Hogyan írjunk alá szerződéseket világjárvány idején?
Az egyre több országot érintő járvány időszakában előbb-utóbb minden vállalkozás találkozik azzal a kihívással, hogy működésüket visszavetheti a személyes találkozók elhalasztása, így a szerződések, jogi dokumentumok aláírásának elmaradása. Az érvényben lévő szerződések teljesítései is problémásak lehetnek.
A leginkább érintett iparágak az eseményszervezés, a turizmus, gyártás, logisztika, kiskereskedelem, valamint a vendéglátóipar. Míg a koronavírus-járvány közvetlen egészségügyi hatásai legnagyobb mértékben Kínát érintik, a kereskedelmi hatások világszerte érzékelhetőek.
Szerződések jóváhagyása és aláírása
Egy világjárvány ideje alatt megtörténhet, hogy az üzleti partnerek nem képesek vagy nem hajlandóak személyesen találkozni, hogy aláírjanak egy szerződést. Ilyen rendkívüli körülmények mellett a szerződések elektronikus aláírása talán még fontosabb lehet, mint korábban.
A 910/2014 EU Rendelet 25.§ 2. bekezdésének értelmében a minősített elektronikus aláírás a kézzel tett aláírással azonos joghatással bír.
„A TrustChain Platform egyik legfontosabb integrált elemét szolgáltató Evrotrust mobil applikációnak köszönhetően a videón keresztül történő személy-azonosítás és a minősített elektronikus aláírás (QES) használata segít fenntartani az üzletmenet folytonosságát járvány idején is” – hangsúlyozza dr. Romhány Gergely, a Trustchain Systems Kft. ügyvezetője.
ÉLŐ koronavírus térkép - aktuálisan melyik országban mennyi beteg, halott és gyógyult koronavírusos van?
A szerződéses határidők betartása
Sok szerződésben alkalmazzák az „üzleti nap” fogalmát annak megállapítására, hogy mennyi idő áll a felek rendelkezésére egyes szerződéses kötelezettségeik teljesítésére. Fontos lehet áttekinteni a szerződésekben az „üzleti nap” fogalmát, valamint azokat a szerződéses pontokat, amelyekben szerepel az „üzleti nap”, és átértékelni, hogy reális-e az üzleti napokban megadott határidők betartása.
Azt is figyelembe kell venni, hogy különböző országok eltérően reagálhatnak a rendkívüli helyzetre, mint ahogyan azt a vírus által eddig leginkább érintett területeken is látható: pl.: Kínában rendkívüli munkaszüneti napokat vezettek be, míg a hongkongi kormányzat eddig nem jelentett be munkaszüneti napot, de ideiglenesen bezárt, illetve felfüggesztett számos közszolgáltatást, beleértve a postát is.
Különösen fontos a szerződés pontos megfogalmazása, valamint a szerződésben megadott irányadó jog. Ahol bizonytalan szerződéses pontok maradnak, javasolt lehet proaktivitást gyakorolni, jó előre egyeztetést kezdeményezni a szerződő féllel.
Szerződések felfüggesztése vagy megszüntetése
A járványok kitörése vagy egyéb meghatározó események megzavarhatják az ellátási láncot, szolgáltatások lemondását vonhatják maguk után és általában csökkentik a befektetési és költekezési kedvet. A pénzügyi nyomás alatt lévő vállalatok számos kihívással találhatják szembe magukat, amikor teljesíteni próbálják szerződéseiket. Ha arra a megállapításra jutnak, hogy nem lehetséges tovább folytatni a teljesítést, akkor megpróbálhatnak módot találni kötelezettségeik felfüggesztésére vagy megszüntetésére.
A kereskedelmi szerződések gyakran tartalmaznak vis maior klauzulát, amely a rendkívüli helyzetekről rendelkezik. Ugyanakkor a szerződő felek országában eltérő szabályok lehetnek érvényben a vis maior helyzetek kezelésére, ezért ismét csak lényeges a szerződés pontos megfogalmazása, valamint az irányadó jog megválasztása.
A vis maior események sem mentik fel a feleket a szerződéses kötelezettségeik teljesítése alól. Továbbra is teljesíteni kell a vállalt fizikai és pénzbeli kötelezettségeket, a jóhiszeműség elvét követve. Ezen a ponton különösen fontos, hogy megállapítsuk és megfelelően dokumentáljuk, hogy milyen mértékben köthető a szerződés (vagy annak egy részének) teljesítésének elmulasztása közvetlenül a koronavírus-járvány kitöréséhez, illetve az ehhez kapcsolódó állami intézkedések követéséhez.
Amennyiben a szerződés egy szállítói teljesítésnek a koronavírus-járvány kitöréssel összefüggésben lévő elmulasztása miatt nem teljesíthető, arról szintén egyértelműen tájékoztatni kell a szerződéses partnert és azt megfelelően dokumentálni szükséges.
Minden észszerű lehetséges lépést meg kell tenni a veszteség mérséklése érdekében és azért is, hogy a szerződés teljesíthető részei valóban teljesítve legyenek, és hogy a szerződés egésze teljesüljön, miután a koronavírus jelentette kihívások enyhülnek.
A vállalatokat érintő kihívásokat a KPMG Hongkong és KPMG Kína mellett működő ügyvédi irodák közös kiadványa alapján összegeztük.
