Sok cég az IT költségek visszavágásával kezdte meg a spórolást, de visszaüthet a túlzott csökkentés

Nem biztos, hogy a drágább a jobb

Mivel nincs két ugyanolyan cég, és a vállalati igények is jelentősen eltérnek, nem feltétlenül helytálló az az érzet, miszerint a drága rendszer minden esetben jobb, az olcsó rendszer pedig értelemszerűen rosszabb. Az azonban mindenképp igaz, hogy ha a vállalat hajlandó kicsit nagyobb erőforrást (időbeli, anyagi) áldozni a megfelelő fejlesztésekre, az hosszútávon többszörösen megtérülhet, így végeredményben a rövidtávon drágább rendszer lesz a költséghatékonyabb, hiszen több értéket teremt a cégnek. Ehhez azonban az kell, hogy a vezető alaposan megvizsgálja a cég működését és egy szakember segítségével felmérje a vállalat informatikai szükségleteit, majd ennek megfelelően azokra a területekre összpontosítsa az informatikai fejlesztésekre szánt büdzsét, ahova valóban szükséges.

„Ahhoz, hogy egy vállalat egy személyre szabott IT rendszert építsen ki, egy bizonyos alapot mindenképpen meg kell vennie. Kellenek számítógépek, szoftverek, kell hozzájuk egy, vagy több rendszergazda stb. Ez az alap jelenti általában a legnagyobb költséget. Ha a cég ezeken az IT kiadásokon túl hajlandó még nagyjából 20%-kal többet fizetni egy magasabb minőségű szolgáltatásért, ott a rendszer hatékonysága 50-70%-kal fog nőni.” – vélekedett Juhász Viktor.

A feleslegtől kell elsősorban megszabadulni

A szakértő szerint sok esetben az is problémát okoz, hogy a vállalatoknál nincs olyan személy, aki megfelelően átlátná az IT rendszert. Ez pedig azt eredményezi, hogy a vállalat nagyon sokszor feleslegesen költ olyan dolgokra, amit egyáltalán nem használ ki, vagy amit sokkal olcsóbban is megkaphatna. Tipikusan ilyen eset például a szerverbérlés, vagy a saját szerver fenntartása, amire éves viszonylatban a hazai cégek is rengeteget költenek. Ez például egy olyan kiadás, ami a legtöbb esetben skálázható felhőszolgáltatás bevezetésével jócskán lefaragható. A legtöbb vállalat ráadásul már anélkül megkezdte az átállást, hogy észrevette volna, hisz a céges levelezések, vagy feladatkezelő rendszerek már felhőben vannak, így a fájlok felhőben való tárolása logikus lépés lehet, amivel rengeteget spórolhatnak a cégek.

„A legtöbb cég a mai napig úgy tart fenn költséges szervereket, hogy nem használja ki őket. A felhő egyik legnagyobb előnye, hogy a cég csak azért fizet, amit ki is használ, ha több vagy kevesebb szükséges, akkor a skálázás is egyszerű. Így történjen bármilyen változás a vállalat életében, növekedés, visszaesés, vagy a tevékenység módosulása, a felhő rendszer képes lesz lekövetni és költséghatékony módon kínálja a szükséges informatikai hátteret” – érvelt Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Ötévente alapos IT felülvizsgálat ajánlott

Az informatikai többletkiadások egyik fő oka sok cégnél az, hogy míg a szervezet fejlődik, a vállalat IT rendszere 10-15 éve változatlan. Mivel a számítástechnika is rohamos fejlődésben van, így az informatikai kihívásokat sokszor rendkívül bonyolult és költséges módon oldják meg a régi rendszereiken ahelyett, hogy megválnának tőle és korszerűsítenének. Egy ilyen beruházás elsőre többletkiadásnak tűnik, ám hosszútávon megéri, hisz a munkatársak hatékonyabban és kiegyensúlyozottabban dolgoznak egy jól működő, korszerű rendszerben.

„Az informatikán való spórolást semmiképpen nem szabad a fűnyíróelv alapján csinálni. Nagyon fontos időről-időre felülvizsgáltatni a vállalat IT hátterét és megnézni, hogy a cég működéséhez jelenleg mire van szükség. Ha 10-15 éve volt utoljára ilyen felülvizsgálat, a cégvezető szinte biztos lehet abban, hogy a jelenlegi rendszer nem lesz megfelelő a vállalat számára, hisz ez idő alatt a szervezet is teljesen megváltozott.” – magyarázta Juhász Viktor.

Íme 5 lépés, amivel optimalizálhatók a vállalati informatikára költött források:

1.       Fogalmazzuk meg, hogy mi változott meg az elmúlt években a vállalat működésében!

Ez a lépés a jelenlegi helyzet meghatározását és a jövőbeni célok megfogalmazását jelenti. Több ügyfele lesz, vagy kevesebb? Átpozícionálja magát? Új tevékenységbe kezd? Fontos, hogy ezeket a változásokat a vállalat informatikai rendszere is hatékonyan lekövesse.

2.       Tegyük láthatóvá a vállalat informatikáját!

Mivel az IT rendszer alapvető pillére a cégek működésének, így mindenképpen láthatóvá kell tenni a vezetőség számára is. A vállalatok informatikai hátterét jellemzően külsős cégek biztosítják, így fontos, hogy ezek a szolgáltatók folyamatosan beszámoljanak a rendszer helyzetéről. A jó szolgáltató ezt kérés nélkül is elvégzi.

3.       Fordítsunk időt a rendszer átgondolására!

Az informatika átalakítása előtt nagyon fontos, hogy a cég vezetői és döntéshozói alaposan megvizsgálják és valóban átgondolják a vállalat működését és az ehhez szükséges IT eszközöket. Ez lehet pár óra, vagy több nap, a lényeg, hogy csak azután szülessen döntés, ha a vezetőség valóban megértette a rendszer működését.

4.       Készítsünk akciótervet!

Ha már megvan az elképzelés az IT rendszer átalakításáról, fontos, hogy ez egy konkrét tervbe legyen öntve, ahol az idő és a kiadások tekintetében is tisztán kirajzolódik a projekt menete.

5.       Adjunk időt az átállásra!

Az új informatikai rendszerre való átállás biztosan nem fog egyik napról a másikra lezajlani, ezért a türelem kulcskérdés. Azonban törekedni kell arra, hogy a munka minél előbb folyhasson tovább az új medrében. Ehhez szükség van a vezetők következetességére azzal kapcsolatban, hogy egyformán szorgalmazzák minden munkatárs átállását. Ez valakinél kevesebb, valakinél pedig több energiát fog igényelni, amihez azonban a vállalat kérheti a szolgáltatója segítségét, vagy felkérhet külsős szakembereket is.

A költségek optimalizálásához elengedhetetlen a szakértő partner

A vállalati informatika egy olyan terület, amit a cégek vezetői és munkatársai sőt, sok esetben még a rendszergazdák sem látnak át teljes egészében. A készséges IT szolgáltató törekszik arra, hogy az általa kiépített rendszer mindenki számára érthető és átlátható legyen a szükséges kereteken belül. Persze ahhoz, hogy az informatikai háttér igazodjon a vállalat működéséhez, a szolgáltatónak is erőfeszítéseket kell tennie. Vizsgálnia kell a szervezet felépítését, beszélgetnie kell a vezetőkkel és a kollégákkal, ami idő és energia, az eredmények kiértékeléséhez pedig fontos a megfelelő szakmai háttér és tapasztalat.

„Meg kell érteni, hogy a vállalati informatika nem dobozos termék. Ahhoz, hogy hatékonyan működjön, személyre kell szabni, ebbe pedig a szolgáltatónak és a cégnek is energiát kell tenni. Ezt nagyon kevesen csinálják. Ha a vállalatnak van egy jó IT háttere, akkor a cégvezetőnek tényleg nem kell foglalkoznia az informatikával, mert működik, ez pedig a szolgáltatók részéről az egyik legnagyobb hozzáadott érték.” – zárta Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.