Miért fontos az ERP sztenderdizáció?

Egyre több cégnek lehet szüksége vállalatirányítási (ERP) rendszerek használatára, hiszen ezek nélkül ma már nehéz az innovációra fókuszálni. Ráadásul ma már nem kifejezetten drága egy ilyen rendszer bevezetése még a kisebb vállalatoknak sem, a piaci verseny miatt egyre több az elérhető szolgáltatás.

A teljes vállalat működését nézve, az üzleti értékteremtő folyamatok mellett lényegesen több, az értékteremtést kiszolgáló vállalati folyamatot találunk, melyek a fő értékteremtésben nem vesznek ugyan részt, de ezek nélkül a vállalat működésképtelen lenne. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésénél másképp kell kezelnünk a fő értékteremtő folyamatainkat és az azokat kiszolgáló háttérfolyamatokat. A háttérfolyamatokat érdemes sztenderdizálni annak érdekében, hogy dinamikusan változtathatók legyenek, amikor változnak az üzleti környezet elvárásai. Emellett a sztenderdizáció lényegesen leegyszerűsíti a digitalizáció és automatizáció megvalósítását és a támogató folyamatok kiszervezhetőségét, ezáltal segít abban, hogy az innovációra fókuszáljon a vállalat, így a sztenderdizáció az innováció motorja tud lenni.

„Egy sztenderd ERP bevezetés - mint beruházás - magasabb értéket teremt a vállalat számára, mint egy egyedi megoldás bevezetése. A költségek mellett az egyedi megoldások jelentős korlátokat jelentenek abban is, hogy képesek legyünk alkalmazkodni a gyorsan változó elvárásokhoz” – mondta el Pap Norbert, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának szenior ERP specialistája.

Egy ideális ERP esetén a sztenderd megoldások a legjobb gyakorlatoknak megfelelően vannak kialakítva. Minél szélesebb körben alkalmazzák ezeket a sztenderd megoldásokat az ügyfelek, annál valószínűbb, hogy ezek a sztenderdek megfelelnek a legjobb gyakorlatoknak. Emiatt az ERP sztenderdizációs célokat a valódi felhő alapú ERP megoldások támogatják a legjobban, hiszen a hosszú távon fenntartható felhő alapú működés csak egy egységes platformon képzelhető el, ahol minden ügyfél ugyanazt a megoldást használja. A sztenderdtől eltérő egyedi igényeket pedig ettől elkülönülten, de integráltan kezelik.

Az iparági legjobb gyakorlatok alkalmazása az ERP megoldásokban nagyban segíti a sztenderdizációt, ugyanakkor nem alkalmazható minden üzleti folyamatra, mert ezzel elveszítenénk a versenyelőnyünket. De mitől lesz egy gyakorlat legjobb gyakorlat? Attól, hogy általánosan használt, kvázi szabvány folyamat (mint például egy audit vagy egy számla ellenőrzési folyamat) és ügyfelek ezrei alkalmazzák világszerte.

Azonban, ha az ERP rendszerünkben egyedi fejlesztésekre van szükség a legjobb gyakorlatok adaptálásához, akkor elveszítjük a sztenderdizálással elérhető költségcsökkentést. Minél kevesebb módosítással alkalmazunk minél több, a rendszer által támogatott legjobb gyakorlatot, annál rövidebb lesz a bevezetési idő és annál gyorsabb lesz a bevezetés megtérülése.

Ugyanakkor ne törekedjünk arra sem, hogy minden egyes üzleti folyamatunkat a legjobb gyakorlatok szerint alakítsuk ki, mert ezzel könnyedén elveszíthetjük versenyelőnyöket. Azon egyedi folyamatainkat, melyekben piaci versenytársainknál jobbnak számítunk, ne akarjuk mindenáron sztenderdizálni. Ilyenkor az a legideálisabb, ha a felhasználók által is elérhető, külön fejlesztéseket nem igénylő, egyszerű testreszabási eszközökkel saját magunk működésére tudjuk szabni a rendszert. Ha ilyen opció nem áll rendelkezésre, akkor maradnak az egyedi fejlesztések. Emiatt fontos értékelési szempont egy ERP rendszer kiválasztása során, hogy a nem sztenderdizálandó folyamataink várhatóan mekkora ráfordításokkal alakíthatók majd saját értékteremtő működésünkhöz.

A számunkra optimális rendszer kiválasztásához meg kell vizsgálnunk, hogy a számunkra szükséges funkciók és legjobb iparági gyakorlatok közül mennyit tartalmaznak out-of-the-box, azaz beépített módon az egyes ERP rendszerek. Ezért még a rendszerek vizsgálata előtt érdemes összegyűjteni a legfontosabb üzleti folyamataink listáját, ezeket az üzleti funkciókat és folyamatokat besorolni sztenderdizálandó és értékteremtő kategóriákba, majd az egyes folyamatok súlyozását követően értékelni a piacon elérhető megoldások képességeit.