Ilyen lesz a jövő munkahelye
Kalmár Zoltán irodapiaci szakember, az iroda.hu alapítója „A cél a közösség irodája” c. előadását a Google ún. Arisztotelész projektjével vezette fel, amelyben a csapatmunka jellemzőit kutatták. Az eredmények szerint a lazább, kötetlenebb csoportok voltak a legsikeresebbek, ahol rendszeresen eltértek a tárgytól, egymás szavába vágtak, és munkán kívül is találkoztak. Vagyis az egymással való törődés és a társasági biztonságérzet a siker nyitja: a csapattagok fel tudnak oldódni az adott környezetben, a dolgozók a munkában is önmaguk lehetnek, ki tudnak teljesedni.
A szervezeti kultúra lényegében egyfajta szociális összetartó erő, folytatta Kalmár Zoltán, az iroda.hu alapítója, amely alakítja a munkatársak identitás- és környezettudatát, pozitív hatásként elősegítheti a célokkal való azonosulást, valamint stabilitást és egyszerűséget eredményez. A kommunikáció a céges kultúra egyre fontosabb része. Különböző kommunikációs formákról beszélhetünk: információ-megosztásról, egy múltbeli tevékenység értékeléséről, a probléma feltárásáról, vagy éppen egy jövőbeni gondolat kibontásáról. A közösség ereje abban is megnyilvánul, hogy a közönyös és szorongó munkatársakat képes felszabadítani a kötetlen munkamódszerek révén.
A munkahelyi közösségek fejlődése nagyszerűen megfigyelhető az iroda.hu által szervezett Az Év Irodája verseny résztvevőinek tapasztalataiban is, ahol mindenki nyertes, hangsúlyozta Kalmár Zoltán, hiszen ötleteket lehet szerezni, inspirálódni lehet korábbi irodák bemutatóiból. Lássunk néhány statisztikát a versennyel kapcsolatban: az indulók 43%-a kkv, míg 35%-uk nagyobb vállalat. Azonban utóbbiak az összes nevező cég dolgozójának 90%-át jelentik, vagyis ezek a cégek már rájöttek, hogy érdemes költeni az irodára és az employer brandingre. A szakmai zsűri értékelési szempontjai is mutatják, hogy melyek a fontos szempontok ma egy munkahelyen: design elemek és kreatív megoldások; irodabútorok- és eszközök ergonómiai kialakítása; a munkakörnyezet és a brand harmonizálása; szociális terek minősége; a dolgozók bevonása az új munkahely kialakításába, és a dolgozók elégedettsége.
Érdemes röviden jellemezni a 2016-ban nyertes cégek munkahelyét. Az Év Design Irodája a Dekoratio lett: itt egy fiatal lendületes grafikus csapat megmutatta, hogy hogyan lehet kevés pénzből nagyot alkotni. A különdíjat a Waberer’s vezérigazgatói irodák kapta: egy profi, piacvezető cég megmutatta, hogy hogyan lehet sok pénzből tökéleteset és exkluzívan igényeset alkotni. A névadó kategória nagyvállalati győztese a GE: egy hatalmas közösség bevonásával alkottak egy humánus és kreatív SSC központot, ahol integrálták a technológiát – valóságos kampusz születik jelentős közösségi terekkel. A verseny győztese pedig a Profession lett, amelynek szinte kötelezettsége, hogy az irodán keresztül is megmutassa: az élvonalban van. A verseny egyik legkülönlegesebb projektje a Skyscanner munkahelye volt: az iroda, mint termékfejlesztés (kutatás, tervezés, elégedettségmérés) az alkalmazottak maximális bevonásával.
Az iroda.hu versenyén a résztvevők számos kérdésre is válaszoltak előzetesen, amely érdekes információkat nyújt számunkra. Az új iroda helyszínének kiválasztásánál a preferenciák: az irodaház elhelyezkedése, megközelíthetőség; belvárosi, forgalmas helyen legyen; áruszállításra lehetőség; mélygarázs; üzletek, szolgáltatók, étkezési lehetőségek a közelben stb. Az épülettel kapcsolatos preferenciák: a cég stílusának, funkciójának megfelelő épület; jövőbeni bővülési lehetőség; az irodaház felszereltsége, modern környezet; rugalmas térrendezés; fenntarthatóság (BREEM vagy LEED minősítés); magas műszaki színvonal; funkcionalitás; minél több természetes fény stb.
