Cégautók: milliókat égethetnek el a vállalatok Excel-hibák miatt

Sok vállalat számára a cégautók kezelése kimerül egy manuálisan vezetett táblázatban, ám ez a módszer rengeteg hibaforrást rejt. Egy egyszerű mulasztás pedig láncreakciót indíthat el. A SeaCon Europe ügyvezetője példaként említette, hogy egy elvétett kötelező szerviz időpontja miatt elveszhet a jármű garanciája.

„Vegyünk egy egyszerű, mégis gyakori példát. Az új autókra többszörös garancia jár, de ennek feltétele a pontos, kilométer- vagy időalapú kötelező szerviz. Az Excel nem szól időben, és ha a cég elvéti a határidőt, egy ötéves garancia akár már az első évben elveszhet” – mondta Berkovich Gábor, a SeaCon Europe ügyvezetője.

Hozzátette, hogy mindez önmagában is több százezer forintos közvetlen kárt jelenthet minden egyes javításnál, amit egyébként a gyártó állna, emellett az autó piaci értéke is jelentősen csökken az értékesítéskor a hiányos szervizmúlt miatt.

Szoftveres robotizáció a flottakezelésben

A szakértő az Excel-alapú kezelés másik nagy hiányossága között említette a valódi elemzési képesség hiányát.

„Szoftveres támogatás nélkül sokszor rejtve marad, ha egy autót indokolatlanul tart fenn egy cég. Kimutathatónak kellene lennie, hogy ha egy jármű éves futásteljesítménye például csak 8000 kilométer, mert annak a fenntartása gazdaságilag nem racionális” – tette hozzá Berkovich Gábor.

Úgy vélte, hogy a megoldást a technológiai váltás, a mesterséges intelligenciával támogatott szoftveres megoldások jelentik, amelyek képesek kiváltani a hibázásra hajlamos emberi adminisztrációt. Ez a fajta „irodai robotizáció” hasonló hatékonyságnövekedést ígér, mint a gyártósorok automatizálása. A SeaFleet rendszert fejlesztő SeaCon Europe ügyvezetője hangsúlyozta, hogy az AI olyan területeken is azonnali megtakarítást és hatékonyságnövekedést kínál, mint az automatizált adatbevitel, az okmánydigitalizáció, intelligens chatbot és tudásbázis vagy az adhoc-riportok készítése.

„A rendszer képes a legkülönfélébb szervizszámlák tartalmát felismerni, és azt automatikusan az adott rendszámhoz rögzíteni, így nincs szükség manuális gépelésre. A forgalmi engedélyek, jogosítványok vagy különleges gépkezelői engedélyek lefotózott változatából az AI kinyeri a lejárati dátumokat, és automatikusan riaszt, mielőtt azok érvénytelenné válnának. A SeaFleet több mint ezeroldalas online súgóját az AI dolgozza fel, így a felhasználók egyszerűen, beszélgetős stílusban kérdezhetnek rá folyamatokra, például, hogy mi a teendő egy káresemény vagy egy szezonális gumicsere esetén. A cégvezetőknek nem kell riportokat fejleszteniük, elég egyszerű nyelven megfogalmazni, milyen elemzést szeretnének látni, és a rendszer összeállítja azt a rendelkezésre álló adatokból” – magyarázta Berkovich Gábor.

Teljes vállalati mobilitás

A professzionális szoftveres támogatás abban is segíthet, hogy a cégek megfeleljenek a modern trendeknek.

„Fontos, hogy a rendszer elemezni tudja például, hogy melyek azok az autók, amelyeket érdemes elektromosra cserélni a valós használati szokások alapján, elkerülve a „zöldítési kényszerből” elkövetett költséges hibákat. Mi már nemcsak autókban, hanem teljes körű mobilitásban gondolkodunk: a korszerű rendszereknek képesnek kell lennie kezelni a fiatalabb generációk számára fontos elektromos kerékpárokat vagy akár a tömegközlekedési bérleteket is, egyetlen egységes költséghelyen mutatva ki a munkatársak mobilitási költségét” – magyarázta a szakértő.

Garantált adatbiztonság

A nagyvállalati és a multinacionális környezetben az adatok védelme, a GDPR-szabályok betartása, NIS2 megfelelőség támogatása kritikus kérdés. A Seafleet ezen a téren is rengeteget segít. Ugyanakkor, ha az alkalmazottak a napi munkájukhoz felhőalapú AI eszközöktől kérnek támogatást, az érzékeny adatok könnyen kikerülhetnek a védett környezetből.

„Ezért saját, zárt szerverparkunkban alakítottunk, vagy ügyfeleinknél alakítunk ki lokális mesterséges intelligencia környezetet. Így az üzleti elemzések, HR-adatok vagy stratégiai tervek soha nem hagyják el a biztonságos infrastruktúrát, nem kerülnek ki a világhálóra.”

A digitális átállás Berkovich Gábor szerint a manuális táblázatok korszakát lezáró automatizáció nemcsak a hibalehetőségeket szünteti meg, hanem olyan stratégiai rálátást biztosít, amely nélkülözhetetlen egy modern üzleti környezetben.