Rendezvényszervezés a kulisszák mögött

Ahhoz, hogy a nagy képtől az apró részletekig minden a helyén legyen, egy rendezvényszervező öt fázison viszi keresztül az eseményt. 

Az előkészületek

A rendezvényszervezés munka előtt a házi feladat elkészítését senki sem kerülheti meg. Ebben a fázisban olyan kérdések merülnek fel, mint hogy a költségvetés vajon összhangban van-e az esemény céljával. 

Ezután jöhet a második fázis, a témaválasztás és a tervezés. Erre a lépésre egy vázlatként érdemes tekinteni, az ültetőkártyák betűtípusát például nem itt fogjuk kiválasztani. Azt azonban igen, hogy pontosan mi történik a rendezvényen, ki fog fellépni – esetleg oktatni – hol és mikor lesz az esemény, és milyen stílusban szeretnénk megrendezni. 

A legizgalmasabb rész, az aprólékos kidolgozás

Ha már megvan a vázlat, jöhet a pontosítás. Legelső lépésben a szerződéseket kötjük meg a helyszínnel, szolgáltatókkal és az előadókkal. Létrehozzuk az esemény weboldalát, és előkészítjük a social media kampányokat, kiküldjük a vendégek számára a meghívókat. Eközben folyamatos kapcsolatban vagyunk a résztvevőkkel és az előadókkal is, a háttérben pedig már elkezdjük képezni a személyzetet. Ellenőrizzük a technikai hátteret (wifi, mobilszolgáltatás), és véglegesítjük az ütemtervet.

Ez a folyamat aktív, eseménydús időszak, hiszen a rendezvény sikeressége nagyban múlik ezen a ponton. Aki szereti a pörgést, ezt a munkát is szeretni fogja. 

Lebonyolítás és utógondozás

A tervezés és kidolgozás sikeres volt, minden startra készen áll, és ekkor fog kiderülni, hogy az első három szakaszban milyen munkát végeztünk.

A személyzet felállítja az asztalokat, dobogókat és a büféasztalokat. Helyére kerülnek a díszítőelemek, és a technológiai ellenőrzések is ekkor folynak. Ha minden készen van, és a kisebb-nagyobb váratlan problémákat kezeltük, jöhetnek a vendégek. Levezényeljük az előadásokat és a beszédeket, instrukciókat adunk az előadóknak.

A profik az esemény végeztével még nem tartják lezártnak a folyamatot. A kiértékelés már a rendezvényen megkezdődik a résztvevők közvélemény-kutatásával és a felmérésekkel, a reakciók figyelésével.

Ahhoz, hogy valakiből igazán jó rendezvényszervező váljon, nem csak precíz munkavégzésre és kreativitásra van szükség. Fontos, hogy tudjon rugalmasan dolgozni, hiszen a rendezvényeket nem hétköznap 8-17-ig tartják csak. Ezenkívül a fokozott munkatempót is bírnia – sőt szeretnie – érdemes, és folyamatosan bővítse a készségeit.