A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Július elsejével várhatóan életbe lép a kötelező e-számlázás az energiaszektorban. A vállalkozásoknak még három hónapjuk maradt felkészülni a számlák szabályos befogadására. „Ahhoz, hogy zökkenőmentesen beépülhessen a cég működési gyakorlatába az elektronikus számlabefogadás és kibocsájtás, rendszerszinten kell átgondolni a folyamatokat: egészen az elektronikus számla beérkezésétől kezdve a jóváhagyási, könyvelési teendőkön át a szabályos archiválásig. A lényeg, hogy véletlenül se történjen adatvesztés, mert akkor nem érvényesíthető az adólevonás. Tapasztalataink alapján a jogszabályoknak megfelelő digitális archiválás jelenti a legnagyobb kihívást a cégek számára, de van még idő kidolgozni a rendszert” – hangsúlyozza Nyári Zsolt a K-X Consulting ügyvezetője.

A szabályoknak megfelelő archiválás lehet a legnagyobb kihívás

Hatalmas mennyiségű számla vált át papíralapúról digitálisra 

A jogszabály hatályba lépésével egyelőre havonta néhány számla érkezik kötelezően elektronikusan a cégekhez, de a következő 5 évben ez a szám ugrásszerűen nőhet nem csak a magyar szabályozás miatt, hanem az Európai Unió ViDA  szabályrendszere miatt is, amely az elektronikus számlát teszi alapvetővé. Várható ugyanis, hogy a jogalkotók rövid időn belül általánosan kötelezővé teszik a belföldi ügyleteknél az elektronikus számlabefogadást. Ezért érdemes már most egy olyan rendszert kidolgozni, amely nagyobb mennyiségű számla esetén is működik majd és nem csak belföldi viszonylatban.  „Csak azzal, hogy az energiaszolgáltatók kötelezően átállnak az elektronikus számlaadásra a cégek felé, évente több tízezer, de akár százezres nagyságrendű számla vált át papíralapúról digitálisra. Adminisztratív szempontból mindenképpen javasoljuk, hogy a cég készítsen egy külön e-mail-címet a számlabefogadásokra. Valójában ez válik majd az elektronikus számlák dedikált posta címévé” – tájékoztat Nyári Zsolt.

Papír alapon nem lehet elektronikusan készült dokumentumot archiválni

Az új szabályozás a digitális archiválásban okozhat nagyobb kihívást a vállalkozásoknak. Archiválni elektronikusan a legtöbb cég egyelőre nem szokott, hiszen többségében papíralapú dokumentumokat fogadnak be. A digitális archiválásnak azonban megvan a maga kötelező szabályrendszere, és ha ebbe hiba csúszik, akkor a dokumentumok nem minősülnek majd hitelesnek. „Amit nagyon fontos hangsúlyozni: papír alapon nem lehet archiválni elektronikusan generált és ilyen módon érkeztetett dokumentumokat. Megtehetjük, hogy kinyomtatjuk azért, mert így könnyebb átlátni esetleg a számlát, de a hitelességhez az elektronikusan befogadott számlákat elektronikusan kell archiválni” – emeli ki a K-X Consulting szakértője.

A digitalizációra fel kell készülni

Ahhoz, hogy a cégek a számlákat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudják archiválni, felkérhetnek külső szolgáltatót, de menthetik azokat saját infrastruktúrára is. Azonban ameddig a cég saját hatáskörben archivál, addig neki kell teljesítenie az ITM Rendelet szerinti kötelezettségeket (védeni az elektronikus dokumentumokat többek között a megsemmisülés, rongálás vagy utólagos módosítás lehetőségétől). Ha külső partnert von be a folyamatba a vállalkozás, akkor ő vállalja ezekért a felelősséget. Habár nem kötelező előírás, de az archiválást nagyban elősegíti, ha az elektronikus számlákon – legyen az kimenő vagy bejövő - elektronikus aláírás és időbélyegző szerepel. Ha ezt a Társaság saját maga szeretné elhelyezni a digitalizált dokumentumokon, akkor szerződést kell kössön olyan céggel, aki időbélyegzőt és elektronikus aláírást tud számára biztosítani. Az sem árt, ha van egy elfogadott archiválási szabályzat, amelyet a vállalkozás követ és ezzel is bizonyítja a jogszabályi megfelelőséget. Nyári Zsolt hangsúlyozza: amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy áttér a digitalizációra, alaposan végig kell gondolni a belső folyamatot (elektronikus dokumentum beérkezésétől, a visszakereshetőségén át az adóhatósági adatszolgáltatásig) és a fejlesztendő területeket, hogy azt kapjuk, ami tényleg segíti a mindennapi működést és később se kelljen szükségszerűen hozzányúlni a rendszerhez.  

