A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Július elsejével várhatóan életbe lép a kötelező e-számlázás az energiaszektorban. A vállalkozásoknak még három hónapjuk maradt felkészülni a számlák szabályos befogadására. „Ahhoz, hogy zökkenőmentesen beépülhessen a cég működési gyakorlatába az elektronikus számlabefogadás és kibocsájtás, rendszerszinten kell átgondolni a folyamatokat: egészen az elektronikus számla beérkezésétől kezdve a jóváhagyási, könyvelési teendőkön át a szabályos archiválásig. A lényeg, hogy véletlenül se történjen adatvesztés, mert akkor nem érvényesíthető az adólevonás. Tapasztalataink alapján a jogszabályoknak megfelelő digitális archiválás jelenti a legnagyobb kihívást a cégek számára, de van még idő kidolgozni a rendszert” – hangsúlyozza Nyári Zsolt a K-X Consulting ügyvezetője.

A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Hatalmas mennyiségű számla vált át papíralapúról digitálisra 

A jogszabály hatályba lépésével egyelőre havonta néhány számla érkezik kötelezően elektronikusan a cégekhez, de a következő 5 évben ez a szám ugrásszerűen nőhet nem csak a magyar szabályozás miatt, hanem az Európai Unió ViDA  szabályrendszere miatt is, amely az elektronikus számlát teszi alapvetővé. Várható ugyanis, hogy a jogalkotók rövid időn belül általánosan kötelezővé teszik a belföldi ügyleteknél az elektronikus számlabefogadást. Ezért érdemes már most egy olyan rendszert kidolgozni, amely nagyobb mennyiségű számla esetén is működik majd és nem csak belföldi viszonylatban.  „Csak azzal, hogy az energiaszolgáltatók kötelezően átállnak az elektronikus számlaadásra a cégek felé, évente több tízezer, de akár százezres nagyságrendű számla vált át papíralapúról digitálisra. Adminisztratív szempontból mindenképpen javasoljuk, hogy a cég készítsen egy külön e-mail-címet a számlabefogadásokra. Valójában ez válik majd az elektronikus számlák dedikált posta címévé” – tájékoztat Nyári Zsolt.

Papír alapon nem lehet elektronikusan készült dokumentumot archiválni

Az új szabályozás a digitális archiválásban okozhat nagyobb kihívást a vállalkozásoknak. Archiválni elektronikusan a legtöbb cég egyelőre nem szokott, hiszen többségében papíralapú dokumentumokat fogadnak be. A digitális archiválásnak azonban megvan a maga kötelező szabályrendszere, és ha ebbe hiba csúszik, akkor a dokumentumok nem minősülnek majd hitelesnek. „Amit nagyon fontos hangsúlyozni: papír alapon nem lehet archiválni elektronikusan generált és ilyen módon érkeztetett dokumentumokat. Megtehetjük, hogy kinyomtatjuk azért, mert így könnyebb átlátni esetleg a számlát, de a hitelességhez az elektronikusan befogadott számlákat elektronikusan kell archiválni” – emeli ki a K-X Consulting szakértője.

A digitalizációra fel kell készülni

Ahhoz, hogy a cégek a számlákat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudják archiválni, felkérhetnek külső szolgáltatót, de menthetik azokat saját infrastruktúrára is. Azonban ameddig a cég saját hatáskörben archivál, addig neki kell teljesítenie az ITM Rendelet szerinti kötelezettségeket (védeni az elektronikus dokumentumokat többek között a megsemmisülés, rongálás vagy utólagos módosítás lehetőségétől). Ha külső partnert von be a folyamatba a vállalkozás, akkor ő vállalja ezekért a felelősséget. Habár nem kötelező előírás, de az archiválást nagyban elősegíti, ha az elektronikus számlákon – legyen az kimenő vagy bejövő - elektronikus aláírás és időbélyegző szerepel. Ha ezt a Társaság saját maga szeretné elhelyezni a digitalizált dokumentumokon, akkor szerződést kell kössön olyan céggel, aki időbélyegzőt és elektronikus aláírást tud számára biztosítani. Az sem árt, ha van egy elfogadott archiválási szabályzat, amelyet a vállalkozás követ és ezzel is bizonyítja a jogszabályi megfelelőséget. Nyári Zsolt hangsúlyozza: amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy áttér a digitalizációra, alaposan végig kell gondolni a belső folyamatot (elektronikus dokumentum beérkezésétől, a visszakereshetőségén át az adóhatósági adatszolgáltatásig) és a fejlesztendő területeket, hogy azt kapjuk, ami tényleg segíti a mindennapi működést és később se kelljen szükségszerűen hozzányúlni a rendszerhez.  

A korábbi papíralapú dokumentumok is digitalizálhatók

A korábbi papíralapú dokumentumokat is érdemes lehet digitalizálni. Ilyen esetben kérdés, hogy minden egyes papíralapú dokumentumot külön-külön időbélyegzővel lásson el a cég, vagy egyéb üzleti logika mentén csomagolja azokat.  Ezt szintén végezheti külső szolgáltató. „Célszerűség szempontjából nem érdemes minden számlát külön-külön elektronikus aláírással ellátni. Inkább heti vagy havi, akár negyedéves blokkokat lehet könnyen kezelni. Attól függően, hogy milyen régi időszakról van szó, annál inkább érdemesebb a blokkok időszakát hosszabbra nyújtani” - javasolja a szakértő. Hozzáteszi: fontos úgy kialakítani az egész archív rendszert, hogy a számlák könnyen visszakereshetőek legyenek. Így, ha később szükséges ezeket az adóhatóságnak átadni, akkor ezt egyszerűen meg lehet tenni. Attól kezdve ugyanis, hogy minden elektronikusan van archiválva, a dokumentumokat is elektronikusan kell a hatóság részére biztosítani. 

Ha a tárolt dokumentum nem hiteles, nem jogosult a cég adólevonásra

Amiről tehát dönteni kell és folyamat szinten pontról-pontra kialakítani: számlabefogadó e-mail cím, a jóváhagyás folyamata, a számlák kontírozása, továbbítása a könyvelőiroda felé és a belső vagy külső archiválás biztosítása, valamint a kapcsolódó ügyviteli szabályzatok elkészítése. Belső archiválás esetén tisztázni kell a hozzáférési jogosultságok rendszerét, technikai szempontból pedig saját vagy harmadik fél által biztosított infrastruktúra és rendszer használatát. „Érdemes tanácsadó céget is bevonni a folyamatba, hogy biztosan a jogszabályoknak megfelelő, ugyanakkor kényelmes és használható rendszert építsen ki a vállalkozás, ezzel ténylegesen csökkentve az adminisztratív feladatokat és növelve a hatékonyságot” – összegez a K-X Consulting szakértője.  

Szeptember közepétől tisztulnak az online számlarendszer adatai

Az online számlaadatok pontossága révén az adategyeztetési eljárás vagy akár egy ellenőrzés is kiküszöbölhető, de a vállalkozások is nyernek vele, hiszen még többeket segíthet a NAV eÁFA szolgáltatása. A számlaadatok további tisztítása érdekében bizonyos hibatípusokkal szemben szeptember 15-től szigorúbban lép fel a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) - hívta fel figyelmet hétfői közleményében a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV).
2025. 06. 23. 13:00
Megosztás:

Fenntartható befektetések: hogyan fektessünk környezetbarát vállalatokba?

Ahogy a globális környezetvédelmi válság egyre hangsúlyosabban jelenik meg a mindennapjainkban, egyre többen keresik a módját annak, hogy pénzügyi döntéseik is tükrözzék értékrendjüket. A hagyományos befektetési szemlélet, amely kizárólag a profitmaximalizálásra összpontosított, ma már nem elegendő sok befektető számára. Egy új generáció lépett színre – olyan emberek, akik nemcsak gyarapítani akarják a vagyonukat, hanem közben pozitív hatást is gyakorolnának a világra.
2025. 06. 23. 12:30
Megosztás:

A kifizetésekben is félidős a Napenergia Plusz Program

A Napenergia Plusz Programban 86,7 milliárd forint megítélt támogatáshoz képest 44 milliárd forint fölé nőttek az elutalt összegek. A közelmúltban készültek el a több mint 21 ezer kedvezményezett felénél a modern napelemes rendszerek - jelentette be hivatalos Facebook-oldalán az Energiaügyi Minisztérium (EM) hétfőn.
2025. 06. 23. 12:00
Megosztás:

Jelentősen fog javulni az ország vízmegtartó képessége

A már jelenleg is futó és tervezett fejlesztéseknek köszönhetően a jelenlegi 200 millió köbméter helyett egy év múlva már másfél milliárd, jövő év végére pedig akár hárommilliárd köbméter csapadékot is vissza lehet tartani és fel lehet használni öntözésre Magyarországon - mondta az Agrárminisztérium (AM) mezőgazdaságért felelős államtitkára az M1 aktuális csatorna hétfő reggeli műsorában.
2025. 06. 23. 11:30
Megosztás:

Versenyképes magyar mérnöki tudás: kiosztották az Év Célgépe 2025 díjakat

Gyorsabb, pontosabb, olcsóbb és zöldebb gyártás – ezek a szempontok vezették a szakmai zsűrit, amikor kiválasztották az Év Célgépe 2025 díjazottjait. A hazai mérnöki teljesítmények idén is bizonyították: Magyarországon nemcsak gépeket terveznek, hanem olyan technológiai megoldásokat, amelyek nemzetközi szinten is versenyképesek. A nyolc kategória győztesei mellett három különdíjat is kiosztottak a Gépész Szalon ünnepélyes rendezvényén, ahol több mint 350 szakember gyűlt össze a hazai ipar jövőjének formálói közül.
2025. 06. 23. 11:00
Megosztás:

Emelkedéssel indított hétfőn a kőolaj ára

Emelkedéssel indított hétfőn a kőolaj ára, jórészt mínuszban kezdtek a vezető ázsiai tőzsdemutatók és gyengült a forint a vezető devizákhoz képest, miután tovább mélyült az izraeli-iráni konfliktus a hétvégén.
2025. 06. 23. 10:30
Megosztás:

A fellángoló geopolitikai konfliktusra és a nagy jegybankok kamatdöntő üléseire figyeltek a piacok

A múlt héten az Irán ellen indított izraeli támadásra, az Egyesült Államok esetleges beavatkozására, illetve a Fed és több más jegybank kamatdöntésére figyeltek a piacok.
2025. 06. 23. 10:00
Megosztás:

A Dow kivételével pénteken estek a vezető Wall Street-i indexek

A tengerentúlon a csütörtöki szünnap után pénteken a leheletnyi pluszba kapaszkodó Dow kivételével estek a mértékadó Wall Street-i indexek.
2025. 06. 23. 09:30
Megosztás:

Pénteken felfelé vette az irányt a mértékadó európai tőzsdék többsége

3 napnyi esés után pénteken ugyan emelkedni tudott a mértékadó nyugat-európai tőzsdék többsége, ám ez nem volt elég ahhoz, hogy ledolgozzák a korábban összeszedett mínuszokat, a befektetők a geopolitikai bizonytalanság miatt az alacsonyabb kockázatú eszközök felé fordultak.
2025. 06. 23. 09:00
Megosztás:

Az Egyesült Államok vasárnap Izrael oldalán belépett az Iránnal szembeni konfliktusba

Donald Trump június 19-én jelentette be, hogy 2 héten belül határoz arról, beavatkozik-e az Izrael és Irán között június 12-e óta dúló katonai konfliktusba, amit Izrael azzal az indokkal robbantott ki, hogy információik szerint Irán kritikus közelségbe került ahhoz, hogy atomfegyvere legyen.
2025. 06. 23. 08:30
Megosztás:

A Bitcoin kínálati sokkja fokozódik – a DOT bányászok akár napi 9800 dollárt is kereshetnek a következő bikapiac előtt

