők tényleg az ügyfelek véleményére voltak kíváncsiak.
Az első pontban megkérdezték a cégeket, elégedettek-e szoftverválasztásukkal, amire 81 százalékuk válaszolt igennel. Ugyanezt a kérdést feltették az egyes, főbb szoftverfunkciókra is, ahol a leginkább szimpatikus vonásoknak a könnyű használat és a bevezető szolgáltató cégek munkája bizonyult, míg a legtöbb probléma az implementáló cég ügyfél számára készített jelentéseiből és a harmadik fél megoldásainak bevonásából fakadt.
Egy kérdésből kiderül, hogy az ERP rendszerekbe épített üzleti folyamatok az esetek 41 százalékában jelentős mértékben módosítják a vállalat működését, míg a fordítottjára, vagyis hogy a szoftvert igazítsák a vállalat folyamataihoz, csak 27 százalékban van példa. Ennél komolyabb probléma viszont, hogy a megkérdezettek 63 százaléka bonyolultnak (48%), vagy nagyon bonyolultnak (15%) találta a megvásárolt rendszer folyamatos megfeleltetését a szervezeti változásokhoz. Az teljes felmérésben jól látszott, hogy ez a jövő fejlesztéseinek egyik legfontosabb iránya. Sok idő, pénz, energia, amíg egy cég rendszere minden szempontból tökéletesen működik, amit a szervezet jelentősebb változásai pár nap alatt felboríthatnak. Ehhez kell a vállalatirányítási rendszereknek minél hamarabb alkalmazkodnia.
A bevezetés metodikája tekintetében magasan a big bang (34%) módszer győzött, vagyis hogy az összes modult egyszerre indítsák és vezessék be. A felhasználók 57 százaléka azonnal átáll az új rendszerre és lekapcsolja a régit, míg a többiek egy ideig még párhuzamosan futtatják a korábbi és az új megoldást. Az ERP rendszerek főbb hozadékait firtatva a válaszadók az első helyen (75%) az információk hozzáférhetőségét említették, ezt követte a javuló párbeszéd, az időmegtakarítás, a javuló ügyfélkapcsolatok, míg a csökkent működési (35%) és it (31%) költségeket csak az ötödik és hatodik helyen említették.
Érdekes kérdés, hogy a felhasználók az ERP rendszerüktől előzetesen elvárt előnyök mekkora részét tudták realizálni. 17 százalékuk 81-100% közötti beválásról beszél, 33 százalék mondta, hogy a várakozások 51-80 százalékban váltak valóra, 27 százaléknak csak 31-50 százalékban jött be, amit várt, míg 17 százalék várakozásai mindössze 0-30 százalékban teljesültek. Ez utóbbiak nagyon súlyos számok, amiken mindenképp el kell gondolkodnia az ERP szoftverek gyártóinak, de főleg az implementáló cégeknek, akik ezek szerint korrekt tájékoztatás helyett szándékosan vagy sem, de alaptalan reményeket táplálnak ügyfeleikben − kommentálta az adatot Czermák András.
A másik szomorú tapasztalat, hogy a bevezetések alig 43 százaléka maradt meg az előre tervezett költségkereteken belül, több mint felük többé vagy kevésbé, de túllépte azt, az átlagos túllépés mértéke 25 százalék. Erre szintén alkalmazni kell a már jól bevált garanciákat, mert minden más bizalmatlanságot szül még akkor is, ha a többletkiadások oka gyakran a megrendelő, aki menet közben bővíti, változtatja a projekteket. Látszik, hogy alaposabb előkészítésre van szükség. Mindenképp a szakértők felelőssége ugyanis, hogy az ügyfél valóban azt kapja, amire szüksége van. Ezt az LLP Dynamics-nál régóta valljuk, de ezek szerint a helyzet máshol még nem ilyen egyértelmű − mondta a szakember.
Az egyes projektek időtartamára vonatkozó kérdésből kiderül, hogy mindössze a projektek 46 százaléka készül el a tervezett időre, vagy annál előbb. A projektek 31 százaléka 0-25% közötti mértékben nyúlik túl az eredeti határidőn, de a bevezetések egytizede másfélszer annyi ideig tart, mint arra számítani lehetett.
Az ERP használat módjában még mindig magasan vezet (58%) a saját tulajdon, vagyis amikor a rendszert és az összes, azt kiszolgáló gépet megvásárolja a cég. Emellett azonban 21 százalékra kúszott fel a hosting, és 16 százalék a vállalatirányítási rendszerét szolgáltatásként veszi igénybe.
Kiderül még, hogy a többség nem épít be a rendszerébe harmadik féltől származó programokat vagy kiegészítőket, azonban a rendszerek zömét testre szabják valamilyen mértékben. Az alapkód 1-10 százalékos módosítása a legjellemzőbb (38%), míg 50% feletti módosítására mindössze a válaszadók 5 százalékánál volt példa. Hasonlóan ritka a teljesen átalakított, vagy egyéni fejlesztésű rendszer is, mindössze 4 százalékban jellemző.
A kutató cég rákérdezett az egyes modulok népszerűségére is. Nem meglepő, hogy a listát a pénzügyi modul vezeti, ezt a vállalatok 77 százaléka implementálta, de 62 százalékkal hasonlóan közkedvelt az értékesítést támogató modul is. A 14 elemzett modul közül a termékkonfiguráló alkalmazást (8%) és a Retail megoldást (15%) használják a legkevesebben.
A felmérés általános tapasztalata, hogy bár a szakértő cégek, így mi az LLP-nél is azt gondoljuk, hogy ma lehető legjobban jártunk el, az ügyfélben még sok kérdés, hiányérzet, esetleg csalódás maradhat. Mindezt megelőzendő minden, vállalatirányítási rendszerekkel foglalkozó cégnek különös gondot kell fordítania az előkészítésre és a projektek utógondozására, vagyis összességében az ügyfél kommunikációra. Meggyőződésem, hogyha erre figyel a szakma, akkor a felmérésben leírt problémák jelentős része megszűnik, hiszen az is kiderült, hogy a felhasználók szeretik az ERP megoldásokat, és még akkor is hasznosnak ítélték azokat, ha a bevezetés és üzemeltetés során érik őket csalódások − összegezte a felmérés tanulságait Czermák András.