A korábbi papíralapú dokumentumok is digitalizálhatók

A korábbi papíralapú dokumentumokat is érdemes lehet digitalizálni. Ilyen esetben kérdés, hogy minden egyes papíralapú dokumentumot külön-külön időbélyegzővel lásson el a cég, vagy egyéb üzleti logika mentén csomagolja azokat.  Ezt szintén végezheti külső szolgáltató. „Célszerűség szempontjából nem érdemes minden számlát külön-külön elektronikus aláírással ellátni. Inkább heti vagy havi, akár negyedéves blokkokat lehet könnyen kezelni. Attól függően, hogy milyen régi időszakról van szó, annál inkább érdemesebb a blokkok időszakát hosszabbra nyújtani” - javasolja a szakértő. Hozzáteszi: fontos úgy kialakítani az egész archív rendszert, hogy a számlák könnyen visszakereshetőek legyenek. Így, ha később szükséges ezeket az adóhatóságnak átadni, akkor ezt egyszerűen meg lehet tenni. Attól kezdve ugyanis, hogy minden elektronikusan van archiválva, a dokumentumokat is elektronikusan kell a hatóság részére biztosítani. 

Ha a tárolt dokumentum nem hiteles, nem jogosult a cég adólevonásra

Amiről tehát dönteni kell és folyamat szinten pontról-pontra kialakítani: számlabefogadó e-mail cím, a jóváhagyás folyamata, a számlák kontírozása, továbbítása a könyvelőiroda felé és a belső vagy külső archiválás biztosítása, valamint a kapcsolódó ügyviteli szabályzatok elkészítése. Belső archiválás esetén tisztázni kell a hozzáférési jogosultságok rendszerét, technikai szempontból pedig saját vagy harmadik fél által biztosított infrastruktúra és rendszer használatát. „Érdemes tanácsadó céget is bevonni a folyamatba, hogy biztosan a jogszabályoknak megfelelő, ugyanakkor kényelmes és használható rendszert építsen ki a vállalkozás, ezzel ténylegesen csökkentve az adminisztratív feladatokat és növelve a hatékonyságot” – összegez a K-X Consulting szakértője.  

Stratégiai partnerség az IAI-jal a Spacecom adósságrendezésére

A 4iG Nyrt. és az Israel Aerospace Industries Ltd. (IAI) közösen kidolgozott javaslatot nyújtottak be az AMOS műholdrendszereket üzemeltető és fejlesztő, izraeli tőzsdén jegyzett Space-Communication Ltd. (SpaceCom) kötvényadósságának átfogó rendezésére. A vállalatok közös fellépésének célja a SpaceCom működőképességének és pénzügyi stabilitásának hosszú távú biztosítása.
2025. 07. 23. 07:00
Megosztás:

A valaha volt legnagyobb szuverén panda-kötvény kibocsátást hajtotta végre hazánk a kínai piacon

Magyarország a mai napon jelentős kereslet és kedvező árazás mellett bocsátott ki 3 és 5 éves futamidejű, kínai renminbiben denominált kötvény-sorozatot. Az Államadósság Kezelő Központ (ÁKK) szervezésében megvalósuló sikeres tranzakció keretében összesen 5 milliárd RMB értékben keltek el a magyar szuverén devizakötvények.
2025. 07. 23. 06:00
Megosztás:

A gyermekes háztartásokban népszerűbbek a streaming szolgáltatások

Lényegesen többet költenek a gyermekes családok hírközlési szolgáltatásokra, mint más háztartások – mutat rá a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) 2024-es felmérése. A többletköltség elsődleges oka, hogy a gyermeket nevelők jellemzően több ilyen szolgáltatást vesznek igénybe – streamingelni például a gyermektelen háztartások mindössze 18 százaléka szokott, míg a kettő vagy többgyermekesek körében ez az arány már 69 százalék.
2025. 07. 23. 05:00
Megosztás:

Csökkent a kötelező tartalékráta

A Monetáris Tanács a mai kamatdöntő ülésén sem változtatott az irányadó kamatokon. A jegybanki alapkamat továbbra is 6,50 százalékon áll. A kamatfolyosó két széle szintén változatlan maradt – 5,50, illetve 7,50 százalékon. A döntés nem okozott meglepetést, megfelelt a széles körű elemzői konszenzusnak.
2025. 07. 23. 04:00
Megosztás:

Tényleg csak a jutalék érdekli az ingatlan ügynököket?

Az ingatlanközvetítés egy szakma, és mint minden szakmában, ebben is dolgoznak megbízható szakemberek, de olyanok is, akik csak rontják a szakma megítélését. Az utóbbiakkal kapcsolatba kerülő ügyfelek gyakran csalódottan vonják le a következtetést: „minden közvetítő egyforma, csak a jutalék érdekli őket”. De valóban így van?
2025. 07. 23. 03:00
Megosztás:

6 dolog, amit tudnod kell, ha figyelmen kívül hagyod a tartozásodat

Sokan próbálják elkerülni a szembenézést a tartozásaikkal. Halogatnak, nem veszik át a leveleket, nem reagálnak a bank vagy a követeléskezelő megkeresésére. Általában az adós már csak akkor kér segítséget, amikor a végrehajtás már elindult, és jelentős anyagi és jogi hátrányban van. dr. Nagy Rudolf ügyvéd írása.
2025. 07. 23. 02:00
Megosztás:

Súlyos nyugdíjtévedésben vannak a magyarok és ez sokba kerül

Egy új, országos felmérés szerint a magyar felnőttek túlnyomó többsége az időskori anyagi biztonságát fenyegető tévedésben van, ugyanis a valóságoshoz képest sokkal rosszabbnak gondolják az önkéntes nyugdíjpénztárak által elért hozamokat. Ez a tévhit azt is gátolhatja, hogy időben elkezdjék a rendszeres nyugdíjcélú takarékoskodást.
2025. 07. 23. 01:00
Megosztás:

A Binance lázba hozta a Toshi követőtáborát

A Toshi és a Binance.US interakciója az X közösségi hálón ismét felkeltette a kereskedők érdeklődését a projekt iránt. Ez volt az első alkalom, hogy a Binance.US nyilvánosan tudomásul vette a Toshi létezését, ami bőven elég volt ahhoz, hogy a Toshi közössége spekulációba kezdjen.
2025. 07. 23. 00:01
Megosztás:

Befejeződött az aratás Békés vármegyében

Befejeződött az aratás Békésben, a termésátlagok jóval elmaradnak az előző évekétől. A vihar a napraforgót, az aszály a kukoricát károsítja.
2025. 07. 22. 23:00
Megosztás:

Kijöttek az Otthon Start lakáshitel részletei

Megjelent hétfőn este a kormany.hu oldalon az Otthon Start hitelprogram jogszabálytervezete. Az alapfeltételek nem változtak: az állam 50 millió forintos, legfeljebb 3 százalékos, fix kamatozású kölcsönt biztosít legfeljebb 25 évre, de számos, eddig nyitott kérdésre ad választ a tervezet - írja közleményében a Bank360.
2025. 07. 22. 22:00
Megosztás:

Európa mentette meg a Coca-Cola második negyedévét

Az üdítőitalairól ismert vállalat az idei második negyedévben 12,54 milliárd dollár árbevételt ért el, ami 1%-kal magasabb, mint az előző év azonos időszakában. Az egy részvényre jutó nyereség 87 cent lett.
2025. 07. 22. 21:00
Megosztás:

Milliárdos kiesést jelentenek a vámok a General Motors-nak

A General Motors az idei második negyedévben 47,1 milliárd dollár bevételt ért el, ami 1,8%-os visszaesés az előző év azonos időszakához képest. A nyereség 35%-kal, 1,9 milliárd dollárra csökkent. A gyenge teljesítmény ellenére a vállalatnak sikerült felülmúlnia az elemzői várakozásokat.
2025. 07. 22. 20:00
Megosztás:

Pesszimistábbá váltak az amerikai fogyasztók

A Conference Board fogyasztói bizalmi indexe júniusban 5,4 ponttal romlott, és a májusi 98,4-ről 93,0-ra esett vissza.
2025. 07. 22. 19:00
Megosztás:

A világ legnagyobb vízerőműve épül Tibeten

Li Csiang kínai miniszterelnök 2025. július közepén ünnepélyesen bejelentette, hogy Kína megkezdi a világ eddigi legnagyobb vízerőművének építését Tibetben, a Yarlung Tsangpo folyón. A projekt hivatalos engedélyét még 2024 decemberében kapta meg, de a kivitelezés konkrét elindítására csak most került sor. A beruházás célja, hogy Kína újabb lépést tegyen a karbonsemleges gazdaság felé, valamint megerősítse stratégiai pozícióját a megújuló energiaforrások piacán.
2025. 07. 22. 18:00
Megosztás:

Lazítanának az amerikai bankok szabályozásán

Scott Bessent amerikai pénzügyminiszter hétfőn mélyrehatóbb reformokat szorgalmazott az általa elavultnak nevezett pénzügyi szabályozási rendszerben.
2025. 07. 22. 17:00
Megosztás:

Trump nagyszabású törvénye miatt bedől az USA?

Donald Trump elnök nemrégiben elfogadott adó- és kiadási törvénye tíz év alatt 3400 milliárd dollárral növeli az Egyesült Államok költségvetési hiányát, és több millió embert hagy egészségügyi ellátás nélkül – derül ki a független Kongresszusi Költségvetési Hivatal (CBO) új becsléséből.
2025. 07. 22. 16:00
Megosztás:

Az európai tőzsde készülődik...

Ma este 22:05-kor érkezik az SAP második negyedéves eredménye, amivel Németországban is kezdetét veszi a gyorsjelentési szezon és egyúttal besűrűsödik az európai vállalati naptár is.
2025. 07. 22. 15:00
Megosztás:

A gyártástól az üzletekig az SAP megoldására fűzi fel ékszereit a Pandora

A technológia által kínált legjobb lehetőségeket szeretné használni üzlete fellendítésére és növekedése felgyorsítására a Pandora. A világ legnagyobb ékszermárkája a fogyasztói élmény fejlesztését helyezte digitális stratégiájának középpontjába, támogatásul pedig az SAP-t választotta – a jövőben az SAP S/4HANA Cloud-ot, illetve a RISE with SAP megoldást alkalmazza.
2025. 07. 22. 14:00
Megosztás:

Trump médiacége a TMTG meglepő húzással lett az egyik legnagyobb Bitcoin-befektető

Donald Trump neve eddig is erősen összefonódott a kriptovaluták világával, de most új szintre emelte a részvételét: médiavállalata, a Trump Media & Technology Group (TMTG) több mint 2 milliárd dollár értékű Bitcoint vásárolt. Ezzel a lépéssel a TMTG belépett a világ legnagyobb Bitcoin-tartalékkal rendelkező tőzsdén jegyzett vállalatai közé — és ez komoly hullámokat keltett a piacon és a politikában egyaránt.
2025. 07. 22. 13:00
Megosztás:

Egy felmérés szerint nagyobb pénzügyi tartalékokkal rendelkeznek a csehek, mint korábban

Nagyobb pénzügyi tartalékkal rendelkeznek és jobban spórolnak a csehek, mint korábban - derült ki abból az országos felmérésből, amelyet az Ipsos közvélemény-kutató intézet készített júniusban a Home Credit pénzügyi csoport megrendelésére.
2025. 07. 22. 12:00
Megosztás: