A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Július elsejével várhatóan életbe lép a kötelező e-számlázás az energiaszektorban. A vállalkozásoknak még három hónapjuk maradt felkészülni a számlák szabályos befogadására. „Ahhoz, hogy zökkenőmentesen beépülhessen a cég működési gyakorlatába az elektronikus számlabefogadás és kibocsájtás, rendszerszinten kell átgondolni a folyamatokat: egészen az elektronikus számla beérkezésétől kezdve a jóváhagyási, könyvelési teendőkön át a szabályos archiválásig. A lényeg, hogy véletlenül se történjen adatvesztés, mert akkor nem érvényesíthető az adólevonás. Tapasztalataink alapján a jogszabályoknak megfelelő digitális archiválás jelenti a legnagyobb kihívást a cégek számára, de van még idő kidolgozni a rendszert” – hangsúlyozza Nyári Zsolt a K-X Consulting ügyvezetője.

A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Hatalmas mennyiségű számla vált át papíralapúról digitálisra 

A jogszabály hatályba lépésével egyelőre havonta néhány számla érkezik kötelezően elektronikusan a cégekhez, de a következő 5 évben ez a szám ugrásszerűen nőhet nem csak a magyar szabályozás miatt, hanem az Európai Unió ViDA  szabályrendszere miatt is, amely az elektronikus számlát teszi alapvetővé. Várható ugyanis, hogy a jogalkotók rövid időn belül általánosan kötelezővé teszik a belföldi ügyleteknél az elektronikus számlabefogadást. Ezért érdemes már most egy olyan rendszert kidolgozni, amely nagyobb mennyiségű számla esetén is működik majd és nem csak belföldi viszonylatban.  „Csak azzal, hogy az energiaszolgáltatók kötelezően átállnak az elektronikus számlaadásra a cégek felé, évente több tízezer, de akár százezres nagyságrendű számla vált át papíralapúról digitálisra. Adminisztratív szempontból mindenképpen javasoljuk, hogy a cég készítsen egy külön e-mail-címet a számlabefogadásokra. Valójában ez válik majd az elektronikus számlák dedikált posta címévé” – tájékoztat Nyári Zsolt.

Papír alapon nem lehet elektronikusan készült dokumentumot archiválni

Az új szabályozás a digitális archiválásban okozhat nagyobb kihívást a vállalkozásoknak. Archiválni elektronikusan a legtöbb cég egyelőre nem szokott, hiszen többségében papíralapú dokumentumokat fogadnak be. A digitális archiválásnak azonban megvan a maga kötelező szabályrendszere, és ha ebbe hiba csúszik, akkor a dokumentumok nem minősülnek majd hitelesnek. „Amit nagyon fontos hangsúlyozni: papír alapon nem lehet archiválni elektronikusan generált és ilyen módon érkeztetett dokumentumokat. Megtehetjük, hogy kinyomtatjuk azért, mert így könnyebb átlátni esetleg a számlát, de a hitelességhez az elektronikusan befogadott számlákat elektronikusan kell archiválni” – emeli ki a K-X Consulting szakértője.

A digitalizációra fel kell készülni

Ahhoz, hogy a cégek a számlákat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudják archiválni, felkérhetnek külső szolgáltatót, de menthetik azokat saját infrastruktúrára is. Azonban ameddig a cég saját hatáskörben archivál, addig neki kell teljesítenie az ITM Rendelet szerinti kötelezettségeket (védeni az elektronikus dokumentumokat többek között a megsemmisülés, rongálás vagy utólagos módosítás lehetőségétől). Ha külső partnert von be a folyamatba a vállalkozás, akkor ő vállalja ezekért a felelősséget. Habár nem kötelező előírás, de az archiválást nagyban elősegíti, ha az elektronikus számlákon – legyen az kimenő vagy bejövő - elektronikus aláírás és időbélyegző szerepel. Ha ezt a Társaság saját maga szeretné elhelyezni a digitalizált dokumentumokon, akkor szerződést kell kössön olyan céggel, aki időbélyegzőt és elektronikus aláírást tud számára biztosítani. Az sem árt, ha van egy elfogadott archiválási szabályzat, amelyet a vállalkozás követ és ezzel is bizonyítja a jogszabályi megfelelőséget. Nyári Zsolt hangsúlyozza: amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy áttér a digitalizációra, alaposan végig kell gondolni a belső folyamatot (elektronikus dokumentum beérkezésétől, a visszakereshetőségén át az adóhatósági adatszolgáltatásig) és a fejlesztendő területeket, hogy azt kapjuk, ami tényleg segíti a mindennapi működést és később se kelljen szükségszerűen hozzányúlni a rendszerhez.  

