Ordító emojik, harsogó felkiáltójelek – miről árulkodik az üzenetünk?
A középiskolák többségében tanítják a hivatali levelezést, többek között azt, hogy miként szólítjuk meg a címzettet, milyen kellékeket alkalmazunk az üzenetünk kódolására, hogyan fogalmazzuk meg a mondandókat, miként tagoljuk a szöveget stb. A tankönyvek sokszor még a kézbe vehető, postán küldött levelek alaki és tartalmi elvárásait foglalják össze, pedig mindennapjaink kommunikációját már az e-mailek, az üzenetküldő felületek, kisebb részben az sms-ek támogatják. (Elterjedőben vannak a hangüzenetek és már videós üzenetek is felbukkannak a közlésben.) Lassan leszokunk a telefonálásról, könnyebb e-mailt írni, és talán azért is preferáljuk az utóbbi lehetőséget, mert azt akkor olvassa el a címzettje, amikor van rá ideje, míg egy telefonálással lehet, hogy megzavarunk egy fontos beszélgetést, esetleg egy üzleti tárgyalást.
Nem mindegy azonban, hogy mit és hogyan üzenünk a címzettnek, ez ugyanúgy érvényes a magán- és a céges levelezésre
A hivatali kommunikációnál érdemes szem előtt tartani, hogy általában a munkavállók munkájának csak egy részét teszi ki a levelezés, a kapcsolattartás e módja, így spóroljunk nekik időt, tehát amennyire csak lehet, fogalmazzunk röviden, ámde érthetően.
A túlságosan illemtudó hangnem, mint pl. a „tessék szíves válaszolni” vagy a „ne tessék haragudni” ma már zavaró, a „várom (szíves) válaszát” vagy a „köszönöm megértését” egyszerűbb, az előbbieknél jobban kifejezi a közlő szándékát. A megértést segítik az egyszerű, rövid mondatok, ha ismeretlennek írunk, még mindig a magázó megszólítást használjuk, és legyünk tárgyilagosak, még ha valamilyen sérelem miatt is ragadunk billentyűzetet. A hivatali levelezésben lehetőleg kerüljük a csupa nagybetű használatát, mint ahogy a sok felkiáltó- és kérdőjelet, amelyek szinte kiugranak a képernyőből.
A hivatali levelezésben nem használunk hangulatjeleket, de a céges e-mailekben gyakran feltűnnek ezek az érzéseket kifejező rajzocskák.
Sokat mond, ha valaki megszólítás nélküli levelet küld előszörre, aznapi többszöri levélváltásnál már elhagyhatjuk ezt az udvariassági formulát. Küldés előtt minden esetben olvassuk el a levelünket, hiszen ilyenkor vehetjük észre az elírásokat, a helyesírási hibákat, az egyeztetési pontatlanságokat, stb. (amelyek akár hiteltelenné is tehetik az üzenetünket).
Előfordulhat, hogy valamiben nem értünk egyet a levelezőpartnerünkkel, viszont érdemes végiggondolni, hogy írásban akarjuk-e megvitatni a félreértést, ugyanis e-mailben, írásban nem lehet vitatkozni! Ugyanis hiányzik a közlő hanglejtése, a mimikája, a testbeszéde, amelyek mind megkönnyítik az üzenet dekódolását, befogadását. Ahhoz, hogy teljes mértékben megértsük a másik mondandóját, jobb, ha személyesen, esetleg videóhívásban vagy telefonon beszéljük meg a vitatott témát. Akár úgy is kezdhetjük a beszélgetést, hogy „jól értem, hogy ezt és ezt gondolod…?”, így lehet, hogy már rövid időn belül kiderül, hol csúszott el a kommunikáció.
Aztán a visszacsatoló e-mailben már valószínűleg ez lesz többségben: :) , és nem ez: :(.
Szerző: K.T.
