QMS - A rettegett osztályfőnök

A kevesebb több  

A QMS bevezetésekor rendkívül sok buktatót kell elkerülnünk annak érdekében, hogy ne csupán a sok lehetséges kényszermegoldás közül álljunk elő, egy újabbal. A sikertelen szabályozásokat és változtatásokat gyakran tűzoltásnak titulálható eljárásokkal próbáljuk orvosolni, tekintet nélkül arra, hogy ez ritkán vezet megoldáshoz. Új rendszer kialakításakor, – csakúgy, mint meglévő átalakításakor – az alapok meghatározása az egyik legfontosabb feladatunk.  Ha a fókusz az egész helyett a részre helyeződik – rengeteg új eljáráson dolgozik sok szorgos kéz – egymás működésére való tekintet nélkül, akkor jobb, ha végül be sem vezetjük az így született rendszert. Szerencsésebb, ha kevés folyamaton dolgozunk, azoknak tisztázásakor és átalakításakor azonban maximális alaposságra törekszünk. Az elvárásokat egy adott területén minél részletesebben és tárgyilagosabban megfogalmazva eredményesebbek lehetünk, mintsem számos kidolgozatlan, vázlatos, összefüggéseikben értelmezhetetlen folyamat tálalásával. 

Számolj le a fölösleggel!

Mielőtt egy folyamat kidolgozásra kerülne érdemes mérlegelni szükségességét. Ahogy a rossz osztályfőnökök híre is akadályozza a jobbak munkáját, úgy a fölösleges intézkedéseket előíró QMS is hatékony társainak hírét rontja. A tapasztalat azt mutatja, hogy egyes cégek annyi rossz példával találkoztak már, hogy nehézségekbe ütköznek a QMS szervezeten belüli népszerűsítésekor. Tévképzet azonban, hogy a minőségirányítási rendszernek akadályoznia kéne a munkavállalók mindennapjait. A szabályozásoknak egyértelműen a folyamatok egyszerűsítését, a gyakorlati munkavégzés optimalizálását kell célozniuk.  

Nem mindenki szakértő 

Számolj le a szakbarbársággal és célozd a közérthetőséget! Ha a QMS hírportál lenne, bizony nem a Tudományos Akadémia dolgozóit célozná írásaival, hanem inkább az „átlag olvasót”. Mit értsünk ez alatt? Azt, hogy célunk nem minőségügyi szakemberek házon belüli kiképzése kell hogy legyen. Mindenki által érthető anyagok előállításával bebizonyíthatjuk kollégáink számára: nem kell szakembernek lenni ahhoz, hogy részt vehessünk a folyamatok optimalizálásában és segítsük a sikeres QMS bevezetést. Kerüljük a fölösleges szakszavakat, magyarázat nélküli rövidítéseket! Ahol elkerülhető, ne hivatkozzunk fölöslegesen, nehezen értelmezhető jogszabályokra. Kerüljük a fölöslegesen bonyolult mondatszerkezeteket! Ahogy a népszerű hírportálok sem úgy fogalmazzák napi politikai híreiket, hogy azokat kizárólag politológus hallgatók érthessék meg, nekünk is olyan segédanyagokkal kell szolgálnunk, melyet nem csak minőségügyi szakembereink fognak megérteni. 

Nem mindig a drágább a jobb 

Sok esetben azt várjuk, hogy ha más nem, talán majd egy méregdrága szoftveres vagy hardveres fejlesztés sikerhez segít minket. A QMS azonban a logikus és hatékony megoldásokról szól, nem pedig a drágákról. Előfordulhat, hogy ez a kettő egybeesik, de nem biztos például, hogy egy drága elektronikus levelezőrendszer akkor is segíti mindennapi adminisztrációnk megkönnyítést, ha az egymással levelezni kívánó kollégák azonos irodát osztanak meg.

Kapcsolódó kalkulátoraink:
Mennyit viszek haza a bruttó béremből?