A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Július elsejével várhatóan életbe lép a kötelező e-számlázás az energiaszektorban. A vállalkozásoknak még három hónapjuk maradt felkészülni a számlák szabályos befogadására. „Ahhoz, hogy zökkenőmentesen beépülhessen a cég működési gyakorlatába az elektronikus számlabefogadás és kibocsájtás, rendszerszinten kell átgondolni a folyamatokat: egészen az elektronikus számla beérkezésétől kezdve a jóváhagyási, könyvelési teendőkön át a szabályos archiválásig. A lényeg, hogy véletlenül se történjen adatvesztés, mert akkor nem érvényesíthető az adólevonás. Tapasztalataink alapján a jogszabályoknak megfelelő digitális archiválás jelenti a legnagyobb kihívást a cégek számára, de van még idő kidolgozni a rendszert” – hangsúlyozza Nyári Zsolt a K-X Consulting ügyvezetője.

A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Hatalmas mennyiségű számla vált át papíralapúról digitálisra 

A jogszabály hatályba lépésével egyelőre havonta néhány számla érkezik kötelezően elektronikusan a cégekhez, de a következő 5 évben ez a szám ugrásszerűen nőhet nem csak a magyar szabályozás miatt, hanem az Európai Unió ViDA  szabályrendszere miatt is, amely az elektronikus számlát teszi alapvetővé. Várható ugyanis, hogy a jogalkotók rövid időn belül általánosan kötelezővé teszik a belföldi ügyleteknél az elektronikus számlabefogadást. Ezért érdemes már most egy olyan rendszert kidolgozni, amely nagyobb mennyiségű számla esetén is működik majd és nem csak belföldi viszonylatban.  „Csak azzal, hogy az energiaszolgáltatók kötelezően átállnak az elektronikus számlaadásra a cégek felé, évente több tízezer, de akár százezres nagyságrendű számla vált át papíralapúról digitálisra. Adminisztratív szempontból mindenképpen javasoljuk, hogy a cég készítsen egy külön e-mail-címet a számlabefogadásokra. Valójában ez válik majd az elektronikus számlák dedikált posta címévé” – tájékoztat Nyári Zsolt.

Papír alapon nem lehet elektronikusan készült dokumentumot archiválni

Az új szabályozás a digitális archiválásban okozhat nagyobb kihívást a vállalkozásoknak. Archiválni elektronikusan a legtöbb cég egyelőre nem szokott, hiszen többségében papíralapú dokumentumokat fogadnak be. A digitális archiválásnak azonban megvan a maga kötelező szabályrendszere, és ha ebbe hiba csúszik, akkor a dokumentumok nem minősülnek majd hitelesnek. „Amit nagyon fontos hangsúlyozni: papír alapon nem lehet archiválni elektronikusan generált és ilyen módon érkeztetett dokumentumokat. Megtehetjük, hogy kinyomtatjuk azért, mert így könnyebb átlátni esetleg a számlát, de a hitelességhez az elektronikusan befogadott számlákat elektronikusan kell archiválni” – emeli ki a K-X Consulting szakértője.

A digitalizációra fel kell készülni

Ahhoz, hogy a cégek a számlákat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudják archiválni, felkérhetnek külső szolgáltatót, de menthetik azokat saját infrastruktúrára is. Azonban ameddig a cég saját hatáskörben archivál, addig neki kell teljesítenie az ITM Rendelet szerinti kötelezettségeket (védeni az elektronikus dokumentumokat többek között a megsemmisülés, rongálás vagy utólagos módosítás lehetőségétől). Ha külső partnert von be a folyamatba a vállalkozás, akkor ő vállalja ezekért a felelősséget. Habár nem kötelező előírás, de az archiválást nagyban elősegíti, ha az elektronikus számlákon – legyen az kimenő vagy bejövő - elektronikus aláírás és időbélyegző szerepel. Ha ezt a Társaság saját maga szeretné elhelyezni a digitalizált dokumentumokon, akkor szerződést kell kössön olyan céggel, aki időbélyegzőt és elektronikus aláírást tud számára biztosítani. Az sem árt, ha van egy elfogadott archiválási szabályzat, amelyet a vállalkozás követ és ezzel is bizonyítja a jogszabályi megfelelőséget. Nyári Zsolt hangsúlyozza: amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy áttér a digitalizációra, alaposan végig kell gondolni a belső folyamatot (elektronikus dokumentum beérkezésétől, a visszakereshetőségén át az adóhatósági adatszolgáltatásig) és a fejlesztendő területeket, hogy azt kapjuk, ami tényleg segíti a mindennapi működést és később se kelljen szükségszerűen hozzányúlni a rendszerhez.  