A korábbi papíralapú dokumentumok is digitalizálhatók

A korábbi papíralapú dokumentumokat is érdemes lehet digitalizálni. Ilyen esetben kérdés, hogy minden egyes papíralapú dokumentumot külön-külön időbélyegzővel lásson el a cég, vagy egyéb üzleti logika mentén csomagolja azokat.  Ezt szintén végezheti külső szolgáltató. „Célszerűség szempontjából nem érdemes minden számlát külön-külön elektronikus aláírással ellátni. Inkább heti vagy havi, akár negyedéves blokkokat lehet könnyen kezelni. Attól függően, hogy milyen régi időszakról van szó, annál inkább érdemesebb a blokkok időszakát hosszabbra nyújtani” - javasolja a szakértő. Hozzáteszi: fontos úgy kialakítani az egész archív rendszert, hogy a számlák könnyen visszakereshetőek legyenek. Így, ha később szükséges ezeket az adóhatóságnak átadni, akkor ezt egyszerűen meg lehet tenni. Attól kezdve ugyanis, hogy minden elektronikusan van archiválva, a dokumentumokat is elektronikusan kell a hatóság részére biztosítani. 

Ha a tárolt dokumentum nem hiteles, nem jogosult a cég adólevonásra

Amiről tehát dönteni kell és folyamat szinten pontról-pontra kialakítani: számlabefogadó e-mail cím, a jóváhagyás folyamata, a számlák kontírozása, továbbítása a könyvelőiroda felé és a belső vagy külső archiválás biztosítása, valamint a kapcsolódó ügyviteli szabályzatok elkészítése. Belső archiválás esetén tisztázni kell a hozzáférési jogosultságok rendszerét, technikai szempontból pedig saját vagy harmadik fél által biztosított infrastruktúra és rendszer használatát. „Érdemes tanácsadó céget is bevonni a folyamatba, hogy biztosan a jogszabályoknak megfelelő, ugyanakkor kényelmes és használható rendszert építsen ki a vállalkozás, ezzel ténylegesen csökkentve az adminisztratív feladatokat és növelve a hatékonyságot” – összegez a K-X Consulting szakértője.  

100% vissza nem térítendő támogatás a hazai innovációk levédetésére

A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (NKFI Hivatal) idén is meghirdeti nagysikerű pályázatát, amely hazai vállalkozások, kutatóhelyek, valamint magánszemélyek számára nyújt akár 7,5 millió forint vissza nem térítendő támogatást szellemi alkotásaik jogi védelméhez. A most induló felhívás 500 millió forintos keretösszegéből a hazai és nemzetközi oltalomszerzéssel kapcsolatos hatósági díjakon felül akár az ezeknél jelentősebb mértékű iparjogvédelmi tanácsadás vagy a kapcsolódó ügyvivői szolgáltatás költségei is fedezhetők.
2025. 04. 04. 21:00
Megosztás:

Moszkva kiutasított három moldovai diplomatát

Válaszul arra, hogy Chisinau kiutasított három orosz diplomatát, az orosz külügyminisztérium pénteken nemkívánatos személynek nyilvánította a moszkvai moldovai nagykövetség három alkalmazottját.
2025. 04. 04. 20:00
Megosztás:

Nem emeli levélfeladási díjait a Magyar Posta

Nem emeli levélfeladási díjait a Magyar Posta - közölte a posta az MTI-vel pénteken.
2025. 04. 04. 19:30
Megosztás:

A baromfifélék összeírását rendelte el a kormányhivatal Csongrád-Csanád vármegyében

A teljes Csongrád-Csanád vármegyei baromfiállomány összeírását rendelte el a kormányhivatal, a bejelentés határideje április 30. - áll az MTI-hez pénteken eljuttatott közleményben.
2025. 04. 04. 19:00
Megosztás:

Emelt keretösszeggel, 300 milliárd forinttal indul a Lakhatási Tőkeprogram

A Nemzetgazdasági Minisztérium és a Nemzeti Tőkeholding (NTH) együttműködésével, valamint a Magyar Fejlesztési Bank (MFB) finanszírozásával megvalósuló Lakhatási Tőkeprogram a nagy érdeklődés miatt 100 milliárd forinttal magasabb keretösszeggel, 300 milliárd forinttal indul el - tájékoztatta az NTH pénteken az MTI-t.
2025. 04. 04. 18:30
Megosztás:

Nagy Márton: elfogadhatatlanul magasak a telekommunikációs szolgáltatások díjai

Elfogadhatatlanul magasak a telekommunikációs szolgáltatások díjai, ezért a kormányzati elvárás az árkorlátozás - közölte Nagy Márton nemzetgazdasági miniszter a Facebook-oldalán közzétett videóüzenetben pénteken.
2025. 04. 04. 18:00
Megosztás:

A FAO élelmiszerár indexe stabil maradt márciusban

Az ENSZ Élelmezésügyi és Mezőgazdasági Szervezetének (FAO) pénteki jelentése szerint az élelmiszer-alapanyagok világpiaci mutatója márciusban lényegében változatlan maradt a felülvizsgált februári értékéhez képest, mivel a gabona és a cukor világpiaci jegyzésének csökkenése ellensúlyozta a növényi olajok árának jelentős emelkedését.
2025. 04. 04. 17:30
Megosztás:

Kína reagált az Egyesült Államok döntésére

Kína április 10-től 34 százalékig terjedő vámot vet ki az Egyesült Államokból származó importra és az amerikai vámok ügyében pert indít a Kereskedelmi Világszervezetnél (WTO) - közölte a kínai kereskedelmi minisztérium pénteken.
2025. 04. 04. 17:00
Megosztás:

Megnyílt Románia első napelemeket újrahasznosító üzeme

Megnyílt Brassó megyében Románia első, napelemeket újrahasznosító üzeme - jelentette be Adrian Vestea, a Brassó megyei közgyűlés elnöke pénteken.
2025. 04. 04. 16:30
Megosztás:

Jelentős terméskiesést hozhat a gyümölcsösökben a hétvégi lehűlés

A hétvégi erős hidegfront mögött betörő hideg levegő komoly kihívást jelent a hazai gyümölcsösök számára: az előrejelzések szerint a jövő hét elején egyes helyeken a mínusz 7 fokot is elérheti a minimum hőmérséklet. A márciusi fagytól eltérően ezúttal minden gyümölcskultúra veszélyben lesz, egyes térségekben akár komolyabb fagykárral is számolni lehet.
2025. 04. 04. 16:00
Megosztás:

Totális zűrzavart csinált Turump!

Miközben a piacok már korábban beárazták, hogy 15-20 százalék közötti átlagos vámterhelést kapnak a nyakukba az országok, tegnap megint gyökeresen megváltozott minden.
2025. 04. 04. 15:30
Megosztás:

2031-re megduplázná eredményét a Waberers

A kihívások ellenére rekord eredménnyel zárta a tavalyi évet a Waberer's, a vállalat időarányosan teljesítette rövid távú pénzügyi célkitűzéseit és felülvizsgált középtávú stratégiájában minden eredménykategóriában - árbevétel, EBIT és EBITDA - a jelenlegi eredmény dupláját várja - közölte Barna Zsolt elnök-vezérigazgató a nemzetközi fuvarozó, logisztikai szolgáltató vállalat pénteki sajtótájékoztatóján Budapesten.
2025. 04. 04. 15:00
Megosztás:

GVH: az új mesterséges intelligencia stratégiában jó irány a kkv-szektor támogatása

A mesterséges intelligencia (MI) stratégia megújítása több ponton is összhangban van a Gazdasági Versenyhivatal (GVH) javaslataival, jó irány a kkv-szektor támogatása - közölte a hatóság pénteken az MTI-vel.
2025. 04. 04. 14:30
Megosztás:

Kétszámjegyű inflációra számítanak a középkorú magyarok

Még mindig jóval magasabb drágulást érzékelnek a középkorúak, mint amit a hivatalos számok mutatnak – derül ki a K&H biztos jövő felmérésből, amely az első negyedévben vizsgálta meg, hogy mekkora áremelkedést tapasztaltak a 30-59 évesek a vásárlásaik során. Az idén a februári inflációt átlagosan 20 százalék felettinek érezték, ami alig jelent változást az egy évvel korábbihoz képest, igaz javulást tükröz a két évvel korábbi szinthez viszonyítva.
2025. 04. 04. 14:00
Megosztás:

Márciusban is teljesült a kormány elvárása az üzemanyagárak kapcsán Magyarországon

A Központi Statisztikai Hivatal (KSH) legfrissebb adatai szerint a hazai üzemanyagárak márciusban is kedvezően alakultak a szomszédos országokban tapasztalható átlagárakhoz viszonyítva.
2025. 04. 04. 13:30
Megosztás:

A belgazdasági folyamatok kedvezően alakulnak, az ipar teljesítményét a gyenge külső kereslet fogja vissza

A Központi Statisztikai Hivatal adatai alapján 2025 februárjában az ipari termelés volumene az előző év azonos időszakához képest naptárhatástól megtisztítva 8%-kal mérséklődött, az előző hónaphoz viszonyítva közel 1,3%-kal csökkent az ipar teljesítménye.
2025. 04. 04. 13:00
Megosztás:

Egymillió lakás már túl van a legfontosabb kérdésen - legekkel zárult a március

Körülbelül egymillió lakásra kötöttek új biztosítást a tavalyi és az idei lakásbiztosítási kampányban a Netrisk becslése szerint, ami a lakásbiztosítással rendelkező ingatlanok nagyjából harmada. Ez az eredmény a tavalyi és a mostani lakásbiztosítási kampány sikerére utal, egyúttal jelzi, hogy a jövőre nézve van még feladat. A Netrisk saját adataiból kiderül, hogy közel 200 éves lakóingatlanra is kötöttek most biztosítást. Továbbá volt egészen pici és óriási nagy lakás is, ami új biztosítást kapott. A különbségek persze a díjakban is láthatóvá váltak.
2025. 04. 04. 12:30
Megosztás:

A lakossági számlákra is bőven jutott az állampapírok kamatesőjéből

Több mint 500 milliárd forinttal ugrott meg – és történelmi csúcsra emelkedett – februárban a lakossági betétek állománya, ami arra utal, hogy a lakossági állampapírokból felszabaduló pénz egy része még helyet keres magának. Bár a bankoknál most már lehet találni igen kedvező lekötött betéti ajánlatokat, a háztartások pénzének egyre nagyobb része hever kihasználatlanul a folyószámlákon – hívta fel a figyelmet Gergely Péter, a BiztosDöntés.hu pénzügyi szakértője.
2025. 04. 04. 12:00
Megosztás:

Kombival túráztatják a kamatokat a bankok

Az újra 5 százalék fölé emelkedő infláció láttán a befektetők is szeretnének már ennél jóval magasabb kamatokat látni a legbiztonságosabb megtakarításnál is. A bankok sorra jelennek meg azokkal a kombi ajánlataikkal, amelyekben a betéti részre 8-10 százalékos kamatot is fizetnek, ha az ügyfél a többi pénzből befektetési jegyet vásárol - derül ki a Bank360.hu elemzéséből.
2025. 04. 04. 11:30
Megosztás:

Mostantól zöldenergiával folytatja gyártási tevékenységét a Ganz

Befejeződött a Ganz Transzformátor- és Villamos Forgógépgyártó Kft. naperőművének és energiatároló rendszerének kivitelezése, így a tápiószelei gyártóegység újabb fontos lépést tesz karbonsemleges működés irányába. A vállalat egy 2 MVA névleges teljesítményű naperőművet kötött össze innovatív, hibrid energiatároló megoldással, amelyeket 2025 márciusában helyeznek üzembe. A magas szakértelmet igénylő kivitelezést a budaörsi Forest-Vill Kft. végezte el. A Ganz 2023-ban kezdett nagyléptékű energiahatékonysági fejlesztésekbe fenntarthatósági célkitűzéseivel összhangban, amelynek köszönhetően várhatóan 40%-kal csökken a vállalat szén-dioxid-kibocsátása.
2025. 04. 04. 11:00
Megosztás: