Ahány telephely, annyi valóság – így szakad szét a belső kommunikáció

A központban megszületik egy döntés, kimegy az e-mail, felkerül az intranetre, a vezetők megkapják a tájékoztatást. Az ügyvezető úgy gondolja, hogy a kommunikáció megtörtént. Egy távolabbi telephelyen viszont a dolgozók egy része nem használ céges e-mailt, mások csak később találkoznak az információval, vagy egy középvezetőn keresztül, már értelmezve hallják azt. Mire az üzenet eljut ahhoz, akinek adott esetben végre kell hajtania a döntést, nem biztos, hogy ugyanazt jelenti, mint a kiindulóponton.

A jelenséggel már tudományos módszerekkel is foglalkoztak, mi házon belül csak telephelyi információs résnek hívjuk. Valamit közölni és végrehajtatni nem ugyanaz. A kommunikáció akkor ér célba, amikor az információ valóban, torzítás nélkül eljutott azokhoz, akiknek az alapján cselekedniük kell” – mondta Czinger Erik, a belső kommunikációs hálózatokkal foglalkozó MUNIPOLIS magyarországi vezetője. A soros információátadást („A” elmondja „B”-nek, B továbbadja „C”-nek stb.) vizsgáló kommunikációpszichológiai kísérletek szerint néhány egymást követő szóbeli továbbadás után az eredeti részletek jelentős része eltűnik. Az üzenet ráadásul nem egyszerűen rövidül: egyes elemek kiesnek, mások hangsúlyosabbá válnak, a közvetítők pedig saját értelmezésük szerint alakítják tovább.

Vállalati környezetben ez könnyen felismerhető. A felsővezető elmondja a döntést a telephelyvezetőnek, ő a középvezetőnek, az a műszak- vagy brigádvezetőnek, végül tőle hallja meg a dolgozó. Ha nincs közvetlen információforrás és visszacsatolás, minden újabb közvetítő egy újabb pont, ahol az üzenet rövidülhet, módosulhat vagy félreérthetővé válhat. A földrajzi távolság, az eltérő műszakok és a személyes kapcsolatok hiánya ezt csak rontja.

„Nem a vezetői kommunikációt kell kiváltani, a személyes magyarázat, értelmezési keret fontos. De az alapinformációnak minden érintetthez közvetlenül, azonos tartalommal kell eljutnia. Így a vezető nem hírvivő, hanem segít értelmezni, amit a munkatárs is közvetlen forrásból ismer” – fogalmazott Czinger Erik.

A probléma azért is nehezen észrevehető, mert kívülről gyakran nem kommunikációs hibának látszik. A központ szerint az új eljárást mindenki ismeri, miközben az egyik telephely már alkalmazza, a másik még a régi gyakorlat szerint dolgozik. A HR úgy tudja, hogy mindenki megkapta a tájékoztatást, az éjszakai műszak viszont csak a kollégáktól hallott róla. Ebből nagyon hamar kialakul a tipikus kudarchelyzet, amiben minden fél a másikat hibáztatja. Több telephely esetén ez már nemcsak kommunikációs kényelmetlenség. Egy műszakrend, munkavédelmi előírás, karbantartás, logisztikai változás vagy HR-döntés esetében az eltérő információ gyorsan működési problémává válhat.

A megoldás egyértelműen a közvetlenebb és ellenőrizhetőbb kommunikáció. Egy jól működő rendszerben látszik, ki kapta meg az információt, mikor kapta meg, elolvasta-e, illetve a címzetteknek van lehetősége visszajelezni, ha valami nem egyértelmű.

„Nem azt kell tudni, hogy kiküldtünk-e egy üzenetet, hanem azt, hogy elértük-e vele azokat, akiknek tudniuk kell róla. Többtelephelyes cégeknél ezen múlhat, hogy a vállalat valóban egy szervezetként működik-e, vagy csak ugyanaz a logó van több, egymástól egyre távolabb kerülő gyár kapuján – tette hozzá Czinger Erik. A különbség akár pénzben is mérhető, de a hierarchia alján álló munkatársakat kérdezve azonnal, egyértelműen kiderül, mennyire működik egy cég belső kommunikációja.