A korábbi papíralapú dokumentumok is digitalizálhatók

A korábbi papíralapú dokumentumokat is érdemes lehet digitalizálni. Ilyen esetben kérdés, hogy minden egyes papíralapú dokumentumot külön-külön időbélyegzővel lásson el a cég, vagy egyéb üzleti logika mentén csomagolja azokat.  Ezt szintén végezheti külső szolgáltató. „Célszerűség szempontjából nem érdemes minden számlát külön-külön elektronikus aláírással ellátni. Inkább heti vagy havi, akár negyedéves blokkokat lehet könnyen kezelni. Attól függően, hogy milyen régi időszakról van szó, annál inkább érdemesebb a blokkok időszakát hosszabbra nyújtani” - javasolja a szakértő. Hozzáteszi: fontos úgy kialakítani az egész archív rendszert, hogy a számlák könnyen visszakereshetőek legyenek. Így, ha később szükséges ezeket az adóhatóságnak átadni, akkor ezt egyszerűen meg lehet tenni. Attól kezdve ugyanis, hogy minden elektronikusan van archiválva, a dokumentumokat is elektronikusan kell a hatóság részére biztosítani. 

Ha a tárolt dokumentum nem hiteles, nem jogosult a cég adólevonásra

Amiről tehát dönteni kell és folyamat szinten pontról-pontra kialakítani: számlabefogadó e-mail cím, a jóváhagyás folyamata, a számlák kontírozása, továbbítása a könyvelőiroda felé és a belső vagy külső archiválás biztosítása, valamint a kapcsolódó ügyviteli szabályzatok elkészítése. Belső archiválás esetén tisztázni kell a hozzáférési jogosultságok rendszerét, technikai szempontból pedig saját vagy harmadik fél által biztosított infrastruktúra és rendszer használatát. „Érdemes tanácsadó céget is bevonni a folyamatba, hogy biztosan a jogszabályoknak megfelelő, ugyanakkor kényelmes és használható rendszert építsen ki a vállalkozás, ezzel ténylegesen csökkentve az adminisztratív feladatokat és növelve a hatékonyságot” – összegez a K-X Consulting szakértője.  

Bitcoin árfolyam újra átlépte a 111 ezres szintet - fordulat a kriptovaluta piacon?

Erőteljes lendülettel indult a szeptember a kriptopiacon, élén a Bitcoinnal, amely a hónap eleji bizonytalanságok ellenére újra 111 ezer dollár fölé kapaszkodott. A hagyományos részvénypiacok gyengébb rajtja sem tudta megtörni a kriptoeszközök emelkedő lendületét, miközben a befektetők már a pénteki amerikai munkaerőpiaci adatokra fókuszálnak. Vajon eljött az ideje a kamatcsökkentésnek?
2025. 09. 03. 04:00
Megosztás:

Bővíti a felhőszolgáltatási kínálatát Európában az SAP

A mesterséges intelligencia fejlődése érdekében bővíti szuverén felhőszolgáltatási kínálatát Európában az SAP, erre az elkövetkező tíz évben 20 milliárd eurót fordít - közölte a társaság kedden az MTI-vel.
2025. 09. 03. 03:30
Megosztás:

Új fejezet a teherautó-abroncsok világában: nagyobb futásteljesítmény, alacsonyabb gördülési ellenállás, fenntarthatóbb anyagok

A Goodyear bemutatja a KMAX GEN-3 teherabroncs-családot, amely a vállalat egyik legsikeresebb termékvonalának legújabb generációja. Az új abroncsok a korábbi verzió bizonyított teljesítményére építenek, de számos olyan fejlesztést vonultatnak fel, amelyek még hatékonyabbá és gazdaságosabbá teszik a közúti szállítást.
2025. 09. 03. 03:00
Megosztás:

Kijött a rendelet: nagyot változnak jövőre a hitelezés szabályai

Megjelent hétfő este a Magyar Közlönyben a jövedelemarányos törlesztőrészlet mutatót (JTM) érintő rendeletmódosítás, amelyről a Magyar Nemzeti Bank korábban közleményben számolt be. Egy, az önerőt érintő változás már kedden hatályba lép, a JTM-re vonatkozó változások pedig januárban lépnek életbe. A Bank360 összefoglalta a legfontosabb részleteket.
2025. 09. 03. 02:00
Megosztás:

Rossz hír a vidéken élő nyugdíjasoknak - a Budapestiek megúszták!

