Eljött a visszaélések bejelentésének új korszaka – De miért fontos ez?

Mit jelent a whistleblowing?

A „whistleblowing” – avagy visszaélés-bejelentési eljárások alatt a szervezeteken belül történő, tisztességtelen magatartáshoz kapcsolódó tevékenységek az erre kijelölt csatornán történő bejelentését értjük.

A rendszerek kötelező kiépítése első ránézésre ez újabb költség a cégeknek, azonban az olyan problémák, mint a csalás, vesztegetés, korrupció, visszaélések, zaklatás, megfélemlítés, vagy más etikátlan magatartás mind olyan kockázatok, melyek – amennyiben felderítetlenek maradnak – pénzügyi és hírnévveszteséghez vezethetnek a vállalatok számára, így fontos, hogymegfelelő figyelmet kapjanak.

Az első és legfontosabb tényező a bejelentők megítélése és a velük szemben tanúsított magatartás. A társadalomban mára széleskörűen elfogadott nézet, hogy a szervezeten belüli visszaélések ellen küzdeni kell, sok szervezet azonban továbbra is árulóként tekint ezen személyekre és cselekedetükre megtorló magatartással felel. Ebből fakadóan csak az olyan hatékony, bizalmas és biztonságos visszaélés-bejelentési rendszerek működtetése szolgálhat pénzügyi és morális haszonnal a szervezetek számára, amihez a munkavállalók/partnerek bizalommal fordulhatnak, hiszen tudják, hogy az mind bejelentésüket, mind személyüket megfelelő módon fogja kezelni.

Jelenleg Magyarországon is gyerekcipőben jár még a visszaélések bejelentésének jogi szabályozása, ugyanakkor az Európai Unió már 2019-ben elfogadott egy irányelvet, melyet tavaly decemberig kellett volna a jogrendszerbe illeszteni. Számos tagállam – így Magyarország is – várhatóan 2022. év során tesz majd eleget ennek a kötelezettségének.

Most a 250 főnél nagyobb cégekre kell első körben alkalmazni a szabályokat, az 50-250 főt foglalkoztató vállalatok esetében 2023 decemberéig van idő a jogszabály kiterjesztésére. Az Irányelv értelmében közös minimumszabályokat szükséges meghatározni a visszaélést bejelentő személyek részére, meghatározták, hogy pontosan milyen alkalmazási területeken, mely személyek részére, milyen ügyekben, milyen körülmények között kell biztosítani az akár anonim bejelentési lehetőséget és előírja, hogy a megfelelő bejelentési csatornákat biztosítva, ezeket milyen módon működtetve kell biztosítani a bejelentők védelmét.

Milyen a hatékony visszaélés-bejelentés?

Több fontos elvárás van arra nézve, hogy kell kinéznie egy hatékony visszaélés-bejelentős rendszernek. Pszichológiai szempontból kulcsfontosságú a megbízhatóság és az anonimitás, hiszen ezekkel lehet arra ösztönözni a résztvevőket, hogy jelentsék a tudomásukra jutott törvénysértést vagy etikátlan magatartást. Jelenleg a jogi szabályozás hiányában bizonyos cégek belső rendszert üzemeltetnek erre a célra, mások független, harmadik személy által üzemeltetett bejelentős rendszert tartanak fenn. Ezeken túl a bejelentők fordulhatnak különböző állami szervekhez vagy végső esetben a médiához. Utóbbi persze a szervezet szempontjából már a legrosszabb eshetőség, hiszen nem tudja kontrollálni az eseményeket.

A bejelentőket akkor lehet az első két csatorna felé terelni, ha megteremtjük azok hatásosságát és a bizalmat a szereplőkben, hogy ne tartsanak az esetleges retorzióktól. A felmerült kételyeket úgy lehet a legkönyebben eloszlatni, ha a szervezet egy olyan támogató és megbízható felületet nyújt a bejelentés megtételére, ahol a bejelentő saját magát és az általa megtett bejelentést is egyaránt biztonságban érezheti. Azaz, ha a rendelkezésére áll egy olyan felület, amely egyrészt biztosítja a teljeskörű és időszerű kivizsgálást, valamint teljes anonimitást képes nyújtani a bejelentő kilétére vonatkozóan.

A vállalkozások számára versenyjogi szempontból is jelentős előnnyel járhat, ha egy jól működő visszaélés-bejelentő rendszert alkalmazva elsőként értesülnek a cégen belül elkövetett visszásságokról.

Köztudott ugyanis, hogy a versenyjogi jogsértések, így például a jogellenes árrögzítés, piacfelosztás, közbeszerzési és egyéb versenyeztetési eljárásokban való összejátszás jelentős negatív következményekkel járhatnak a cégek számára. Az ilyen jogsértést elkövető cégek nemcsak súlyos – akár több százmillió forintos – bírságot kockáztatnak, hanem egyben évekre is kizárhatók a közbeszerzési eljárásokból, a kárt szenvedett szerződő partnerek pedig könnyített feltételekkel kártérítési pert indíthatnak ellenük. Aversenyjogi jogsértés elkövetése sok esetben a beszállítói státusz elvesztését szintén maga után vonja.  A cégeknek tehát alapvető érdeke fűződik ahhoz, hogy elsőként szerezzenek tudomást arról, hogy ha versenyjogi jogsértés gyanúja merülne fel, mivel ez esetben a magatartás mielőbbi korrekciójára és a jogsértés következményének enyhítésére sokkal nagyobb esély van.

A megfelelő visszaélés-bejelentési rendszer lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás a jogsértés gyanújának észlelése esetén maga vizsgálja ki a jogsértést és maga tegye meg a megfelelő lépéseket a következmények enyhítése érdekében, erre ne informátori bejelentés alapján indított hatósági vizsgálat keretében kerüljön sor.

Persze a hatékony visszaélés-bejelentő rendszernek nem csak versenyjogi, hanem munkajogi vonatkozásai is vannak, hiszen a cégen belüli etikátlan magatartást, például a munkahelyi zaklatást vagy az alá-fölérendeltségi viszonnyal történő visszaélést is kiszűrheti. Ezzel pedig akár jelentős kártérítési kötelezettségtől mentesülhet a cég.

Az adatvédelem kritikus szerepet játszik a visszaélés-bejelentő rendszerszerek kiépítése és üzemeltetése során, mivel a bejelentések óhatatlanul személyes adatokat, de bűncselekménynek minősülő, vagy szexuális visszaélés tárgyú bejelentések esetén akár különleges személyes adatokat is tartalmazhatnak. A rendszerek a bevezetésükkel kitűzött célt abban az esetben tudják elérni, ha azzal kapcsolatban a magasfokú bizalom van a szervezeten belül, vagyis a bejelentést tervező munkavállalók bizonyosak afelől, hogy személyazonosságuk, illetve az általuk tett bejelentés megfelelő kezelése garantált, amely az adatvédelemre vonatkozó követelmények maradéktalan érvényesítése nélkül elképzelhetetlen.

Egy biztonságos és bizalmas visszaélés-bejelentő rendszer növeli a szervezeten belüli biztonságérzetet mind a munkavállalók mind a vezetőség részéről, erősíti a bizalmi alapon működő cégkultúrát, teljeskörű és hatékony megoldást nyújt a fennálló gyanús esetek gyors kiszűrésére és azok megfelelő belső kezelésére, mielőtt azok jogi vagy reputációs problémákhoz vezetnének.

„A legjobb vezető is csak akkor képes helyes döntéseket hozni, ha a megfelelő információ időben elér hozzá - problémák, helyzetek, sikerek és kudarcok egyaránt. Egy hatékonyan működő bejelentővonal képes lehet megmutatni egy üzleti vállalkozás vezetői számára valós problémák sorát. Értse mindenki helyesen, de olyan, mint amikor nagy napfényben felveszünk egy jó minőségű polarizált napszemüveget - hirtelen sok részlet láthatóvá válik, amit addig nem láttunk a sok fénytől. A védett bejelentés lehetőségének megléte a erősíti a bizalmat a munkavállók és munkáltató, valamint üzleti partnerek és a vállalkozás között, a vezetők pedig tisztább képet kapnak olyan területekről, melyek ennek hiányában rejtve maradnának” - mondta Antal Lajos, a Deloitte Central Europe Kiberbiztonsági szolgáltatások üzletágának vezetője.

A felelősségi körök elválasztásának elve alapján a bizalom megteremtésére egy, a szervezet operatív működésétől független, harmadik fél által üzemeltetett bejelentő rendszer a legalkalmasabb. Ezek a rendszerek (a harmadik fél folyamatba való beiktatásával) nagyobb eséllyel képesek a névtelenség garantálása mellett a bejelentések megfelelő, megbízható és diszkrét kezelésére, időben történő feldolgozására. A független harmadik fél beiktatásával ugyancsak elkerülhető az az eset, hogy a bejelentő vonal kezelőjére tett panasz / bejelentés összeférhetetlen helyzetet eredményezzen.