Ha ezeket a jeleket látja, érdemes könyvelőt váltani
Takács Lili: Sok ügyvezetőtől azt hallom, hogy a könyvelőváltás nehéz dolog. Pontosabban nehéz döntés. Neked mik a tapasztalataid? Ha igaz a felvetésem, akkor mitől tartanak a cégvezetők leginkább, miért olyan nehéz számukra ezt a döntést meghozni?
Csősz András: Évek alatt kialakult folyamatokat kell felrúgniuk a cégvezetőknek, egyszerű emberi tulajdonság, hogy félünk a változásoktól. Még akkor is ott van ez a félsz, amikor modernebb, egyszerűbb, a vállalat számára előnyösebb, a döntéseket sokkal inkább támogató folyamatokra áll át a cég. Mindemellett a könyvelő váltásoknál erősen jele van a bizalmi kapcsolat. „Már 20 éve együtt dolgozunk…” és sorolhatnám. Sok esetben ismerik a cégvezetők a meglévő problémákat, azonban sokszor úgy gondolják, hogy jobb számukra az ismert rossz, mint a bizonytalan. Ezt nehéz feloldani.
T.L.: Szóval a megszokások rabjai vagyunk sokszor, még akkor is, ha nyilvánvalóan látjuk, hogy a régi „bevált” könyvelési folyamatok már nem feltétlenül támogatják olyan mértékben céget, mint ahogy korábban. Milyen példákat tudsz említeni, amivel sűrűn találkozol?
Cs.A.: A 90-es évek óta beszélhetünk magánkézben lévő vállalkozásokról. A cégvezetőknek meg kellett tapasztalni, hogy mit várhatnak el a könyvelőktől. Hiába vannak komoly szakmai előírások a munkavégzésre vonatkozóan, ha a cégvezetők ezekről egyrészt nem tudnak, másrészt a könyvelők nagyobb része megszokás alapján dolgozik. Folyamatosan találkozunk olyan középvállalatokkal, kisvállalkozásoknál, akik a mai napig éves zárásokban gondolkoznak, nem pedig a számviteli törvény által a legtöbb könyvelési tételre vonatkozóan előírt legalább negyedéves könyvelési ciklust tartják. Amennyiben az éves zárás során áll neki a könyvelő kitisztázni a több hónappal korábbi gazdasági eseményeket, azzal nagyon nehéz helyzetbe hozhatja a cégeket, megnehezítve a tulajdonosok és irányítással megbízott személyek döntéseit.
Ügyfélelégedettségi méréseink során látjuk, hogy az ügyfeleknél a legnagyobb érték az ICT Európa Finance szolgáltatásában, hogy hónapról hónapra tisztázzák a könyvelésüket; hogy havi zárásokban gondolkodnak, ők pedig azt érzik, hogy végre hátra dőlhetnek és foglalkozhatnak azzal, ami számukra a pénzt termeli. A könyvelő iroda pedig támogatja ezt a hónap végén kiküldésre kerülő vezetői jelentéssel.
Azért nehéz jó könyvelőt találni, mert sok helyen megszokás alapú a munkavégzés, aminek nem feltétlen az ügyfél van a középpontjában. Ami azért furcsa, mert a hónap végén csak az ügyfél fizeti a könyvelőt.
T.L.: Meg lehet nevezni tipikus „jeleket”, amikor érdemes a könyvelőváltáson gondolkodni? Ha igen, akkor melyek a leginkább fontos jelzések?
Cs.A.: Egy tipikus árulkodó jel, amikor az eltelt negyedévet bezárólag nem áll rendelkezésre főkönyvi kivonat. A másik, amikor a könyvelő nem tud vagy nem akar lépést tartani az informatika adta lehetőségekkel.
Leggyakrabban mi azzal az esettel találkozunk, amikor prosperál a cég, fejlődik és a könyvelő pedig nem tud lépést tartani vele. A könyvelés manapság nagy részben informatikai feladat, gondoljunk csak a gombaszámra megjelenő fintech szoftvermegoldásokra, illetve arra, hogy a vállalatirányítási rendszerek manapság már felhő megoldásban is elérhetőek így egyre szélesebb körben alkalmazzák azokat. Ezen rendszerekben történő könyvelés a cégvezetés alapvető érdeke. Mindez azért is érdekes, mert a könyvelő munkája itt már nem abból áll, hogy egyesével könyveli a számlákat, hiszen ezekben a szoftverekben már a számlák a beállított logikák alapján szinte maguktól könyvelődnek, hanem abból, hogyan kell ezen rendszereket beállítani és milyen logikai ellenőrzéseket kell elvégezzen a könyvelőnek ahhoz, hogy az esetleges hibák a felszínre kerüljenek. Az adminisztratív folyamatokat felváltják a magasabb hozzáadott értékű szolgáltatások, mint az ellenőrzések, elhatárolások kezelése a pontosabb riportok érdekében, a gazdasági vezetővel történő közös egyeztetés, ötletelés vagy a jogszabálykövetés.
T.L.: Mi a helyzet azokkal a cégekkel, ahol nincs vállalatirányítási rendszer?
Cs.A.: Azon cégeknél, ahol pedig nincsen vállalatirányítási rendszer, ott a könyvelő iroda által javasolt szoftverekre támaszkodhatnak a vállalatok. Vannak már olyan egyszerűen bevezethető, havidíjas szoftvermegoldások – mi is rendelkezünk ilyen saját fejlesztésű szoftverrel - , ami egy platformra hozza a pénzügyes kollégákat, a cégvezetést, valamint a könyvelőt. Az ICT Európa Finance-nél az SLM pénzügyi menedzsment szoftvert ajánljuk erre a célra. Ennek a szoftvernek nem csak az az előnye, hogy akár mobiltelefonon tudnak programon belül chat-elni egymással az érintettek a konkrét számla kapcsán, hanem az is, hogy minimalizálja az adminisztrációt, hiszen a lefotózott, szkennelt vagy file formában érkezett számlákat a rendszer automatikusan összepárosítja a NAV adatbázisában szereplő, cégnek kiállított számlákkal. Ezt követően minden résztvevő azt az információt adhatja hozzá a számlához, amiről neki van tudomása. Az ügyfél oldaláról jön az információ például, hogy melyik telephelyre könyveljék az adott tételt, a könyvelő oldaláról pedig, hogy a megfelelő kontírszámok felkerüljenek a számlára. Az SLM közvetlen banki összeköttetéssel is rendelkezik több hazai nagyobb bankkal, tehát amint bejön egy utalás, az azonnal bekerül a rendszerbe, ami összepárosítja azt a kiállított számlával, tehát egy automatikus, naprakész kintlévőség listát produkál. Ezzel időt spórolva a pénzügynek, a cég számára pedig elütésektől mentes, biztos adatok állnak rendelkezésre, mert amennyire lehet ki van iktatva az emberi munka és így a hibázás lehetősége is.
T.L.: Sokan úgy gondolkodnak, hogy a könyvelőváltás macerás dolog. Hogy néz ki a valóságban ez a folyamat? Lehet ideális időpontja?
Cs.A.: Az elmúlt 10 évben, több száz ilyen témájú megbeszélésen vettem részt cégvezetőkkel. A tapasztalatom az, hogy bármikor lehet könyvelőt váltani. November és december 1-es kezdési dátumnak nincs értelme, de ezen kívül bármikor. A cégvezetőnek kell a döntést meghozni és kijelölni egy határnapot. Ez a dátum lesz az, amikor átszáll a kiállított és beérkező bizonylatok könyvelésének a felelőssége egyik szakemberről a másikra.
A váltás után felmerülő releváns bizonylatokat az új szolgáltatóhoz kell már továbbítani, így az áfabevallást, bejelentéseket, már el tudja látni. Amint az előző könyvelő megküldi a záró főkönyvet, azt az új könyvelő feltölti a saját könyvelőprogramjába, mint nyitó adatot és onnantól kezdve a riportok is teljes képet fognak mutatni az egész évről. Az ICT Európa Finance-nél külön nyitó csapat áll az Ügyfelek rendelkezésére, akik átveszik az előző könyvelőtől a könyvelési anyagokat, a záró főkönyvet, amit le is ellenőrzünk, majd javíttatjuk az előző könyvelővel az esetleges hibákat, eltéréseket, akik egyébként partnerek is ebben.
Technikailag a fentiek szerint néz ki a folyamat, amit azzal kell még kiegészítenem, hogy a cégvezetővel, pénzügyessel a közös munka egy hosszabb nyitó meetinggel kezdődik, ahol a kollégák személyesen megismerik egymást, illetve átbeszélik a teljes folyamatot, a cégvezetők egyedi igényeit, kéréseit és feljegyzést készítenek belőle. Ez a megbeszélés, találkozó megalapozza azt a kapcsolatot, ami a mindennapi munkavégzést gördülékenyebbé teszi. Természetesen az együttműködés első hónapjaiban újra és újra leülünk, hogy átbeszéljük mit lehetne a jövőre nézve még hatékonyabban csinálni a folyamatokat illetően.
T.L.: Mikor érdemes belsős könyvelésben gondolkodni? Tehát meddig érdemes ezt a feladatkört teljesen kiszervezni? Vannak ilyen megnevesíthető korlátok?
Cs.A.: Kisvállalati szinten nem kérdés, szolgáltatót választanak az ügyfelek. A munkaerőpiaci helyzetre való tekintettel a középvállalatoknak pedig nem nagyon van más választásuk, mint automatizálni a kontírozást és a főkönyvelői feladatok ellátására egy professzionális szolgáltatót megbízni. Budapesten is nehéz főkönyvelőt találni, de az ország többi részében szinte lehetetlen, hónapokig keresik a szakembert a cégek. A problémát odázza, hogy középvállalati szinten nem feltétlenül van heti 40 órányi főkönyvelői feladat, amennyiben egy jól működő rendszerről van szó. Ezek a szakember pedig nem szeretnek fénymásolni, adminisztrálni, így megtartani is nehéz őket. Egy hosszabb betegszabadság esetén továbbá a helyettesíthetőség problémája is felmerül. Nagyvállalati szint alatt tehát nyugodtan beszélhetünk kiszervezett könyvelésről, bérszámfejtésről, amikor a feladatokon túl a felelősség is kiszervezésre kerül.
T.L: Az elmúlt 10 évből van olyan könyvelési megbízás, amelyik története, vagy egyéb körülmény miatt a legkedvesebb Önnek?
Cs.A.: Nagyon sok sikeres és érdekes történetünk van. Van olyan ügyfelünk, ahol 6 évig beszélgettünk a könyvelő váltásról, mire létrejött az együttműködés, már azóta 4 év eltelt és kölcsönösen eredményes. Az ICT Európa Finance által nyújtott szolgáltatások a könyvelés jellegéből adódóan bizalmi jellegűek és magas hozzáadott értéket képviselnek, ezért mindegyik megbízásunk nagyon kedves számomra, mert tudom, hogy a produktuma kölcsönösen előnyös szituációt teremt és ez számomra az egyik legfontosabb üzleti érték.
T.L.: Korábban beszéltünk a tipikus jelekről, de mit javasolsz András azoknak a cégvezetőknek, akik érzik, hogy nem minden tökéletes a könyvelésüket tekintve, de nem tudnak konkrétumot mondani?
Cs.A.: Először is azt javasolom, hogy bízzanak a megérzéseikben. Általában csak a jéghegy csúcsát látják a cégvezetők, hiszen mélyebben nem feltétlenül van rálátásuk a számvitel, adózás területére. Amikor az érzés megfogalmazódik, hogy valószínűleg nincs minden rendben, akkor első körben érdemes egy számviteli, adózási átvilágítással kezdeni. Több tucat ilyen vizsgálatot csinálunk évente. A lényege, hogy egy külsős független tanácsadói visszajelzést adjunk a megbízónknak cége könyvelési „állapotáról”.
A vizsgálat eredményeként már tények is állnak a kezdeti gondolatok mögött, amelyek birtokában könnyebb a helyes döntést meghozni. Ezenkívül természetesen érdemes kikérni a könyvvizsgáló partner véleményét is arról, hogy neki milyen tapasztalatai vannak a vállalat könyveléséről. Mindenképpen azt javasolom, hogy foglalkozzunk ezzel a megérzéssel, mert a későbbiekben komoly problémáktól óvhatja meg a vállalatunkat.