Egy térképen szemléltetjük (forrás: Grantis Blog), hogy jelenleg hogyan alakulnak az átlagos nyugdíjösszegek Magyarország különböző térségeiben. Emellett hasznos tanácsokat is adunk arra, hogyan növelheted majdani állami nyugdíjad összegét, mire eléred a nyugdíjkorhatárt.
2025. 09. 03. 01:30
Megosztás:

Nyugdíjasok életkilátásai Magyarországon: anyagi kényszer, infláció, bizonytalanság

A középkorú magyarok nagy része nyugdíjasként is dolgozna, leginkább anyagi okokból, a K&H biztos jövő reprezentatív kutatása szerint. A felmérésből kiderül: az infláció, a megtakarítások értékvesztése és a gazdasági bizonytalanságok komoly aggodalmat keltenek, miközben óvatos optimizmus is megjelenik a jövőbeli megélhetéssel kapcsolatban.
2025. 09. 03. 01:00
Megosztás:

Az amerikai feldolgozóipari szektor teljesítménye hatodik hónapja csökkent

Augusztusban zsinórban a hatodik hónapban csökkent az amerikai feldolgozóipari szektor teljesítménye az Ellátásilánc-menedzsment Intézet (Institute for Supply Management - ISM) havi rendszeres "Report On Business" felmérésének kedden közzétett adatai alapján.
2025. 09. 03. 00:05
Megosztás:

Andrej Babis szerint nem szabad megismétlődnie a politikusok elleni támadásoknak

Az ellenzéki Elégedetlen Polgárok Akciójának (ANO) elnöke, Andrej Babis szerint a mozgalom igyekszik pozitív választási kampányt folytatni, s a politikusok elleni támadásoknak már nem szabad megismétlődniük. A volt cseh kormányfő erről abban a videóban beszélt, amelyet kedden jelentetett meg az X-en.
2025. 09. 02. 23:30
Megosztás:

Miközben elemzők 5 dolláros XRP-célárat emlegetnek, a „smart money” csendben átvándorol ebbe az új, robbanásszerű növekedési potenciállal rendelkező kriptóba

Miközben a szakértők új célárakat tűznek ki az XRP jövőjére nézve, egy másik kriptovaluta kezd egyre nagyobb érdeklődést kiváltani a befolyásos befektetők körében.
2025. 09. 02. 23:00
Megosztás:

Range Rover és Range Rover Sport modelleket hív vissza a gyártó

A Jaguar Land Rover (JLR) önkéntes biztonsági intézkedésként visszahívja azokat a 2014 és 2017 közötti évjáratú Range Rover (L405) és Range Rover Sport (L494) modelleket, amelyeket az Egyesült Államokban, az Egyesült Királyságban és Kanadában helyeztek forgalomba - közölte a gyártó kedden az MTI-vel.
2025. 09. 02. 21:00
Megosztás:

Vegyesen változott kedd estére a forint árfolyama

Vegyesen alakult a forint árfolyama a főbb devizákkal szemben kedden estére a reggeli szintekhez képest a nemzetközi devizakereskedelemben.
2025. 09. 02. 20:00
Megosztás:

Kevesebben dolgoznak Magyarországon, de válságról még szó sincs

2025 júliusában a magyar munkaerőpiacon közel 30 ezer fővel csökkent a foglalkoztatottak száma az előző évhez képest, ami a teljes, 4,7 milliós foglalkoztatotti létszámhoz viszonyítva 1%-os visszaesést sem jelent. Mihályi Magdolna, a Jobtain HR szolgáltató ügyvezetője szerint ez a csökkenés egyelőre nem nevezhető egy rendszerszintű válság kezdetének. Inkább a gazdaság lassulásának a következménye, amely különböző iparágakat eltérő mértékben érint. Valódi problémáról akkor lehet majd beszélni, ha ez a trend a következő egy évben is folytatódik.
2025. 09. 02. 19:30
Megosztás:

Rekordszintre emelkedtek a védelmi kiadások az EU-ban tavaly

Rekordszintre, 343 milliárd euróra emelkedtek az Európai Unió 27 tagállamának védelmi kiadásai tavaly, ez 19 százalékos növekedést jelentett az előző évhez képest, és az unió GDP-jének 1,9 százalékát tette ki - áll az Európai Védelmi Ügynökség (EDA) kedden közzétett éves jelentésében.
2025. 09. 02. 19:00
Megosztás:

Szerdától megszüntetik a folyadékokra vonatkozó korlátozást a kolozsvári repülőtéren

Szerdától megszüntetik a kézipoggyászban szállítható folyadékok mennyiségére vonatkozó korlátozást a kolozsvári repülőtéren - közölte kedden az Avram Iancu Nemzetközi Repülőtér.
2025. 09. 02. 18:30
Megosztás:

Befektetők, figyelem! így érdemes támogatni az egészségügyi startupokat

Közép- és Kelet-Európa kedvező adottságokat kínál az egészségügyi innovációhoz: világszínvonalú tudásbázis áll rendelkezésre, alacsonyak a működési költségek, és sok a lendületesen növekedő startup vállalkozás – mégis sok ígéretes vállalkozás reked meg a növekedés útján. Az EU támogatásával megvalósuló Healthy Investment Central and Eastern Europe (HICEE) projekt keretében most egy olyan útmutató jelent meg, amely kézzelfogható segítséget nyújt a nemzetközi befektetőknek ahhoz, hogy felfedezzék a régióban rejlő, eddig kiaknázatlan lehetőségeket.
2025. 09. 02. 18:00
Megosztás:

Már 100 partnerrel működik együtt a Díjnet – új funkció segíti a rendszeres civil adományozást

A Díjnet Zrt. fontos mérföldkőhöz ért: már 100 partnerrel együttműködve biztosítja elektronikus számlakezelési és adományozási szolgáltatásait egyetlen digitális felületen – 33 közüzemi és egyéb szolgáltatót, valamint 67 civil szervezetet köt össze a felhasználóival. Az új AdományPlusz funkcióval a felhasználók mostantól civil szervezetek elektronikus hírleveleit is kezelhetik dijnet.hu fiókjukban, és egyidejűleg adományozhatnak is.
2025. 09. 02. 17:30
Megosztás:

Trump titokzatos bejelentést tesz ma 20:00-kor (magyar idő szerint)

Trump titokzatos bejelentése tartja izgalomban a piacokat.
2025. 09. 02. 17:00
Megosztás:

Továbbra is a fogyasztás támogatja a magyar növekedést

Közzétette ma reggel a KSH a második negyedéves GDP adatok részletes bontását. Negyedéves összehasonlításban az előzetes számoknak megfelelően 0,4 százalékkal nőtt a magyar gazdaság. Éves összehasonlításban a nyers adatok szerint 0,1, a szezonálisan és naptárhatással kiigazított és kiegyensúlyozott adatok szerint 0,2 százalékkal nőtt a GDP április-júniusban. 2025 első félévében a GDP a nyers adatok szerint stagnált, a szezonálisan és naptárhatással kiigazított adatok szerint pedig 0,1 százalékkal esett vissza 2024 első félévéhez képest.
2025. 09. 02. 16:30
Megosztás:

Megszűnik a kényelmi díj és átalakul a jutalékrendszer az autópálya-matricák értékesítésében

Megszűnik a kényelmi díj és átalakul a jutalékrendszer az autópálya-matricák értékesítésében - közölte az Építési és Közlekedési Minisztérium (ÉKM) kedden az MTI-vel.
2025. 09. 02. 16:15
Megosztás:

Keddtől az összes budapesti fiókban lehet készpénzért vásárolni állampapírt

A Magyar Államkincstár keddtől mind az öt budapesti ügyfélszolgálatán teljes körű szolgálást biztosít, miután elérhetővé vált a készpénzes állampapír-adásvétel és -pénztári szolgáltatás a Hattyú utcai fiókban is - közölte a Magyar Államkincstár az MTI-vel kedden.
2025. 09. 02. 15:00
Megosztás: