Így válasszunk vállalatirányítási rendszert

A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztásakor érdemes figyelembe venni néhány szempontot, hogy biztosan a legoptimálisabb szoftver mellett dönthessünk.

Jelöljük ki az ERP kiválasztását végző csoportot

A vállalatirányítási rendszer bevezetésénél mindenképp jelöljünk ki a cégen belül egy olyan csoportot, akiknek a feladata lesz az ERP szoftver kiválasztása. Nagyon fontos ebben az esetben a vezetők és a munkatársak támogatása, mivel a csoportnak kell minden műveletet végrehajtani a rendszer bevezetéséhez.

Ez egyáltalán nem egyszerű feladat, mivel a kiválasztott embereknek minden fontos funkcionális területet le kell fedniük azért, hogy a rendszerben a vállalat összes folyamata leképezhető legyen. Kriston Csaba, az Acterra International Kft. ügyvezetője ezzel kapcsolatban úgy fogalmaz: „a bevezetés sikeréhez az is szükséges, hogy a cég azokat a munkatársakat, akik a bevezetésben aktívan részt vesznek, külön jutalmazza.”

Amellett, hogy ők fogják beüzemelni az ERP rendszert, a többi kollégának is érthetően el kell magyarázniuk a szoftver működését. A megfelelő cégműködéshez ugyanis elengedhetetlen, hogy mindenki megértse és hatékonyan tudja majd használni a rendszert.

Határozzuk meg az üzleti igényeket és a célokat

Mikor egy KKV azzal szembesül, hogy szükség lenne egy vállalatirányítási rendszerre, a kiválasztott csoport feladata meghatározni, hogy melyek a cég működéséből hiányzó funkciók, és azokat milyen szoftveres megoldással lehet kialakítani.

Ilyenkor mindenképp figyelembe kell venni a hosszútávú üzleti célokat. Fontos tisztában lenni azzal egy ERP rendszer bevezetése előtt, hogy milyen jövőbeni célok elérésében lehet a szoftver a cég segítségére. Ezeket határozzuk meg rövid és hosszútávon is: a kiválasztott ERP-nek ezeket az igényeket kell támogatnia.

Határozzuk meg a kiválasztási kritériumokat

A megfelelő vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez számos tényezőt figyelembe kell venni. A végső cél mindig az, hogy a cég tevékenységét hatékonyabbá és jövedelmezőbbé tegye a program, így ne a piacon fellelhető leggazdaságosabb szoftvert vásároljuk meg feltétlenül. A gyors megtakarítás az olcsóbb ERP beszerzésével utóbb sokkal többe fájhat anyagilag, ha a rendszer nehezen kezelhető, vagy hiányoznak belőle bizonyos modulok.

Először is dolgozzunk ki egy listát a követelményeinkről. A már összegyűjtött stratégiai-üzleti célok és igények teljesítéséhez olyan megoldást kell választani, amely nem csak a mostani, hanem a pár év múlva esedékes tervekhez is rugalmasan igazodik. Az ERP rendszer tartalmazza a vállalati működés szempontjából elengedhetetlen funkciókat, valamint azokat is, amelyek előnyösek, de csak néhány éven belül válnak létfontosságúvá. Ha nem vagyunk benne biztosak, gondoljuk át:

- Miért szeretnénk bevezetni az ERP-t?

- Melyek azok a problémák, amelyekre megoldást szeretnénk?

- Miben legyen segítségünkre a rendszer évek múltán?

Válasszuk ki az ideális szoftverszállítót

Amikor abban a szakaszban járunk, hogy leülünk vállalatirányítási rendszer típust keresgélni, számos lehetőséggel fogunk szembesülni. Szerencsére mindig van segítségünk: a honlapokon nagyon sok tájékoztató, funkcióleírás és egyéb információ található meg az ERP rendszerekről.

Sőt, a legjobb megoldás ilyenkor, ha konzultálunk egy szakértővel. A szállító szolgáltatót felkereshetjük az elérhetőségén keresztül, és informálódhatunk a szoftvert illetően. A szakemberek segítenek az eligazodásban, és személyre szabott ajánlatot tesznek.

Az adott cég működéséhez legjobban passzoló ERP rendszer sokszor nem a legolcsóbb megoldás, de később többszörösen megtérülő befektetés. A jól megválasztott vállalatirányítási rendszer hosszú távon minden KKV életében előbb-utóbb elengedhetetlen, cserébe viszont sokkal olajozottabb és eredményesebb működést biztosít a jövőben.