Az ERP rendszer nem csak a nagyok kiváltsága

Sok kis-és középvállalat gondolja úgy, hogy egy ERP bevezetése túlságosan komplex és költséges feladat, ezért csak akkor vezetnek be vállalatirányítási rendszert, amikor a külső környezetük rákényszeríti őket, vagy amikor az ERP hiánya már az üzletfolytonosságot veszélyezteti. Ugyanakkor profi vállalatirányítási rendszer nélkül a döntéshozatal inkább megérzések alapján történik, ez pedig csak egy ideig működik hatékonyan. Ahogy szaporodnak a rossz döntések, elkezd botladozni az üzlet. Sok esetben ilyenkor még nem egy ERP rendszerben látszik a megoldás, inkább csak egyes üzleti területeket támogató informatikai részmegoldásokat keresnek a vállalatok.

Honnan tudhatja egy cégvezető, hogy ERP rendszerre lenne szüksége?

- Nem kontrollálja a folyamatokat: a működés kézi vezérelt, az adatok szétszórtan állnak rendelkezésre offline táblázatokban, nincs egy valós idejű pillanatkép az üzleti adatokról, amikor szükséges lenne reagálni az csak elkésve történhet meg. Jelentős az adatminőség romlásának kockázata.
- Sok idő megy el az adatok keresésével: valós idejű adatokra lenne szükség az összefüggések ismeretéhez és a megfelelő döntések meghozásához.
- Nem tudja, merre és hogyan terjeszkedjen: nem látja, hol tudná elérni a legnagyobb profitot, így nehéz meghatározni az irányokat.
- Nem tudja kielégíteni az ügyfelek igényeit: folyamatosan nőnek a készletek, mégsem tudja időben kiszolgálni az ügyfeleket.
- Az alkalmazottak túl sokféle feladatot látnak el, ezért kérdéses a pontosságuk és a hatékonyságuk.
- Az alkalmazottaknak nem marad idejük a képzésre a munkájuk mellett.
- Csak rövid távon tudja tervezni a cash-flow-t.

„A vállalatirányítási rendszer szükségessége legtöbbször a terjeszkedéskor jön elő, hiszen egy a globális piacon jelenlévő vállalkozást már nehéz kézi vezérléssel és Excel-táblákkal működtetni. Ma már az ERP rendszer bevezetése nem olyan költséges, mint sokan gondolják, ráadásul a felhő alapú szolgáltatásokkal a rugalmasság is biztosítható, vagyis nincs szükség nagy kezdeti beruházásra, bármikor lemondható vagy módosítható a szolgáltatás.” – mondta el Wenczel Richárd, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior menedzsere.

Mire jó a sztenderdizáció?

Egy vállalkozás sikerének alapja minden esetben a versenyelőny, amit az innováció teremt meg. Egy ERP rendszer bevezetésénél, másképp kell kezelni a fő értékteremtő folyamatokat és az azokat kiszolgáló háttérfolyamatokat.

A háttérfolyamatokat érdemes sztenderdizálni, annak érdekében, hogy dinamikusan változtathatók legyenek amikor változnak az üzleti környezet elvárásai. Emellett a sztenderdizáció lényegesen leegyszerűsíti a digitalizáció és automatizáció megvalósítását és a támogató folyamatok kiszervezhetőségét, ezáltal segít abban, hogy az innovációra fókuszáljon a vállalat, így a sztenderdizáció az innováció motorja tud lenni.

„Egy sztenderd ERP bevezetés - mint beruházás - magasabb értéket teremt a vállalat számára, mint egy egyedi megoldás bevezetése. Pénzügyi szemmel nézve egy ERP beruházás esetében azt látjuk, hogy ha a rendszerben végzett egyedi fejlesztések költsége a bevezetéskor 1 egység volt, akkor az a következő 5 éves támogatási időszakban 2 egység lesz, majd egy upgrade-nél újabb 2-3 egység várható.” – tette hozzá Mayer Ádám, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior ERP tanácsadója.

Egy ideális ERP esetén a sztenderd megoldások a legjobb gyakorlatoknak megfelelően vannak kialakítva. Minél szélesebb körben alkalmazzák ezeket a sztenderd megoldásokat az ügyfelek, annál valószínűbb, hogy ezek a sztenderdek megfelelnek a legjobb gyakorlatoknak. Emiatt az ERP sztenderdizációs célokat a valódi felhő alapú ERP megoldások támogatják a legjobban, hiszen a hosszú távon fenntartható felhő alapú működés csak egy egységes platformon képzelhető el, ahol minden ügyfél ugyanazt a megoldást használja. A sztenderdtől eltérő egyedi igényeket pedig ettől elkülönülten, de integráltan kezelik.

Természetesen a sztenderd folyamatok nem alkalmazhatók minden esetben változtatás nélkül. Elsősorban csak akkor érdemes ezeket a folyamatokat alkalmazni, ha a sztenderd testreszabási eszközökkel az adott cégre tudjuk őket szabni. Ha egyedi fejlesztésre van szükség a legjobb gyakorlatok adaptálásához, akkor elveszítjük a sztenderdizálással elérhető költségcsökkentést.

Hogyan lesz sikeres egy bevezetési projekt?

Nemzetközi statisztikák szerint az ERP bevezetések ötöde sikertelen, illetve a cégek ugyanekkora része nem tudja megítélni a művelet sikerét, így ezeket szintén a kudarchoz sorolhatjuk, hiszen náluk nem jelentkeznek egyértelműen az előnyök. Ugyanakkor a többség esetében nem okoz csalódást a választott vállalatirányítási rendszer, a megkérdezettek 70 százaléka újra ugyanazt a megoldást választaná. Ebből arra következtethetünk, hogy a kudarc oka gyakran nem a kiválasztott rendszer képességeiben keresendő.

Azt nehéz megítélni, mitől lesz sikeres egy ERP projekt, de a tapasztalatokból az egyértelműen látszik, hogy ha a költségkeret nincs egyértelműen meghatározva, a bevezetés céljai homályosak, illetve az éles indulást követően nincsenek megfelelően visszamérve az eredmények, akkor jó eséllyel sikertelen lesz a beruházás.

A siker kulcsa elsősorban a fókuszáltság. A legfontosabb a célok megfogalmazása, a célok eléréséhez szükséges képességek meghatározása, az architektúra kialakítása és a felhasználói igények figyelembevétele - ezekkel sikeresen elkerülhetők a tipikus buktatók.