Új korszak az elektronikus számlák archiválásában

A vállalkozások többsége eddig papíralapú dokumentumkezelési rendszerre rendezkedett be. Most azonban olyan új folyamatokat kell kialakítani, amelyek megfelelnek a jogszabályi elvárásoknak, miközben illeszkednek a meglévő rendszerekhez.

„A legnagyobb problémát az jelenti, hogy az e-számlák és e-archiválás terén nincs egységes, gyakorlatias hatósági iránymutatás, amely segítene a szabályos működés kialakításában.” – véli Horváth Zsófia, a Niveus könyvelés és bérügyvitel üzletágának vezetője.

A releváns uniós és hazai szabályozás – például az eIDAS rendelet, az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet, vagy a 321/2024. (XI. 6.) Kormányrendelet – ugyan részletezi az elvárásokat, de ezek jogi, informatikai és számviteli szempontból nem integrált módon jelennek meg. Így a vállalkozások számára különösen nehéz a megfelelő gyakorlati megvalósítás.

Az utolsó érdemi NAV-tájékoztató 2020-ban született, amely azóta – a jelentős jogszabályi változások fényében – már nem alkalmazható teljeskörűen. A Niveus szerint éppen ezért mielőbbi, komplex iránymutatásra lenne szükség, amely  a vonatkozó jogszabályokban megfogalmazott elvárásoknak megfelelő standerdeket is megfogalmaz.

Egy ilyen útmutató megkönnyítené az az e-dokumentumok kezelésére vonatkozó olyan eljárások kialakítását, amik illeszkednek az eddigi papíralapú dokumentumkezelési rendszerekbe. Ráadásul ez segítené a cégeket abban is, hogy a számlák – mint alapbizonylatok – megfeleljenek az adóhatósági ellenőrzések elvárásainak. – tette hozzá Horváth Zsófia.

Mindezek mellett érdemes arra is felhívni a figyelmet, hogy a dokumentumok archiválása kapcsán gyakran előforduló félreértés, hogy ha egy vállalkozás kiszervezi a könyvelését, akkor a könyvelőiroda lesz felelős a keletkezett bizonylatok, számlák, szerződések megőrzéséért.

A hatályos szabályozás – különösen a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (1)–(6) bekezdése – azonban egyértelműen kimondja, hogy a bizonylatok megőrzési kötelezettsége a gazdálkodó szervezetet, tehát magát a vállalkozást terheli.

Ennek félreértelmezése különösen most, az elektronikus archiválásra történő átállás időszakában jelenthet komoly kockázatot, és mulasztási bírságot is eredményezhet. Ezért elengedhetetlen, hogy minden érintett pontosan tisztában legyen az archiválással kapcsolatos kötelezettségekkel – legyen szó akár papíralapú, akár elektronikus dokumentumokról.