Hogyan lehet sikeresen kiválasztani és bevezetni egy ERP-rendszert?

Az interneten az ERP rendszerbevezetések statisztikái után kutatva azt látjuk, hogy az ERP bevezetések ötöde nem sikeres. Sok tanácsadó cég készít ERP riportokat, melyek bár viszonylag kis merítésből dolgoznak és ezért a különböző számok között elég nagy a szórás, de a trendek azért tetten érhetők. Egyre kevesebb a sikertelen ERP-bevezetés, de még mindig a megkezdett projektek legalább 20 százaléka jut erre a sorsra. Ráadásul további 20% nem tudja megítélni a beruházás sikerességét, ezeket akár szintén kudarchoz sorolhatjuk, hiszen náluk nem jelentkeznek egyértelműen az előnyök. Ugyanakkor a többség esetében nem okoz csalódást a választott vállalatirányítási rendszer, a megkérdezettek 70 százaléka újra ugyanazt a megoldást választaná, ebből arra következtethetünk, hogy a kudarc oka gyakran nem a kiválasztott rendszer képességeiben keresendő.

De mégis mitől lesz sikertelen egy ERP-projekt? Alapvetően négy fő buktató van rögtön az elején:

• Nincs megfelelő költségkeret meghatározva, ezért a legolcsóbb megoldásokat választjuk, melyek hosszú távon akár a legköltségesebbek is lehetnek és a gyenge minőségű megoldások a projekt kudarcához vezethetnek.
• A bevezetés célja homályos, nincsenek meghatározva jól mérhető elvárt üzleti előnyök. Így nehéz a szervezeten belül kommunikálni a célokat, gyakran a felső vezetés sem áll ki végig a projekt mellett.
• Ha nincs megfelelően előkészítve a bevezetés, nincs erre külön csapat dedikálva.
• Az éles indulást követően nincsenek megfelelően visszamérve az eredmények.

Ha a fentiek a kudarc okai, akkor annak a gyökere gyakran az, hogy az ERP bevezetéseket jellemzően nem üzletfejlesztési, hanem IT projektként kezelik. Mivel egy ERP bevezetése a legkomplexebb projektek között van, ezért érthető, hogy nem sikerülhet kompromisszumok nélkül, hiszen a bevezetés során nagyon sok szempontra kell figyelemmel lennünk. Ha meghatároztuk a jól mérhető üzleti célokat, rendelkezésre áll a szükséges költségkeret és kompetencia, akkor a következőket kell figyelembe venni már az ERP kiválasztás során:

• Megtérülés: a projekt költségeit még általában figyelemmel kísérik a cégek, azonban a megtérülést kevesen ellenőrzik, ha mégis, akkor utólag, nem előzetesen. A bevezetést követő támogatási és upgrade költségeket, valamint a belső erőforrás a hardver költségeket is figyelembe kell venni, amikor azt kalkuláljuk, hogy mennyibe kerül a rendszer működtetése hosszú távon, ha ez elmarad, az erősen torzítja a rendszer megtérülését.
• Stratégia: minden hasonló nagy volumenű döntésnek stratégiai indíttatásúnak kell lenni, a projekt során minden döntésnél vizsgálni kell a lehetséges irányok és stratégiai célok összhangját.
• Fejlesztési tervek: a szervezet tervei gyakran nincsenek összhangban a projekt céljaival. Ezeket érdemes figyelembe venni, így minden érintett terület profitálhat az ERP bevezetéséből.
• Csapatok, szervezeti egységek: minden szervezeti egységet be kell vonni a projektbe a siker érdekében, fontos, hogy konstruktív javaslatokkal álljanak elő és támogassák a változásokat.
• Felhasználói igények: kiemelt fontosságú a végfelhasználó elégedettsége, hiszen ők működtetik majd a rendszert. Minden rendszer csak annyira jó, amennyire azt a felhasználók működtetni képesek.
• Változások: elkerülhetetlen, hogy egy ERP-bevezetés változásokat hozzon a cég életében, ezek ellenállást fognak szülni. Ha az érintetteket már a projekt elején bevonjuk, akkor ez az ellenállás jelentősen csökkenthető.
• Érték szemlélet: a cél mindig az, hogy a vállalkozásunk termékeit, szolgáltatásait a lehető legjobb minőségben, optimális folyamatokon keresztül, a lehető legkevesebb többletadminisztráció árán, a vásárló maximális megelégedettségére juttassuk el. Egy ERP rendszernek elsősorban ezt kell tudnia támogatni.
• Minőség: a költség és az idő mellett a projekt harmadik sarkalatos pontja. Olcsóbban, rövidebb idő alatt csak korlátozott minőségű megoldásokat lehet kialakítani, az ár, a bevezetési idő és a minőség csak egymás rovására növelhető, illetve csökkenthető.
• Kommunikáció: a szervezeten belül és kívül is kulcsfontosságú, a felsővezetés naprakész információkat vár a beruházás folyamatáról, a vevők nagyobb rálátást szeretnének a rendelési folyamatukra, a szállítóink szeretnék látni a készletek fogyását, hogy az alapján optimalizálhassák a gyártásukat, így a partnereink is profitálhatnak a rendszer bevezetéséből.

„Sokakat elriaszthat az ERP bevezetéstől a fenti lista, mivel sok részletre kell odafigyelni a vállalatirányítási rendszerek kiválasztása során. A siker kulcsa elsősorban a fókuszáltság. A legfontosabb a célok megfogalmazása, a célok eléréséhez szükséges képességek meghatározása, az architektúra kialakítása és a felhasználói igények figyelembevétele - ezekkel sikeresen elkerültjük a tipikus buktatókat.” – mondta Pap Norbert, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior ERP specialistája.