A belsőépítészet szempontjából az irodabútorosok kiválasztása meghatározó. Itt az alapszempontok a nagyvállalatok esetében: globálisan egyetlen szolgáltató, jó kapcsolat a korábbi beszállítóval, megfelelő ár-érték arány, vállalási határidő; míg a kkv-k esetében: időtálló egyedi bútorok, funkcionalitás, minőség, rugalmasság - határidők betartása, új koncepcióra nyitottság stb.
A kisebb irodáknál (0-400 m2, kb. 20 főig) személyes beszélgetések, interjúk formájában szinte mindenkit bevontak az irodakeresési, költözési, kialakítási folyamatba. A közepes irodáknál (400-1000 m2 20-80 fő között) a projektszemléletű tervezés és kivitelezés állt a fókuszban, mintha egy IT-projekt lenne: design teamet állítottak fel, akik kérdőívekkel gyűjtötték össze a dolgozók véleményét, sőt, akár szavaztak is a kollégák egyes megoldásokról. A nagy irodák (1000 m2 felett, kb. 80 főtől) esetében a HR koordinálta az új iroda-projektet: fókuszcsoportokat alakítottak, személyes interjúk, hírlevelek, munkacsoportok, kérdőívek, előzetes design prezentációk segítségével vonták be a kollégákat.
Izgalmas kérdés összegyűjteni a munkatársak véleményét az új irodáról, hogy miben látják a pozitív elmozdulást a régihez képest. Itt alapvetően a kommunikációra, a térszervezésre és a dolgozói elégedettségre érdemes fókuszálni. A kommunikáció terén a jó interakciót és hangulatot, a közösségépítést, a kollaborációs zónákat, a hatékonyabb munkavégzést, a motivációt, a közösségi funkciók erősödését, a szervezeti egységek eredményesebb munkáját emelhetjük ki. A térszervezés terén az előnyök a tágasabb, komfortos terek, a bővülést is rugalmasan tudják követni, csendes szobákat alakítanak ki, különleges, egyedi vendégtér, kényelmes, kreatív munkát támogató terek, közösségi terek, reprezentatív fogadótér, sok természetes fény, ergonomikus iroda kialakítás, testreszabott munkakörnyezet a kulcselemek.
A munkatársak elégedettségével kapcsolatos eredmények: dinamikusabb, rugalmas munkavégzés, új munkatársak könnyebb toborzása, kisebb fluktuáció, az új generációk igényei, hatékonyság, pozitív dolgozói visszajelzések a kellemes, egyedi inspiráló munkakörnyezet miatt, a dolgozók komfortérzetének növelése. Az eredmények és visszajelzések alapján röviden megállapíthatjuk, tette hozzá Kalmár Zoltán, hogy az iroda a közösségé, vagyis a pályázók célja, hogy ők legyenek a közösség irodája.
Végezetül említsünk meg egy IBM kutatást: a válaszadó cégvezetők szerint a legfontosabb vezetői tulajdonságok az együttműködés, a kommunikáció és a kreatív rugalmasság. Ennek megfelelően a megkérdezett cégvezetők folyamatosan keresik azokat a munkavállalókat, akik képesek „megújítani” önmagukat. Ezek a kollégák jól érzik magukat a nagy változási folyamatban, mert megtanulták, hogy a különféle helyzetekben egymás tapasztalatait felhasználva hogyan tudják eredményesen megoldani a feladataikat. Ezek a képességek szükségesek ahhoz, hogy a jelenlegi gazdasági környezetben megjelenő komplex problémákkal megbirkózzanak és megfeleljenek a folyamatos innovációs igénynek. Összegezve olyan környezetet kell teremteni, amely az újfajta hozzáállást, gondolkodást és magatartást támogatja.