A korlátozott új kibocsátás és a megugró kereslet gyorsítja a Bitcoin kínálati szűkösségét, az elemzők pedig azt jósolják, hogy az árfolyam 2030-ra akár 710 000 dollárig is emelkedhet, ami 580%-os növekedést jelent a jelenlegi szintekhez képest.
2025. 06. 23. 08:30
Megosztás:

Az XRP a leginkább alulértékelt kriptó 2 dollár alatt? Elemzők 10 dollárt jósolnak 2026-ra

Az XRP mindig is egy kétarcú érme volt. Egyrészt az egyik legkorábbi jelentős blokkláncprojekt örökségét hordozza. Másrészt jogi kihívásokkal kellett szembenéznie, amelyek lassították a növekedését.
2025. 06. 23. 08:00
Megosztás:

Brit ENSZ-nagykövet: A katonai fellépés nem hoz tartós megoldást Irán ügyében

A brit ENSZ-nagykövet szerint a katonai fellépés önmagában nem kínál tartós megoldást az iráni atomprogrammal kapcsolatos aggodalmakra.
2025. 06. 23. 07:30
Megosztás:

Pete Hegseth: az amerikai légitámadás megfosztotta Iránt az atomfegyver lehetőségétől

"Elsöprő sikernek" nevezte az amerikai védelmi miniszter vasárnap az iráni atomlétesítmények elleni hajnali légitámadást, amely elmondása szerint megfosztotta Iránt az atomfegyver kifejlesztésének lehetőségétől.
2025. 06. 23. 06:30
Megosztás:

Helyreállítják a pápateszéri Kurali-malom romjait uniós és állami forrásból

Mintegy 390 millió forint vissza nem térítendő állami és európai uniós finanszírozású támogatással újulnak meg Pápateszér külterületén az egykori, kétszintes Kurali-malom romjai, ahol az eredeti állapotot idéző helyreállítási munkálatok kezdődnek.
2025. 06. 23. 05:00
Megosztás:

Meghaladja a "diplomás minimálbért" a diákok átlagos órabére

A tavalyit 7-10 százalékkal haladja meg, így 2100 forint körül mozoghat 2025 nyarán a diák munkavállalók átlagos órabére - mondta el Kott Zoltán, a piacvezető Meló-Diák vezérigazgatója. A diákmunka átlagos díjazása így meghaladja a garantált bérminimumot is.
2025. 06. 23. 04:00
Megosztás:

Az izraeli külügyminiszter szerint Trump bátor lépést tett

Az izraeli külügyminiszter szerint bátor lépés volt az amerikai légierő vasárnap hajnali támadása iráni nukleáris célpontok ellen. Gideon Szaár az M1-nek adott interjúban elmondta, hogy Izrael elkötelezett a gázai helyzet megoldásában, a Hamász fogságában lévő izraeli túszok hazahozatalában, és kész tovább bővíteni kapcsolatait Magyarországgal.
2025. 06. 23. 03:00
Megosztás:

Bitcoin-tartalék Texas módra – Állami vagyon kriptóban, új korszak kezdődhet?

A texasi állam hivatalosan is belevágott: állami pénzből vásárol Bitcoint. Ez a lépés nemcsak pénzügyi innováció, hanem politikai üzenet is – más államok számára precedens lehet.
2025. 06. 23. 02:30
Megosztás:

Ez most tényleg az év pályázata: 3 ország, 3 álomhely, 1 lehetőség!

A Godot Intézet új pályázata három fiatal művésznek kínál nemzetközi rezidenciát: kastély Franciaországban, stúdió Hága belvárosában vagy inspiráció Marrákesben.
2025. 06. 23. 02:00
Megosztás:

„Dollárból digitális aranyba?” – Amerikai képviselő a Fed felszámolását javasolja, felerősödhet a Bitcoin narratíva

A kriptopiac új reménye vagy politikai látványelem? Egy új törvényjavaslat radikálisan átalakíthatná az amerikai pénzrendszert – és vele együtt a kriptopénzek szerepét is.
2025. 06. 23. 01:30
Megosztás: