Kipróbáltuk az online pénztárgép adatokkal bővített számlarendszert – 5 dolog, amire érdemes figyelni

Az SDSYS csapata tesztelte az Online Kassza rendszer (OPG) és az Online Számla rendszer (OSA) összekapcsolását, amelynek fő eleme az egyszerűsített számlák adatainak átadása. Annyit már előzetesen megállapíthatunk, hogy ez a fejlesztés egy újabb lépés az eÁfa felé, és bár óriási lépés a könyvelők számára, de azt azért nem lehet várni tőle, hogy a bizonylatokkal többé nem kell dolgozni. Valójában csak a számlaképek és az adatok összekapcsolásának, valamint az adatellenőrzésnek az automatizálása teheti igazán hasznossá a NAV szolgáltatását a számvitellel foglalkozó szakemberek számára.

Mit jelent a két rendszer összekapcsolódása?

Az online számlarendszerrel szemben már régen felmerült az az igény, hogy az egyszerűsített számlákat és a napi jelentést is le lehessen kérni ezen keresztül. Sajnos ebből csak az első kívánság teljesül most maradéktalanul, a második csak “félig”.

Ugyanis a “slejfni”, vagyis a kasszaszalag adatai – egyszerűsített számla, a sztornó és a visszáru bizonylatok – naponta egyszer, a hajnali órákban automatikusan áttöltődnek az online számlarendszerbe.

Jó hír az is, hogy az egyszerűsített számlák adatainak letöltése elvben nem igényel külön fejlesztést kliensoldalon, tehát ezek is elérhetőek a 3.0-ás formátumra konvertálva.

Mit jelent ez vállalkozók szemszögéből?

Az egyik legszembetűnőbb újdonság, hogy a könyvelők hamarabb értesülnek az egyszerűsített számlákkal igazolt beszerzésekről. Hisz, ha valaki számlát kér – mondjuk egy barkácsáruházban – és egyszerűsített számlát kap, akkor az adatok legkésőbb másnap reggel már a könyvelőnél lehetnek. Persze az eredeti számlaképet el kell juttatni a könyvelőnek, hisz egyrészt ezzel jelezzük, hogy a költség valóban elszámolható, másrészt az eredeti számlát meg kell őrizni az áfa-visszaigényléshez is.

Ezen felül a várhatóan november 12-től induló e-áfa ajánlatban a NAV terhelésétől függően azonnali, megközelítően helyes áfaegyenleget vagy statisztikát láthatnak a vállalkozók, hiszen ezzel már csaknem minden bizonylat szerepel a nyilvántartásban.

Mit jelent ez a könyvelő a napi munkája szempontjából?

Mostantól az OPG egyszerűsített számláinak adatait sem kell kézzel rögzíteni. Ugyanakkor igazi segítséget csak az jelenthet, ha már rendelkeznek olyan megoldásokkal, melyek magas szinten dolgozzák fel a számlák képi és XML adatait. Egy ilyen alkalmazással elegendő az egyszerűsített számlát szkennelni vagy fotózni, és a slejfnik automatikusan megtalálják adatpárjukat. Ezzel egyszerre oldható meg a számlabefogadása, rögzítése és archiválása is.

Mi történik, amikor módosító vagy sztornó számla keletkezik, és annak nincs meg az előzménye?

Először is fontos vívmánya a két rendszer összekapcsolásának, hogy az OPG alapszámlák az OSA rendszerben forrásfüggetlenül módosíthatók vagy sztornózhatók két megkötéssel. Az egyik, hogy a módosító vagy sztornó számla kizárólag egyszerűsített típusú lehet, a másik pedig, hogy az első ilyen nem OPG-s forrásból érkező módosítás vagy sztornó után a szóban forgó egyszerűsített számla (slejfni) bizonylatot a pénztárgépen már nem lehet úgy helyesbíteni, hogy az megjelenjen az OSA rendszerében. A fent már említett fejlett alkalmazás természetesen a sztornó és módosító számlákat is kezelni tudja, azok előzményei is elérhetőek.

5 szabály, amit érdemes betartani az OPG adatokkal bővített OSA használatakor a könyvelésben

1. NE dobjuk ki az egyszerűsített számlát, hisz az eredeti számviteli bizonylat szükséges az áfa-visszaigényléshez.

2. NE töltsük be ellenőrzés nélkül az OPG adatokat a könyvelésbe! Az adatokhoz kapcsoljuk hozzá az eredeti számlaképeket, mellyel igazolható a tétel jogszerűsége.

3.Számlamódosítás, sztornó esetén nagyon figyeljünk arra, hogy az online számla rendszerben számlalánc van, eredeti számlát követően módosító számla csak adott tételszámot ad hozzá (pl. 5 tétel a számlán, utána módosítás két tételnél, akkor az 6., 7. tétel). A sztornó számla viszont mindegyik tételt mínuszolja 6-10. tételig.

4. Nincs napi összesítő jelentés a nyugtákról, ez csak az e-áfa rendszerben lesz elérhető.

5. A kibocsátók részéről pontosabb adminisztrációra van szükség, mivel a pénztárgépes bizonylatok esetében a nem megfelelő vagy hibás adat valószínűsége jóval nagyobb, mivel az OPG kevesebb ellenőrző algoritmust tartalmaz, mint az OSA. Ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni az ellenőrzés szerepét a vevők és a könyvelők oldalán, amelyhez szükség van a számla képére a gépi adatok mellett.