Meddig szükséges megőrizni a tb-kiskönyvet?

A legtöbben jól ismerik a köznyelvben „rózsaszín kiskönyvként” emlegetett TB-kiskönyvet, amelyet általában akkor kapunk kézhez, amikor munkahelyet váltunk. A dokumentum hivatalos elnevezése: Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról.

Ez az irat kiemelt jelentőségű a társadalombiztosítási ellátások, különösen az egészségbiztosítási ellátásokra való jogosultság megállapítása szempontjából. Tartalmazza ugyanis a munkáltató által rögzített adatokat a társadalombiztosítási jogviszonyokról, például a munkaviszonyok kezdő és befejező időpontjáról.

Ezek az adatok fontosak lehetnek többek között a táppénzre, a csecsemőgondozási díjra vagy a gyermekgondozási díjra való jogosultság vizsgálatakor, de szerepük lehet a nyugdíjhoz szükséges szolgálati idő igazolásában is.

Papíralapú dokumentum helyett e-TB kiskönyv

2026 január 1-jétől jelentős változás történt a tb-kiskönyvvel kapcsolatban.

Ettől az időponttól kezdve a korábbi papíralapú igazolvány elektronikus dokumentummá alakult át. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a munkáltatóknál működő társadalombiztosítási kifizetőhelyek elektronikus felületen férhetnek hozzá a biztosítási jogviszonyokra, valamint az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaira és a baleseti táppénzre vonatkozó adatokhoz.

Mi történik a papíralapú tb-kiskönyvvel?

A hatályos jogszabályi előírás szerint a munkáltató köteles a papíralapú tb-kiskönyvet visszaadni a biztosított személynek, legkésőbb a foglalkoztatás megszűnésekor.

Amennyiben erre valamilyen okból nincs lehetőség, vagyis a munkáltató nem tudja átadni vagy eljuttatni az iratot az érintettnek, akkor a dokumentum megőrzése továbbra is a munkáltató feladata marad. Ebben az esetben a munkáltatónak a biztosítottra vonatkozó nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőriznie a kiskönyvet. Erre a 217/1997. (XII. 1.) Korm. rendelet 50/E. §-a tartalmaz rendelkezést.

Ha a tb-kiskönyvet átadják a biztosított részére, akkor annak megőrzéséről már a biztosítottnak kell gondoskodnia. A megőrzési határidő ebben az esetben is ugyanaz: a nyugdíjkorhatár betöltését követő öt év.

Elsőre túlzónak tűnhet ez a hosszú iratmegőrzési kötelezettség.

A gyakorlati tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy nyugdíjazáskor szükség lehet erre a dokumentumra. A tb-kiskönyv ugyanis olyan adatokat is tartalmazhat, amelyek a nyugdíjra jogosító szolgálati idő megállapításánál jelentőséggel bírnak. A kiskönyvben feltüntetett biztosítási jogviszony szolgálati időnek számíthat, és ilyen esetekben akár egyetlen napnak is komoly jelentősége lehet.

A fentiekkel kapcsolatban sokakban felmerült a kérdés, hogy mindez változást jelent-e a szolgálati idő igazolásának vagy elismerésének szabályaiban.

A válasz egyértelműen: nem.

A szolgálati időt továbbra is elsődlegesen a társadalombiztosítási szervek nyilvántartása alapján kell figyelembe venni. Ha azonban egy adott időszak valamilyen okból nem igazolható ezekből a nyilvántartásokból, akkor az bizonyítható a foglalkoztató által kiállított egykorú eredeti okirattal, annak hiteles másolatával, a foglalkoztató eredeti nyilvántartása alapján kiadott igazolással, vagy más hitelt érdemlő módon is. Szükség esetén tehát akár a tb-kiskönyv is felhasználható igazolásként. Erre az 1997. évi LXXXI. törvény 38. §-a ad lehetőséget.